2 de octubre, 2024

Los sistemas para el registro de entrada y salida de personal son herramientas esenciales para la fluida administración de tu negocio.

Estas herramientas, para registrar la jornada laboral de los trabajadores, pueden configurarse según las necesidades de la empresa.

En Colombia existe poca regulación para este tipo de sistemas de entrada y salida de personal. Sin embargo, se espera que con la nueva ley de desconexión los empleadores empiecen a tomarse en serio la necesidad de usar dichos sistemas.

¿Qué dice la ley sobre teletrabajo en Colombia?

En 2024, el teletrabajo en Colombia sigue siendo regulado por normativas recientes que establecen derechos y responsabilidades tanto para empleadores como para empleados.

La Ley 1221 de 2008, que fue la primera en abordar el teletrabajo en el país, junto con normativas posteriores como la Ley 2121 de 2021 que regula el trabajo remoto, sigue vigente.

Los puntos clave de esta ley son lo siguientes:

1. Derechos y obligaciones de los teletrabajadores

Desconexión laboral: El derecho a la desconexión laboral es una de las protecciones clave. Los trabajadores tienen derecho a no atender comunicaciones ni realizar tareas fuera de su jornada laboral, a menos que sea una situación de fuerza mayor.
Provisión de herramientas: El empleador es responsable de proporcionar los equipos y herramientas necesarias para que el teletrabajador realice sus funciones.

3. Seguridad y salud en el trabajo (SST)

El empleador está obligado a garantizar la seguridad y salud en el trabajo (SST) de los teletrabajadores, asegurándose de que el lugar desde donde trabajen cumpla con las condiciones adecuadas para evitar riesgos laborales.

4. Compensación de gastos

En el caso del teletrabajo, se especifica que los empleadores deben compensar a los empleados por los gastos asociados al uso de servicios e infraestructura personal (como internet, electricidad, u otros).

5. Igualdad de derechos

Los teletrabajadores tienen los mismos derechos que los trabajadores presenciales en cuanto a salario, horas de trabajo, recargos nocturnos, horas extras, vacaciones, licencias y demás prestaciones sociales.

6. Control de la jornada laboral

Los horarios flexibles son posibles, pero deben estar claramente definidos y acordados entre empleador y empleado. Los teletrabajadores también tienen derecho a desconectar fuera del horario laboral acordado.

7. Protección de datos y privacidad

Los teletrabajadores deben ser informados sobre las políticas de protección de datos de la empresa y deben dar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.

8. Promoción y fomento del teletrabajo

El gobierno ha implementado incentivos para que las empresas adopten el teletrabajo, tanto en términos fiscales como en la reducción de costos asociados al mantenimiento de espacios físicos.

Los 3 sistemas de registro de entrada y salida de personal más usados

Ya te describimos el contexto de la ley de teletrabajo y ahora te vamos a hablar de las herramientas. ¿Te interesa? Entonces presta atención.

Ahora sí, veamos los 3 sistemas sistemas de registro de entrada y salida de personal más populares en Colombia.

Sistemas clásicos de control

Tarjeta: es una pieza rectangular plástica, que contiene cierta información y que suele usarse en diferentes mecanismos. Puede emplearse pasándola por una banda magnética, o también puede ser leída por sensores de proximidad.
Planillas u hojas de firmas: de forma manual y escrita, cada colaborador anota su ingreso y salida de la oficina. Suele ser el mecanismo con mayor riesgo de pérdida de información y errores de digitación.

Sistemas biométricos

Reconocimiento de huella: a través de este sistema se reconocen patrones dactilares únicos. Gracias a estos, se generan credenciales de ingreso y salida del trabajador.
Biometría facial: funciona con cámara o sensores que identifican el rostro del funcionario. Antes del reconocimiento automático, se ha realizado un escaneado facial y guardado en una base de datos.

Sistemas de registro de entrada y salida de personal con software

Llegamos al tercero y más innovador de los 3 sistemas de registro de entrada y salida de personal. Hablamos del uso de software de registro. Este suele encontrase en un ecosistema web y se destaca por su facilidad en el uso.

Además, el registro de entrada y salida de personal, con software, ahorra tiempo. Por si fuera poco, este también disminuye el margen de error y se puede usar con celular o computador.

¿Cuál es el mejor sistema de registro?

Lo importante es que ahora las empresas pueden escoger la modalidad de registro más conveniente para mejorar su rendimiento. Sin embargo, es claro que algunos sistemas son más innovadores y efectivos que otros.

Sesame HR, por ejemplo, es un sistema amigable y fácil de usar para el registro de entrada y salida de personal. Es ideal para que los empleados sientan que tienen control de su jornada laboral, todo el tiempo y al alcance de un dispositivo móvil.

Por medio de la app de Sesame HR, el personal de la empresa puede marcar su inicio y final de jornada. De hecho, el trabajador puede hacerlo desde cualquier parte del mundo.

En este software para registro de entrada y salida de personal también se incluyen varias opciones. ¿Cuáles son las alternativas? Opción de registro con código de número aleatorio e intransferible; o por medio del reconocimiento facial, entre otras.

Tecnología para mejorar los registros

Otro aspecto interesante es que el software pueda interconectar múltiples dispositivos. Esto es conveniente para el registro de entrada y salida de personal, pues se centraliza la información.

En otras palabras, el área de recursos humanos podrá saber: quiénes están en la empresa, quiénes en modo teletrabajo y quienes en descanso.

Claro está, en el sistema de registro de entrada y salida de personal de Sesame HR se tiene en cuenta el artículo 17 de la Ley 2121 de 2021.

¿La recuerdas? Como ya te contamos, esta norma permite, e incluso promueve, el uso de estos sistemas. Pero, siempre con respeto de la privacidad del empleado y con un cuidado óptimo de sus datos.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

3 sistemas para el registro de entrada y salida de personal