¿Qué es una nómina y como diseñarla en la empresa?

27 de junio, 2022

Para conocer lo que es una nómina, se debe considerar que es un registro financiero que realizan las empresas. Esta se hace con base en los salarios de los empleados.

La nómina es importante para llevar la contabilidad y las finanzas de cualquier negocio. Entonces, para dejar claro qué es una nomina, la definimos: la cantidad pagada al empleado por el trabajo realizado, en un periodo determinado.

Este importante registro, deber incluirlo en tu gestor documental.

La nómina es un registro clave

Contar con la nómina es de vital importancia para quienes la reciben. Es decir, los empleados. Para ellos, tener claro qué es la nómina y cómo revisarla, es indispensable para su bienestar.

Este documento certifica que la empresa ha cumplido con el abono de la remuneración que le corresponde a sus empleados, incluidos pagos extra y descuentos.

¿Cómo crear una nómina?

La nómina es un documento que tiene validez legal, ella presenta el salario que va a recibir un trabajador en la empresa. Se detalla la cantidad pagada y algunas deducciones destinadas a cumplir obligaciones fiscales y seguridad social.

Según el periodo en el que se entreguen se pueden destacar los siguientes tipos de nóminas:

1. Semanal. Se entrega cada 7 días.
2. Catorcenal. Cada 14 días.
3. Quincenal. Cada 15 días.
4. Mensual. Cada 29 o 31 días.

Para crear una nómina es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Determinar salarios y prestaciones. Tiene que estar establecido el salario que debe recibir cada trabajador. Para ello, se hace una investigación sobre los puestos de la empresa y se calcula la cifra, según la jerarquía.
2. Definir políticas de pago. Esto se hace para evitar confusión o falta de información sobre salario y deducciones. Hay que detallar con gran precisión la determinación del salario, prestaciones y deducciones que contemplen la ley para el trabajador. Además, se debe mantener informados a los empleados sobre estas políticas para esclarecer dudas sobre la nómina.
3. Determinar calendarios de pago. Es un requerimiento para la empresa antes de iniciar el año laboral.
4. Determinar incidencias del periodo. Esto se refiere a faltas sin comprobante, permisos sin goce de sueldo, incapacidades, etc.
5. Considerar pagos y descuentos en procesos. Puede ocurrir que, además de las deducciones de ley, al trabajador se le descuente un préstamo recibido de la empresa.
6. Calcular la nómina. Para esto se debe conocer el salario que devenga cada puesto, la cantidad de días que asistió y si hubo incidencias.
7. Obtener reportes. Existen archivos y formatos que se deben llenar y deben ser firmados por el trabajador.
8. Efectuar pagos y cerrar la nómina. El pago puede realizarse en cheque, efectivo o transferencia. Si no hay errores, se cierra la nómina. Luego, se archivan los pagos y se realizan las declaraciones mensuales y anuales. 

Todo esto es importante conocerlo a la hora de definir qué es una nómina y cómo elaborarla.

¿Qué aspectos constituyen una nómina?

Un modelo generalizado de lo que es una nómina se constituye de tres bloques principales. A su vez, se distribuyen de la siguiente manera:

1. Encabezamiento de la nómina. En este bloque se incluye la información principal. La empresa anota el nombre o razón social, domicilio y número de la seguridad social. En el caso del trabajador se solicita nombre y apellido, numero de afiliación a seguridad social, además de los siguientes datos:
2. Categoría profesional. Labor que realiza de acuerdo a su formación.
3. Puesto de trabajo. Actividad que desarrolla el trabajador en la empresa.
4. Antigüedad en la organización. Es importante para determinar abonos por antigüedad, ascensos o indemnizaciones en caso de despidos.
5. Devengos de la nómina. Pagos adicionales que recibe el trabajador por diferentes conceptos. Existen dos tipos, los que cotizan a la seguridad social y los excluidos de cotización. En los devengos que cotizan a la seguridad social están las percepciones de carácter asistencial y acción social. Son ejemplo de estos: apoyo por hijos, permisos nupciales, comedores, entre otros. En cuanto a las percepciones que no cotizan a la seguridad social están las dietas de viaje, gastos de movilidad, entre otras.
6. Deducciones de la nómina. Se descuenta lo que el trabajador debe pagar en tributos, como impuesto sobre la renta, seguridad social, etc.

En conclusión, todo esto conforma lo que es una nómina.

Si deseas más información sobre este u otros temas de recursos humanos, quédate en Sesame HR. Tenemos artículos, plantillas, guías y mucho más para ti y tu empresa.

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

• Descanso laboral: cómo debe ser según el Código Sustantivo del Trabajo
• Cómo realizar un registro de horario laboral en la empresa
• Qué es y cómo se implementa un contador de horas laborales
• Qué son y dónde se reflejan los recargos nocturnos de los trabajadores

Te recomendamos también

¿Cómo funciona el derecho al auxilio de transporte en Colombia?

¿Cómo afiliar a la EPS a mis empleados?

¿Cómo calcular las horas extras en 2022?