App de nómina: cómo puede agilizar la gestión de tu empresa

15 de noviembre, 2022

La base de una empresa está en sus empleados, en su capital humano. De ahí que se busque todo el tiempo mantenerlos satisfechos con la gestión de la empresa.

Especialmente con el pago de su salario que les permite solventar sus necesidades. Allí es donde entran las app de nómina que facilitan el cálculo y la gestión de la liquidación de la misma.

La nómina es una proceso crucial para el negocio de todas las organizaciones. El empleador debe pagar a su personal de manera precisa y puntual para evitar bajo rendimiento y posiblemente incluso dificultades legales y de reputación. 

Un buen sistema de nómina computarizado puede ayudarte a realizar tu nómina con mayor rapidez, eficiencia y confianza.

Beneficios de una app de nómina

¿Tu equipo está invirtiendo mucho tiempo en el proceso manual de la nómina? Esto ya no debe ser preocupación para ti. Conoce los beneficios que te llevarán hoy a tomar la decisión de implementar un software de nómina.

Reducen los errores humanos

Estas app ayudan a mantener la imparcialidad del departamento que se encarga de diseñar y calcular la nómina. No habrá lugar para omitir información. Haciendo más competente el desempeño de sus colaboradores.

Rapidez en el cálculo

Permiten calcular las deducciones de forma rápida, sin perder de vista las bonificaciones, los gastos, los pagos de vacaciones y todo al mínimo esfuerzo de tu equipo de recursos humanos y contabilidad.

Seguridad de los datos

Con la inmersión de la tecnología en los procesos empresariales, los estándares de seguridad en las instituciones se han aumentado. Un buen proveedor se asegura de que la app cuente con un servidor que logre encriptar los datos y guardarlos de forma segura.

Además de imposibilitar el ajuste de otro humano para hacer movimientos fraudulentos o la pérdida de información.

Centralizan la información

La mayoría de las organizaciones además de los datos financieros y de salario, también mantienen otros datos sobre los empleados, como registros de vacaciones anuales, entre otros.

Al usar una app de nómina esta logra reunir toda la información de cada empleado vinculándose a cualquiera de los otros softwares de nómina que la empresa pueda estar usando.  

Las app de nómina incrementan la satisfacción del empleado

Ya se ha mencionado que el capital humano es el activo más preciado de la empresa debido a que contribuyen con el crecimiento de la misma.

Cuando se usa un sistema de gestión de nómina se pueden incrementar la satisfacción de los empleados dado que el pago de su dinero será oportuno. Esto aumenta la confianza en la organización, disminuye la rotación y levanta su ánimo para trabajar.

¿Cómo realizar una nómina a través de una app de nómina?

De manera usual, la app de nómina cuenta con una especie de plantilla o formulario para empezar a diligenciar y traer los datos básicos de cada empleador. De esta manera tu equipo podrá constatar que los datos sean los correctos y los fondos a los cuales se les hará el pago también.

Antes de continuar recuerda que son estos los elementos que componen una nómina:

• El tipo de contrato
• La antigüedad del empleado
• Las horas extras
• El valor líquido a percibir
• Datos del empleado
• La base de cotización
• Las deducciones

En el diligenciamiento hay que contemplar otra información que puede ser variable cada mes que son las incapacidades, los periodos de ausencia o de descanso, porque cada una tiene un tratamiento diferente.

Una vez queda listo el formato de nómina, con el cálculo que hace el software, el empleador y el empleado pueden obtener el desprendible de nómina que refleja cuánto se le pagara, los conceptos de nómina y este documento normalmente lo firma el empleado como constancia de que conoce y acepta la nómina. Garantizando que se le está pagando lo justo.

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Ejemplo de nómina en Colombia utilizando un software

El cálculo de la nómina es un proceso muy delicado que deben llevar las empresas a través de su departamento de Recursos Humanos. Del éxito de este proceso dependerá el pago en el tiempo previsto del salario de los trabajadores. Por lo tanto se debe contar con personal altamente capacitado y de ser posible contar con la ayuda de un software o app de nómina que gestione el proceso.

También es necesario estar atentos a los diferentes ejemplos de nómina que se puedan analizar para tener una idea clara de todos los datos correspondientes. Esto ayudara a realizar los cálculos con la mayor precisión posible.

Ejemplos de nómina en Colombia

Para realizar el cálculo del pago a los empleados hay que llevar a cabo algunos ejemplos de nómina. Esto permitirá dar a conocer cómo se lleva a cabo el proceso. Para esto hay que conocer muy bien cuáles son los cálculos que se realizan.

En el siguiente ejemplo veremos cómo se lleva el proceso de cálculo de nómina:

Para continuar hay que solicitar las deducciones que pueda tener el empleado con las respectivas áreas de la empresa

Con esta información se puede calcular cuánto es el neto a pagar a cada empleado.

Para este caso el total de la nómina da un valor de 1.810.203,00 ahora se deben calcular los montos que debe cancelar el empleador.

Por último se calculan las Provisiones de las prestaciones sociales.

En una app de nómina se introducen todos los datos referentes a los sueldos, horas extras, ausencias, deducciones y el mismo realiza los cálculos necesarios. Todo debería verse reflejado como se observa en el ejemplo de nómina.

Ventajas de contar con una app de nómina

Adquirir las virtudes que ofrece un software de nómina garantiza una plataforma idónea para impulsar la digitalización. Además, favorece la implementación de planes favorables tanto a la empresa como a los trabajadores. Dentro de esas ventajas se pueden enumerar:

1. Alta eficiencia en el cálculo de nómina. Es una herramienta muy precisa para el cálculo.
2. Facilidad en la gestión, creación y modificación de contratos. Es posible importar automáticamente los datos necesarios para realizar la contratación de empleados.
3. Accesibilidad a la información. Se puede acceder a las bases de datos de la empresa para obtener la información requerida fácilmente.
4. Plataforma unificada e integrada. Alivia la carga de trabajo al proporcionar una plataforma única con múltiples funcionalidades.
5. Adaptación a la gestión laboral. Se pueden personalizar los ingresos, asignaciones, deducciones, reembolsos, etc, según la política de la empresa.
6. Movilidad y autonomía. Se pueden realizar gestiones desde cualquier lugar utilizando diferentes dispositivos.
7. Ciberseguridad y protección de datos. Mantienen seguros los datos de la empresa y las nóminas de los empleados.
8. Simulación y ejemplos de nómina y escenarios. Antes de tomar cualquier decisión se pueden visualizar acciones y ver cómo afectan estas a la empresa.

Todos estos aspectos dejan ver las innumerables ventajas de digitalizar el proceso de cálculo de nómina con un software.

¿Cómo centralizar la información de las nóminas con un software?

Los software se están implementando en las empresas debido a que en muchos lugares, las nóminas ya se exigen de manera electrónica. Siendo esta, el mismo documento que se expedía de manera física solo que generado mediando un software de manera digital y que contiene la firma de la empresa y del empleado, claramente también en formato digital.

Estos programas nacieron como una manera de llevar regulación y control de los pagos que los empleadores hacen a los trabajadores y como una manera de que sean tomados en cuenta para las deducciones en el IVA. De esta manera la nómina electrónica tiene como beneficio generar descuentos tributarios a las empresas.

Además de los que se mencionarán a continuación:

• Ahorro económico, ya que las nóminas físicas generan muchos gastos a las empresas (sellos, movilidad, papelería, etc.)
• Mejora la gestión interna, logrando impactar el proceso de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de documentos fiscales.
• Sirve como soporte para las empresas en la declaración de renta.
• Seguridad de la información dado que queda como un archivo encriptado en los operadores encargados de llevar la información, protegiendo datos confidenciales.
• Notificar las fechas claves, las altas y bajas de personal, las ausencias, sin que se escape el más mínimo detalle.

Para añadir, en Colombia este mecanismo ha permitido llevar estadísticas sobre la situación laboral del país. Eso debido a que la formalización del proceso reduce los negocios informales.

Componentes de la nómina Colombiana

Para iniciar, la nómina se estructura con los datos de identificación de la compañía, por supuesto con los del trabajador y con los conceptos por los cuales se demuestra el valor real devengado por el colaborador.

Las siguientes son las obligaciones legales que debe contener:

Deducciones del colaborador

• Salud 4%
• Pensión 4%

Otras

• Aportes al fondo de solidaridad pensional
• Créditos con el empleador
• Libranzas

Obligaciones del patrón

• Salario básico
• Horas extras
• Auxilio de transporte
• Seguridad social
• Pensión 12%
• Salud 8,5%
• 0,522% Aseguradora ARL
• Comisiones, si fuera el caso.

Parafiscales

• Sena 2%
• ICBF 3%
• Caja de Compensación familiar 4%

Aquí es importante saber que la liquidación de los aportes tanto del salario devengado, las deducciones y las provisiones o apropiaciones solo se liquidarán sobre la parte de los pagos del mes.

Ahora bien, es importante definir estos tres conceptos para dar claridad de manera general a la construcción del documento de nómina.

1. El salario devengado se refiere a todos los conceptos por los que un trabajador recibe una remuneración, en el caso de la lista anterior serían las obligaciones del patrón.
2. Las deducciones hacen referencia a un valor que se descuenta del total acumulado del empleado, es decir, la cantidad total de salarios recibidos en uno o dos meses conforme será el pago.
3. Por su parte las provisiones o apropiaciones son valores que tiene la obligación de pagar por la empresa y que usualmente son los aportes a seguridad social y los aportes parafiscales. Este concepto se paga de manera mensual.

¿Qué es el Payroll?

La palabra payroll de manera literal significa nómina de pagos sin embargo, este término se le acuña también a la gestión de nóminas y todo lo que ella involucra como es:

• El cálculo
• Administrar, preparar y asignar salarios.
• Preparar y pagar las reglas de seguridad social.
• Gestión de todos los accidentes de trabajo (altas y bajas de trabajadores, altas de trabajadores evacuados, incapacidad laboral temporal, etc.).
• Gestión de despidos y despidos.
• Redacción y coordinación de contratos laborales.

En conclusión, termina convirtiéndose en el principal comprobante de la realización de la nómina. Dentro del payroll se recopila todo el listado de los colaboradores, detallando sus datos personales y a su vez todos y cada uno de los componentes que de manera individual le corresponden.

Debido a que la nómina electrónica ha transformado la gestión de RR.HH no hay empresa que se quiera quedar por fuera de usar un software para centralizar la información.

Beneficios de automatizar y centralizar la información de la nómina

El departamento de Recursos Humanos tiene una responsabilidad encomiable en la empresa. Dado que deben estar al tanto de todas las novedades que surjan alrededor del capital humano una de estas responsabilidades es la creación y el cálculo de la nómina.

Cuando estos profesionales usan software para liquidar la nómina, logran de forma ágil, segura y escalable dan soluciones que contribuyan a la parte tributaria de la empresa y a respetar las normativas del país.

Adicional a ello, mejoran la comunicación interna porque de manera fehaciente permiten corroborar los datos puntuales de cada mes como por ejemplo los tiempos de descanso, los cambios de turnos y así no se llega a un momento de discusión por dichas situaciones.

¿Cómo remunerar a tu trabajador a través de una app de nómina?

Para empezar, los software cuentan con formularios que te piden diligenciar los datos básicos de tu colaborador, como ya se mencionó, todo la información está centralizada. De manera que será muy práctico para el equipo recopilar todos los datos para llenar las casillas del formulario.

Cuando el formato de nómina está listo, los cálculos del software permiten a los empleadores y empleados recibir recibos de pago que reflejan el monto exacto pagado, los conceptos de nómina y los estados financieros.

Este documento suele estar firmado por el colaborador como prueba de que lo conoce y lo acepta. Todo esto te asegura el pago justo y te libera de problemas futuros como empleador.

En conclusión, los software, aceleran la transformación digital de la compañía, lo que la hace más atractiva frente a la competencia. Algo que debes tener en cuenta es que si no cuentas con un equipo de recursos humanos porque tu empresa es pequeña, pero deseas tener la agilidad de estos sistemas, se pueden contratar servicios de terceros para que todos los meses salgan a tiempo y sin errores tus nóminas.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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