16 de agosto, 2022

La gestión documental se basa en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Estos documentos pueden llegar a la empresa en forma de papel o en formato electrónico. El programa de gestión documental debe ayudar en los procesos como:

Facilitar la recuperación de los documentos.
Permitir la extracción de información.
Conservar los documentos importantes.
Eliminar los archivos innecesarios.

Los programas de gestión documental realizan esta función con tus empleados en un solo espacio. Esto lo hacen de forma organizada y segura con un software de documentación laboral.

Beneficios de un programa de gestión documental

Dentro de los beneficios que puede tener el uso de un programa de gestión documental se pueden mencionar los siguientes:

Mejora los tiempos de respuesta

Ya que todo se almacena en un mismo espacio virtual, la nube facilita el acceso a la información. De este modo, tanto los empleados como los clientes encuentran respuestas a solicitudes internas o externas de documentos.

Al tener un control efectivo de los documentos con los que se cuenta, se logra ahorrar tiempo.

Se tiene más control en la seguridad de la información

Es más efectivo el cuidado de la información de manera virtual que en papel. En base a esto la elección del software de gestión documental es la más adecuada para la conservación de los documentos. Además, con los documentos digitales no se corre peligro de que se deterioren por condiciones ambientales.

Es más sostenible y rentable

Las empresas están obligadas a limitar su impacto en el medio ambiente. Si analizas un poco, con el uso del programa de gestión documental ahorras gran cantidad de papel.

Esto se ve cuando guardas facturas documentos importantes de la empresa o contratos en formato digital. Así mismo, se traduce también en menos gastos.

Cuenta con notificación de movimientos

Todos los involucrados podrán saber cuándo un empleado ya finalizo su tarea y podrán revisar el documento. Este beneficio promueve la agilidad, el software está en la capacidad de informar lo ocurrido al departamento interesado.

Por otra parte, cada nuevo ingreso o cambio de documentos se puede observar y notificar con facilidad.

Ventajas de invertir en un gestor documental digital

Como ya hemos dicho, contar con un programa de gestión documental mejora de los recursos. Se puede considerar una inversión necesaria con la que se lograra menos gastos en compra de papel, impresión, fotocopiado.

Además de ahorrar en gastos de mantenimiento de los equipos necesarios para estas funciones rutinarias en las empresas. Con ello el acceso a la información será segura e instantánea.

Con un programa de gestión documental se pueden unificar los procesos. Al centralizar la digitalización y almacenamiento de datos se evita que varias personas de la empresa realicen la misma actividad.

Si se realiza una desde el gestor documental se puede tener mayor control sobre todo lo que se haga con la información.

Otro aspecto a considerar con la digitalización es la disminución del riesgo que trae tener los datos en soporte físico. El almacenamiento de papel es delicado, este se desgasta, se extravía y es más fácil de robo. De allí la importancia del gestor documental.

¿Cómo es el programa de gestión documental de Sesame HR?

Con el gestor documental de Sesame HR tienes toda la documentación desde cualquier lugar. Puedes acceder al gestor de forma ágil y segura desde la app de celular.

Algunos de estos archivos pueden ser:

Informes de nómina y documentos o informes institucionales.
Actas.
Documentos de naturaleza legal.
Comprobantes de pago.
Inventarios.
Contratos.
Circulantes externas e internas.
Firma digital.

Estos se deben organizar según su uso y metodología de archivo. Al final el éxito de la gestión de documentos se va a centrar mayoritariamente en la clasificación de los archivos.

Los archivos tanto internos como externos se pueden organizar con gran agilidad con un gestor documental como el de Sesame HR.

Por medio del celular y otros dispositivos móviles, puedes subir y gestionar diferentes documentos relacionados con la empresa y el empleado.

Es muy útil para cubrir las necesidades tecnológicas de la empresa como la búsqueda de información, almacenamiento de datos, etc. Cumple con todas las funciones que requiere la gestión documental como lo son:

Gestionar políticas para la administración y creación de documentos.
Organizar con lógica toda la documentación.
Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
Conservar la información por tratarse de documentos digitales.
Establecer estrategias técnicas sólidas.

Si se cumple con todo esto las empresas logran mantener su calidad y eficiencia debido a que:

Optimizan sus procesos.
Reducen gastos.
Aumentan su seguridad.
Manejan mejor su tiempo.
Reducen los lapsos de consulta.
Establecen la custodia inteligente de los archivos.

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Digitaliza la información con el software de Sesame HR

El programa de gestión documental de Sesame HR permite la organización y control de todos los documentos de la empresa. Su avance es importante para lograr la custodia inteligente de los archivos, optimizar los procesos de gestión e incrementar la seguridad.

Con esto se puede controlar el papeleo de las oficinas desde que ingresa al sistema de control de gestión hasta su disposición final.

La gestión documental clásica o en papel se hace menos eficiente a medida que las empresas crecen porque:

La conservación no se puede garantizar porque el papel se hace susceptible a daños por el paso del tiempo.
Al estar en un lugar físico ocupa mucho espacio.
Toma mucho tiempo acceder a un documento en especifico

Importancia de la seguridad con el gestor documental de Sesame HR:

Un programa de gestión documental te ayuda a controlar las condiciones de almacenamiento y manipulación, para prevenir deterioro, pérdidas o posibles robos.

Acceso

En esta parte del proceso de gestión documental es necesario regular quien está autorizado a efectuar una operación relacionada con un documento. Los derechos de acceso dependerán de los requisitos legales y las necesidades de la empresa.

Trazabilidad

Se trata de una medida de seguridad, garantiza que solo los usuarios tengan los permisos para realizar las operaciones que les autoricen.

Si se sigue el rastro de un documento se logra mantener control sobre los procesos desde su incorporación al sistema hasta su disposición final

Disposición

Una vez que se agota el plazo de conservación de un documento se aplica la disposición prevista en calendario. Esta puede ser eliminación, conservación permanente o transferencia a otro sistema de archivo.

Todos estos procesos se pueden optimizar con el uso del software que ofrece Sesame HR.

Características de un buen programa de gestión documental

Resulta muy importante para cualquier empresa tener disponible un buen programa de gestión documental como Sesame HR. Dentro de las características más comunes que debe tener un sistema de este tipo se encuentran las siguientes:

Coordinar y controlar las actividades que afecten la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos.
Custodiar y recuperar la documentación que se genere de manera eficaz.
Garantizar el correcto funcionamiento de la organización y cumplimiento de las leyes vigentes en la zona.
Evita la pérdida de documentos. Esto es porque todos se encuentran integrados en un sistema único.
Evitar la pérdida de tiempo en la recuperación de documentos. Esto lo logra con el uso de metadatos.
Permite el control de accesos y de seguridad de la información. Impide que personal no autorizado acceda al contenido.
Establece un ciclo de vida de los documentos. Al determinar que un documento ya no es útil posibilita su destrucción de manera segura y certificada.
Establece la colaboración entre todas las partes que conforman la empresa para una óptima gestión.
Permite que los usuarios hagan el seguimiento apropiado de las tareas que se deben realizar durante el ciclo de vida del documento.

En este sentido el software de Sesame HR da un paso al frente y se posiciona como el más versátil.

Una ventaja de implementar este software es que los empleados estarán más satisfechos con la transformación digital. Esto se debe a la documentación centralizada en la nube.

Ahora conoces los beneficios de contar con un programa de gestión documental. Entonces, depende de ti encontrar las herramientas que le ayuden a tu empresa a digitalizar los documentos. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en Sesame HR.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

El programa de gestión documental de Sesame HR te facilita el trabajo