9 de septiembre, 2022

El gestor de tareas es una herramienta que se utiliza para coordinar y seguir las labores de una empresa. Es una manera de gestionar prioridades, asuntos, plazos y responsabilidades. Existen numerosos y potentes gestores de tareas.

También ayuda a definir y ejecutar actividades dependientes de un proceso de negocio. Así como a generar informes del mismo.

Esta aplicación permite vigilar todas las actividades de forma centralizada. Genera un registro visible y automatizado para ejecutar un proceso de negocio.

Tras la emergencia sanitaria en Colombia, gran parte de las empresas tuvieron dificultades para gestionar sus procesos administrativos.

Ventajas del gestor de tareas en una empresa

La ausencia laboral del personal y la falta de coordinación hicieron que muchas actividades clave dejaran de realizarse. Ello afectó a la capacidad productiva de muchas empresas.

Fue así como el equipo de trabajo de una compañía decidió buscar una herramienta digital.

Esta debía ser capaz de gestionar y coordinar todos esos procesos. Además de hacerles seguimiento y verificar el cumplimiento de los mismos.

Sin embargo, dicha estrategia debía ser muy confiable. Ya que debido a la emergencia sanitaria y al confinamiento, tenía que ejecutarse desde casa.

Pero esto no fue un obstáculo para este equipo. El sentido de pertenencia y querer hacer bien su trabajo permitieron idear procesos para buscar un buen gestor de tareas.

Fue así como, a través del gestor digital, comenzaron a enviar la información. También a darse cuenta de las ventajas de usar esta herramienta al hacer de manera eficiente las siguientes labores:

1. Introducción más eficaz de tareas

Digitalizaron textos de forma más rápida y sencilla. Y una vez realizado, obtuvieron un manejo mucho más extenso de textos.

2. Priorización y asignación

Las listas hechas a mano son parte del pasado. En gran parte, por la dificultad de modificarlas.

Con el gestor de tareas pudieron asignar las prioridades con un simple clic. También pudieron filtrar y listar las labores de cercano vencimiento.

Asimismo, el gestor les facilitó la manera de automatizar la creación de trabajos repetitivos.

3. Etiquetado de tareas

Etiquetaron las labores de forma divertida. Todo para recordar mejor la ejecución de cada actividad. Lo filtraron por:

Nombres.
Colores.
Lugares.
Situaciones, según el caso.

4. Ubicaciones o contextos

Este sistema digital de gestión de tareas permitió agruparlas por contexto. Como por ejemplo, por ubicación.

De forma que pudieran hacer de primeras una clara separación de las obligaciones personales. Así como de los compromisos profesionales.

5. Listas de tareas

Una opción bastante desarrollada son los listados de tareas. Es decir, tener la opción de organizar los trabajos en listas diferentes. Por ejemplo, según si se tratan asuntos personales o de trabajo.

6. Tareas compartidas

En muchas ocasiones, las labores no dependen sólo de nosotros. Sino que están compartidas con otros compañeros. Algunas las delegaron y otras se las asignaron a alguien.

En cualquier caso, pudieron disponer de una opción para compartir tareas entre los miembros del equipo. Y, así, marcar la diferencia entre la descoordinación absoluta y la gestión del proyecto.

El equipo de trabajo siguió desarrollando sus procesos administrativos y verificando que se cumplieran a cabalidad.

Crear un cronograma con un gestor de tareas

Sus iniciativas empezaron a dar frutos. Y con la ayuda del gestor de tareas empezaron a crear un cronograma de un proyecto que plantearon así:

Para planearlo crearon un planificador de tareas digital.
Hicieron una lista de todas las labores pendientes.
Calcularon el tiempo que llevaría cada paso.
Establecieron dependencias.
Elaboraron el cronograma y lo compartieron con todo el equipo.
Luego hicieron la gestión y los cambios requeridos sobre la marcha.

El proyecto de este equipo era resolver cómo realizar las labores administrativa desde casa. Para ello, usaron un gestor de tareas virtual. Y así, conseguir una mejor forma de administrar el tiempo y espacio.

También para optimizar el manejo de la información respecto al equipo y empresa en general.

El uso de esta herramienta, otorgó una dinámica de trabajo interesante. ¿Cómo? Asignando tareas con obligaciones compartidas.

Asimismo, se concretaron tiempos y fechas para la realizar las actividades. Logrando hacer los monitoreos manteniendo informados a los altos directivos y demás miembros del equipo.

Hacer una buena gestión del proyecto

Con estos gestores, el equipo de trabajo inicia el proyecto de realizar todas las fases administrativas de la empresa.

Crearon el cronograma de actividades e iniciaron la gestión del proyecto.

Para este proceso, entendieron que el proyecto tenía un tiempo realización acotado. Y que debían ejecutar sus fases hasta llegar a su fin con la ayuda del gestor de tareas. Por lo tanto, plantean lo siguiente:

Llevar el proyecto de principio a fin de manera organizada y estratégica.
Supervisar el progreso y estado del proyecto.
Realizar el proyecto de manera rápida al planificarlo con mayor precisión y menos imprevistos. Todo gracias al gestor.

Fundar el proyecto empresarial con un gestor de tareas

Una vez hecho este proceso, el equipo de trabajo comienza el desarrollo del proyecto de esta manera:

1. Inicio

Durante esta etapa, el proyecto no está del todo aprobado ni en marcha. El equipo de trabajo define el proyecto desde una perspectiva amplia. Ello determina si el proyecto merece la pena.

2. Planificación y ejecución del proyecto

En estas fases, el equipo de trabajo creará un plan para llevar a cabo el proyecto.

Entonces, el personal se pone manos a la obra. Y realiza todo el trabajo identificado y plasmado en el gestor de tareas.

3. Supervisión del proyecto

Aquí se supervisa su ejecución. Vigilando siempre que todo se cumpla según lo planificado.

5. Cierre del proyecto

El equipo de trabajo lo ha logrado. Ha conseguido que todas las labores administrativas de la empresa se hagan a pesar de la pandemia y el aislamiento.

¿Te has quedado con ganas de saber más los gestores de tareas? Te animamos a profundizar más en este u otros temas en nuestra sección de Recursos Humanos. ¡En Sesame HR queremos ayudarte!

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Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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