Gestión de personal: Descarga plantilla Excel

9 de febrero, 2023

La ficha del empleado son documentos físicos o digitales utilizados para documentar y administrar de manera rápida y precisa información de los colaboradores como, por ejemplo, datos laborales, personales y académicos. Y a nivel laboral, para llevar el registro de los indicadores y la gestión de personal.

Estas fichas, además de compilar datos, ayudan a mantener un orden en la información y permite que la búsqueda sea rápida y eficiente. Así mismo, la ficha del empleado se convierte en una herramienta de gestión de personal, puesto que posibilita la validación de permisos, vacaciones, absentismos, licencias, entre otras.

Por tanto, el objetivo principal de tener una ficha del empleado es contar con una base de datos, la cual estará alimentada por cada persona que hace parte de la organización. Esto facilita que los directivos y el área de recursos humanos accedan a estos de manera ágil y segura. Y puedan realizar la gestión del personal de manera óptima.

¿Para qué sirven las fichas del empleado?

Disponer de una ficha de trabajadores, ayuda a llevar un registro respecto a la información personal de los empleados que trabajan en la organización y de aquellos que están retiros. De modo que se pueda realizar validaciones o actualizaciones y de esta manera, gestionar al personal.

Al momento de elaborar fichas de empleados, es recomendable que se establezcan columnas donde se pueda registrar datos como:

• Nombres.
• Número de cédula o documento de identificación.
• Fecha de nacimiento.
• Cargo que ocupa en la organización.
• Dependencia.
• Asignación salarial.
• Fechas de ingresos y finalización.

Tener acceso a estos datos, facilita a RRHH poder realizar ascensos de manera confiable, pues permite determinar si a partir del puesto actual se hará promociones o traslados. Asegurando la adecuada ejecución de los procesos, en este caso el de selección.

Herramientas que ayudan a la gestión de personal

Es imprescindible que el área de recursos humanos disponga de diferentes herramientas de gestión de personal, de modo que sus procesos se vuelvan más sistematizados y logren alcanzar adecuados indicadores de gestión.

Por tanto, te presentamos algunas de las herramientas de gestión de personal en las organizaciones, que resultan siendo útiles a la hora de ahorrar tiempo y agilizar procesos:

Herramienta de gestión documental

Esta herramienta permite centralizar y archivar de manera digital toda la información de la empresa, trayendo consigo grandes beneficios, como, por ejemplo:

• Facilita la administración de documentos como los contratos de trabajo, certificados, nómina. Garantizando un acceso a los datos de forma precisa y ágil.
• Aumenta la productividad de la empresa, pues hace que los colaboradores no se centren tanto en procesos de archivo o papeleo, sino que se enfoquen en tareas que requieren mayor atención.
• Concede que los lideres y el área de RRHH puedan acceder a datos sensibles de manera confiable.
• Simplifica la medición de indicadores de gestión. Pues para los trabajadores será más fácil hacer revisión y evaluación de procesos al tener a la mano esta información.

Software de indicadores de gestión para RRHH

Como bien se sabe, y a pesar de que hay cosas que no pueden ser medidas en la empresa, es relevante poder evaluar las actividades y la efectividad de los grupos de trabajo, y revisar si se está cumpliendo con los KPIs propuestos.

Por lo que, en la actualidad, las organizaciones cuentan con herramientas de indicadores de gestión de personal, las cuales ayudan a agilizar la medición de los KPIs.

Al extraer datos de los indicadores de gestión, se logra obtener información acerca del cumplimiento de los objetivos organizacionales y hacer seguimiento al desempeño del empleado. 

Una de las ventajas de contar con este tipo de herramientas, es que facilita la evaluación de indicadores y, permite compartir en tiempo real la estrategia que se quiere implementar. Facilitando que el personal tenga claridad de esto y trabaje en pro de lo que se busca alcanzar.

Favorece la toma de decisiones, al tener acceso a los resultados, es posible tomar decisiones de mejora, que ayuden a ir alcanzando los objetivos sugeridos.

Se sabe que con la llegada de la pandemia, el uso de estas nuevas aplicaciones para optimizar los procesos de recursos humanos, creció un 67% en el panorama empresarial de Colombia.

Herramientas de gestión del tiempo

Cuando se trata de gestionar adecuadamente el tiempo de los colaboradores, es primordial que se cuente con un software que permita llevar un control de asistencia, manejo de vacaciones, ausencias y turnos de trabajo. Pues contar con estos procesos de manera digitalizada permite:

• Planificar las tareas de las personas.
• Ahorro de tiempo.
• Aumento en la productividad.
• Reduce el tiempo de tareas repetitivas.
• Posibilita el seguimiento de los equipos de trabajo.
• Ayuda a establecer prioridades.

Herramienta de comunicación interna

Hoy en día, es de suma relevancia que las compañías cuenten con un adecuado plan de comunicación interna, pues este es el que se encarga de mantener conectados a los diversos grupos o áreas de trabajo, a la vez que propicia la identidad entre empleado-empresa.

Por esto, contar con un software y herramientas necesarias, facilita la gestión del empleado:

• Estimula la comunicación con el área de RRHH.
• Permite que los colaboradores estén al tanto de las novedades o noticias acerca de la empresa.
• Dar a conocer e instaura los valores de la compañía.
• Promueve la cultura y clima organizacional.

Plantilla para hacer fichas de los empleados en Excel

Contar con una ficha del empleado es esencial a la hora de gestionar al personal, por lo que desde Sesame HR hemos desarrollado una plantilla de gestión de personal. En la cual se podrá diligenciar la información personal y laboral del trabajador.

Con esta plantilla podrás almacenar toda la información en un solo lugar, garantizando la seguridad de los datos, la agilización en los procesos y lo más importante, la digitalización de la información. ¿Te suena, además de ello, contribuir con el cuidado del medio ambiente, ahorrando papel? Seguro sí.

Y lo más interesante, es que en Sesame HR hemos diseñado un modelo gratuito, por lo que no perderás tiempo diseñando plantillas, sino que únicamente deberás diligenciar los datos requeridos en la tabla y llevar un control del recurso humano.

Si esta información te ha parecido interesante, te invitamos a descargar la plantilla y conocer más acerca de las herramientas de gestión de personal que contiene el software de Sesame HR para ti.

Plantilla de gestión de personal

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