Guía para medir y aplicar una encuesta de clima laboral

13 de marzo, 2023

Que los sueldos son bajos, que no me siento cómodo con mis compañeros, que no siento que avance en mi carrera desde este puesto, en fin. Estas y muchas más quejas pueden estar pasando por la cabeza de tus colaboradores y eventualmente pueden pasar desapercibidas. Para saber entonces cómo se sienten es ideal realizar una encuesta de clima laboral.

Con esta guía tan completa será mucho más sencillo y eficaz el análisis de tu ambiente laboral y el establecimiento de un plan para abordar todo lo que allí se revele. ¡Empecemos!

Herramientas de una encuesta de clima laboral

Bastará con que conozcas las siguientes herramientas para así poder elegir la mejor para tu empresa.

La observación directa

Esta es una de las herramientas que más tiempo podría demandar a un jefe porque implica que se involucre de manera directa en las distintas dependencias y realice un ejercicio de identificación de aspectos que incomodan a los colaboradores. 

Los grupos focales

Son escenarios que se planean para generar debate y discusión en torno a una temática en especial. Donde un moderador hace preguntas específicas en un ambiente de total confianza para garantizar que los empleados puedan hablar abiertamente de sus inconformidades.

Consiste además en conversar sobre ese reto con algunas personas aleatoriamente, situadas en diferentes roles dentro de la empresa. Sin limitarse. Preguntando cosas sobre ellos y sobre lo que creen que sus compañeros piensan al respecto de ese ambiente laboral. Así se conocerá un sentimiento general.

Las entrevistas

Existen de tipo individual o grupal y permiten indagar aspectos puntuales por medio de un espacio de debate y conversación direccionado por preguntas puntuales.  Con esta herramienta podrás conocer si la compañía posee más de un clima laboral, tal y como lo perciben los empleados.  

Encuestas laborales

Las encuestas son muy efectivas para recopilar datos certeros acerca del nivel de satisfacción de los colaboradores. Además, se distingue de las herramientas anteriormente mencionadas por su bajo índice de error.

Dado que evita recopilar percepciones subjetivas del talento humano, lo que ayuda a identificar tendencias y áreas de oportunidad de cambio o mejora.

¿Cómo medir el clima laboral?

Para empezar la medición se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Reconocer la importancia de la encuesta

Sepa que lo más importante al realizar una encuesta no es la precisión de los resultados. Lo más importante es asegurarse de que la organización esté comprometida y se dé cuenta del valor de mejora que puede traer la implementación de la misma. A partir de allí se reúnen todas las áreas que se quieran valorar como:

• Satisfacción Laboral.
• Carga de Trabajo
• Compañía
• Oportunidades de desarrollo profesional
• Liderazgo
• Equidad e igualdad
• Compañerismo en el trabajo
• Relaciones sociales
• Interrupciones en el flujo de comunicación
• Si su trabajo es significativo en el entorno laboral.

2. Buscar autorización de los directivos

Una vez se tiene definida el área de evaluación, la muestra y se ha diseñado el cuestionario o evaluado el servicio de tercerización para su aplicación. Se debe generar la autorización con el gerente o director de la compañía. Quien debe dar el visto bueno del proceso y del cuestionario que se llevará a cabo.  

3. Definir cómo se hará la aplicación

Con lo anterior cumplido, se asigna un lugar y tiempo específico a la aplicación del cuestionario para conocer la percepción de los managers. Importante aquí que haya una previa capacitación del personal que aplique la encuesta y que siempre en su desarrollo prevalezca la confidencialidad de los encuestados.

4. Utilizar un software para procesar los datos

Para este punto ya ha sido resuelta la encuesta por sus participantes y se han obtenido unos datos. Aquí entra en juego la eficacia y sencillez de los software para almacenar los datos y realizar mediciones 100% objetivas del clima de la compañía.

5. Obtener conclusiones

Cuando ya se han procesado los resultados, se deben identificar las fortalezas y las áreas de oportunidad. Además, buscar un espacio pronto y oportuno para socializar las conclusiones a las que se ha llegado con el ejercicio de evaluación.

Y en esas misma reunión se debe presentar un riguroso informe con una propuesta de mejora que de solución a las observaciones que reveló la encuestas de clima laboral. Es importante ejecutar lo más pronto posible el plan para que no haya rotación de personal y el escenario de trabajo haya cambiado tanto que ya no valga la pena implementar los resultados obtenidos.

6. Seguimiento

Implementar una encuesta de clima laboral no debe de ser un evento único y aislado de la compañía. Debe instaurarse una temporalidad para hacer el ejercicio de evaluación constante, hay quienes dicen que al menos una vez en el año se debe hacer.

Dado que los 365 días del año permiten ver e implementar los planes de mejora de la anterior encuesta y así, hacer un concienzudo y juicioso seguimiento del desarrollo del plan.

Idealmente, si no se vieron los resultados en ese año no debe hacer altas expectativas para que eso ocurra de manera inmediata, como cada práctica cultural, modificar las condiciones laborales demanda un gran tiempo y un esfuerzo conjunto.  

Ahora la medición del ambiente laboral no garantiza que los resultados a primera vista de la encuesta que uses sean fiables o no. Qué cosas pueden impactar negativamente en dicha evaluación, a continuación las 13 variables o fallas que no puede perder de vista tu equipo de recursos humanos al elegir y aplicar una encuesta de clima laboral.

13 errores comunes en una encuesta de clima laboral

1. No utilizar un instrumento de medición validado

Evaluar el clima laboral no se limita solamente a que alguien de manera oportuna realice un breve cuestionario casero para medir la satisfacción de los empleados. Esta suele ser una tarea errónea asignada por los patronos a los profesionales de RRHH. Pero estos profesionales deben propender a buscar cuestionarios con una metodología de medición validada y creada por expertos.

Aunque inicialmente parezca costoso, reducirá el dinero que puedas invertir como empleador en una adecuación errónea por los resultados equivocados de una encuesta casera. 

2. Problemas en la tabulación de los datos de la encuesta de clima laboral

Una vez se obtienen los resultados de la empresa algunos encuestadores entran en crisis. ¿Ahora, qué hacemos con esa información? Y por la dimensión de datos recolectados incluso caen en el error de dejar de lado las respuestas y solo cumplir con evaluar sin analizar los resultados. Para evitar estos errores existen dos alternativas. 

La primera es que algunas pruebas al adquirirlas o mandarlas a hacer vienen con plantillas para aplicar y obtener de manera práctica la data. Y la segunda es que otras asumen la responsabilidad de tabular la información y posterior a ello enviar el informe a la empresa. 

3. Perder de vista la confidencialidad en la encuesta de clima laboral

Por ninguna razón se debe perder el anonimato en las respuestas. Los empleados al notar que se les pide sus datos pueden sentirse vulnerados y este sentimiento de indefensión se ha comprobado que altera las respuestas que se puedan obtener en el cuestionario. 

4. Que la encuesta de clima laboral no tenga una frecuencia de medición

Hay compañías que deciden medir el clima solo cuando están viviendo períodos de crisis, o cuando consideran que pasan por un buen momento para incrementar su popularidad interna.

Sin embargo, lo recomendable es generar un cronograma que regule los tiempos de evaluación. Independientemente de si la empresa está en cambios o no. Solo de esta manera será coherente el uso de estas herramientas. 

5. Imponer de manera obligatoria la encuesta de clima laboral

Esta puede ser una falla común y quizá sin mala intención, a veces como un requerimiento para conocer todos los puntos de vista, las empresas introducen este proceso de manera obligatoria en sus empleados.

Al igual que en las otras variables, esto definitivamente hará que las respuestas de los colaboradores estén alejadas de la realidad. Marcando posiblemente para cómo se dice «quedar bien», todas las respuestas que considera espera leer de manera positiva el evaluador. 

6. Cambiar las dimensiones de medición de la evaluación por competencias

Con el ánimo de hacer mejoras en el proceso, seguramente una idea del área de RRHH es optar por hacer ajustes en los ítems de la encuesta. Si usted cambia constantemente las dimensiones e ítems, será difícil poder comparar la gestión del clima con los resultados históricos. 

7. Falta de seguimiento 

Según Gallup, un informe reciente de The Workforce Institute revela que 86% de los empleados de 11 países líderes empresariales, consideran que no son escuchados de manera justa y equitativa por sus empleadores. Y además, que la voz de empleados jóvenes, con razas o de etnias son perfectamente desatendidas.

Esto demuestra a gran escala que las empresas aplican encuestas de clima laboral pero pierden de vista las respuestas para tomar acción. Lo cual deja ver a los empleados que no hay cambios en el ambiente y entonces, para futuras encuestas la participación se ve bastante disminuida.

En estos casos, empieza a aparecer un sentimiento de que “no vale la pena” exponer sus necesidades o satisfacciones porque quedan en el olvido.  

8. Aplicar la encuesta en momentos de fatiga del empleado

La carga mental es un factor importantísimo a la hora de resolver cualquier cuestionario que queramos presentarle a nuestros colaboradores, y mucho más si es para identificar el clima laboral.

Si por alguna razón, se decide aplicar la encuesta un día en donde los empleados hayan vivido algo que los indispone como ver el despido de uno de sus compañeros o trabajar más horas de las exigidas en un día común que les genera cansancio. Los resultados de la encuesta entonces se verán profundamente afectados.

Aquí entonces será importante establecer una tendencia para entender el momento propicio de la aplicación del cuestionario. Se dice que este proceso puede tardar al menos 45 días. Es el tiempo que necesitan tus profesionales de rrhh para calibrar y establecer si los colaboradores han tenido un buen o mal día en relación con un día “normal” en la organización.

9. Problemas con la extensión de la encuesta de clima laboral

Las encuestas de clima organizacional deben ser muy puntuales, no deben superar más de 10 minutos en su diligenciamiento.

Un problema común es que por querer averiguar mucha información se crean muchas preguntas y algunas pueden resultar repetitivas para el lector. Lo cual, además de no ser significativas, generan es agotamiento en el colaborador y esto daña significativamente los resultados.

Posteriormente, hablaremos de los sesgos. Estos pueden afectar la forma en la que se escriben las preguntas de las encuestas. Estos son los ejemplos más comunes en las encuesta de evaluación por competencias.

• El Sesgo de confirmación, que ocurre cuando el redactor de la encuesta busca datos que confirmen su punto de vista.
• Sesgo de selección, que ocurre cuando la muestra de la encuesta no es representativa del grupo al que desea aplicar los datos
• Sesgo de deseabilidad social, que es cuando el encuestado selecciona opciones o da respuestas que las presentan de manera positiva frente a sus líderes.

Por eso, a la hora de diseñar la encuesta se debe contemplar el orden de las preguntas, el lenguaje y los tipos de pregunta.

Evita a toda costa realizar comentarios profundos con mensajes corporativos y que denoten niveles o jerarquías. Que sea fácil de entender para para todos los empleados.

10. No comunicar a los empleados sobre la encuesta

A veces, las empresas están enfocadas en la evaluación y pierden de vista que cuando se aproxima una encuesta de clima laboral se debe comunicar a los empleados acerca de la fecha de aplicación de la misma.

Crear un plan de comunicación sólido sería lo ideal. Esto implica que a los empleados se les responda preguntas como:

• ¿Cuáles son los motivos por los que se está realizando la encuesta?
• ¿Qué pasará después de aplicar la encuesta?
• ¿Cómo lo afectará como empleado? 
• ¿Cuánto tiempo demandará?
• Será anónima o no

En definitiva, se deben dar a conocer los resultados mediante un comunicado a nivel institucional, haciendo uso de canales de comunicación interna como el correo o la plataforma de chat.

11. Manejar las expectativas de los jefes y del evaluador

Es importante que los directivos y quiénes hacen la aplicación y el análisis de la encuesta no involucren en el proceso sus expectativas. Conversar como equipo y aclarar entre todos, todas las expectativas. Esto conducirá a la desaparición de momentos de frustración en la aplicación y el análisis de los resultados.

Además, sin importar si se está o no de acuerdo con los hallazgos, se debe propender a agradecer a los empleados por tomarse su tiempo para responder con honestidad.

12. Aplicar la encuesta de clima laboral sin apoyo de la tecnología 

Usar herramientas tecnológicas para conocer los comportamientos y los sentimientos permite a las organizaciones obtener comentarios mucho más precisos y resultados efectivos.

La nueva tecnología ha hecho que el proceso de encuestas a los empleados sea «más inteligente» que nunca. Pensar en dejarlas de lado sería empujar a la organización a continuar entregando resultados deficientes a su equipo.

Con la tecnología la aplicación de las encuestas se vuelve un proceso automatizado, con flexibilidad de desarrollo para los empleados y acerca a los empleados a adquirir habilidades con respecto a la digitalización de procesos.

13. Que los encuestadores no tengan preparación

Usualmente, es el equipo de recursos humanos quien se encarga de diseñar y realizar la encuesta, además de comunicar la aplicación de la misma y sus resultados tanto a los altos mandos como a los demás empleados.

Por esta razón sus profesionales deben estar a la altura del procedimiento. Aquí se recomienda hacer pequeñas evaluaciones piloto con muy pocos empleados para verificar el desempeño de su equipo de recursos humanos y mejorar la aplicación de encuestas antes del lanzamiento final.

Beneficios de la encuesta de clima laboral

A continuación, te especificamos 7 beneficios o ventajas que obtendrás al realizar una encuesta de clima laboral en una compañía:

1. Se puede conocer la percepción de los colaboradores acerca de la empresa.
2. Se reconocen áreas de oportunidad y de mejora.
3. Tomar decisiones no solo por falta cualitativos sino cuantitativos.
4. Crear y proyectar un plan de mejora continua.
5. Permite conservar empleados valiosos, dado a que se investiga su satisfacción con la compañía de manera periódica.
6. Mejora los procesos de contratación dado que, se reconocen los valores corporativos.
7. Se establecen formalmente procedimiento para captar las quejas y sugerencias que puedan surgir, con el propósito de eliminar la causa raíz de la queja.

Asimismo, la encuesta de The Workforce Institute revela que el 92% de los empleados comprometidos con las metas de la empresa se compartan así, porque se sienten escuchados en su lugar de trabajo. Lo cual revela que la importancia de estas encuestas de clima laboral para alcanzar los objetivos empresariales es vital.

Cada año o cada dos años este reto vuelve a ser tema en la mesa. Que la siguiente vez que apliques tu encuesta sea la oportunidad perfecta para dejar de lado todos estos errores que se nos escapan con la demanda de día a día.

Si estás interesado en realizar una encuesta de clima laboral lejos de las preocupaciones y los errores, nuestro equipo de Sesame HR estará encantado de ser tu aliado. Consulta esta y muchas más herramientas en nuestro blog.