12 de noviembre, 2024

Si estás leyendo nuestro blog, es porque te interesan las herramientas que ayudan a entender y mejorar el funcionamiento de la empresa, como lo es el estudio organizacional, o también conocido como análisis organizacional.

Esta herramienta que es desarrolla por el equipo de RRHH, es muy importante, en la medida en que ayuda a las empresas a mantenerse competitivas, adaptarse a los cambios y crear un clima laboral efectivo y saludable.

En un entorno empresarial competitivo y en constante cambio como el de Colombia, el estudio organizacional se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que desean optimizar su funcionamiento, mejorar su productividad y adaptarse a las demandas del mercado.

El estudio organizacional permite evaluar y analizar los diversos aspectos internos de una empresa para entender su estructura, procesos y funcionamiento. Este análisis es fundamental para identificar áreas de oportunidad, mejorar la toma de decisiones y construir una base sólida para el crecimiento y desarrollo sostenido.

Qué es un estudio organizacional de una compañía

El estudio organizacional, es un proceso sistemático de evaluación y diagnóstico de todos los aspectos de la empresa. Con el objetivo de comprender a profundidad su funcionamiento, identificar áreas de mejora y desarrollar estrategias para alcanzar objetivos.

De hecho, el análisis organizacional aborda diferentes áreas, desde la estructura y cultura organizacional hasta las políticas y procesos internos. Así, ofrece una imagen completa de cómo opera la empresa y entrega recomendaciones para mejorarla.

En este sentido, el estudio organizacional es una evaluación exhaustiva de la estructura, cultura, procesos y funcionamiento general de la empresa. Puede ser realizado por equipos internos o consultores externos, pero en todo caso por expertos en RRHH.

Por lo tanto, sirve para que las empresas tomen decisiones basadas en información estratégica y para alcanzar sus objetivos.

Objetivos de un estudio organizacional

Al realizar un estudio organizacional, las empresas buscan lograr varios objetivos, entre los cuales destacan:

Identificar fortalezas y oportunidades de mejora: analizar las áreas de la empresa que funcionan bien y aquellas que pueden optimizarse.
Mejorar la eficiencia de los procesos: detectar y eliminar cuellos de botella o actividades redundantes que puedan afectar la productividad.
Fomentar una cultura organizacional saludable: evaluar el clima laboral y la motivación de los empleados para mejorar el ambiente de trabajo.
Optimizar la estructura organizativa: asegurarse de que la estructura interna de la empresa facilite la comunicación y colaboración entre departamentos.
Alinear la empresa con sus objetivos estratégicos: garantizar que todos los recursos y esfuerzos estén enfocados en alcanzar las metas de la organización.

Cuándo conviene hacer un análisis organizacional y cuál es su objetivo

El análisis organizacional conviene llevarlo a cabo en varios momentos clave de la vida de una empresa. Puesto que, es una herramienta valiosa para el desarrollo y el éxito a largo plazo.

Como lo habíamos mencionado, su objetivo principal es evaluar para, mejorar el funcionamiento. Pero, en específico algunos de los objetivos del estudio organizacional pueden ser:

Identificar áreas a mejorar en la estructura, procesos, cultura y gestión.
Evaluar si la empresa está alineada con los objetivos.
Identificar problemas de comunicación, coordinación y colaboración.
Mejorar la gestión del talento, la retención y la satisfacción de los empleados.
Evaluar la competitividad de la empresa en el mercado.
Alinear la cultura organizacional con los valores de la empresa.
Tomar decisiones basadas en datos para abordar problemas.

Momentos clave para realizar un análisis organizacional

Por ejemplo, cuando una empresa se está expandiendo, es prudente hacer un análisis organizacional, para asegurarse de estar alineados con las nuevas necesidades. También, por un cambio en la alta dirección, por lo cual estaría bien analizar, cómo estos cambios afectarán la empresa.

Otro caso, cuando es apropiado hacer un estudio organizacional, es cuando, se enfrentan problemas como disminución en la rentabilidad, alta rotación de personal, falta de eficiencia o problemas de calidad. Pues con esto se pueden identificar las causas y soluciones.

Por otra parte, si la empresa está enfrentando problemas de falta de alineación entre los departamentos, equipos o unidades, un análisis organizacional puede ayudar a identificar las áreas donde se necesita una mejor coordinación o colaboración.

Pero no te confundas, el estudio organizacional no es solo útil en momentos de crisis. Incluso, si la empresa está funcionando bien, un análisis organizacional periódico ayuda significativamente a generar oportunidades para mejorar la eficiencia.

Qué debe contener un estudio organizacional

Un estudio organizacional debe incluir varios componentes, que proporcionan una visión detallada y completa del funcionamiento de la empresa.

En este sentido, los elementos que debe contener un análisis organizacional varían según las necesidades específicas de cada empresa y los objetivos del estudio. Pero en términos general estos deben ser:

Análisis de la estructura organizacional

Un estudio organizacional debe contener un organigrama de la jerarquía, la distribución de funciones y responsabilidades de la empresa. Así como también, una descripción de la estructura, por departamentos, divisiones y unidades.

Esto sin olvidar la respectiva evaluación de la estructura en relación con los objetivos.

Cultura organizacional

El análisis organizacional también debe incluir una descripción de la cultura organizacional actual, valores y comportamientos compartidos de la empresa. Para obtener una evaluación de la influencia de la cultura en el rendimiento.

Procesos y procedimientos

El análisis de los procesos como, flujos de trabajo y procedimientos operativos, hacen parte del estudio organizacional. Así, podrán identificar las áreas donde se pueden mejorar la eficiencia, la calidad y la productividad.

Recursos humanos

Es necesario incluir una evaluación de las prácticas de Recursos Humanos para que el análisis organizacional esté completo. Con un análisis de la dotación de personal, las necesidades futuras y una evaluación del clima laboral y la satisfacción de los empleados.

Comunicación interna

El estudio organizacional incluye también un análisis de cómo se comunica la información en la empresa y una evaluación de la efectividad de la comunicación interna y las oportunidades para mejorarla.

Desempeño y métricas

Es importante incluir en el análisis organizacional, una evaluación del sistema de medición y gestión del desempeño, con identificación de métricas clave y KPIs que se utilizan.

Tecnología y sistemas

La evaluación de las herramientas y sistemas utilizados, como sistemas de gestión, software y tecnología, hacen parte del estudio organizacional. Así como la identificación de oportunidades para mejorar la tecnología y la infraestructura.

Análisis financiero

Una revisión de los estados financieros y métricas para evaluar la salud financiera, es fundamental en un análisis organizacional. Incluyendo una evaluación de la asignación de recursos financieros y la rentabilidad de las inversiones.

Clima laboral

En el estudió organizacional también se incluye un análisis del ambiente de trabajo y la percepción de los empleados. Identificando áreas donde se puede mejorar.

Estrategia y alineación

Es fundamental incluir en el análisis organizacional, la evaluación de la estrategia y su alineación con los objetivos a largo plazo. Identificando donde se requiere un mayor alineamiento estratégico.

Recomendaciones y plan de acción

Por último el estudio organizacional debe incluir recomendaciones específicas basadas en los hallazgos. Y un plan de acción que detalle cómo se implementarán las recomendaciones y quién será responsable de llevarlas a cabo.

Cómo se hace un diagnóstico organizacional

Para llevar a cabo el diagnóstico organizacional debes desarrollar los siguientes pasos:

Definir el alcance y los objetivos.
Reunir información preliminar.
Seleccionar las herramientas de recopilación de datos.
Recopilar datos.
Analizar los datos, buscando patrones y tendencias.
Realizar entrevistas y encuestas a empleados.
Analizar las operaciones, procesos y otros registros.
Identificar áreas de mejora y clasificarlas por importancia.
Presentar los resultados y el plan de acción.
Implementar el plan de acción.
Supervisar el progreso de la implementación y ajustar.
Realizar un seguimiento a largo plazo para evaluar el impacto.
Ajustar el enfoque de acuerdo con los cambios.

Ha sido un gusto entregarte esta información, esperamos sea de tu utilidad. Recuerda que el estudio organizacional es un proceso continuo que puede ayudar a tu empresa a adaptarse y mejorar en respuesta a los cambios tanto internos como externos.

Ejemplo de aplicación de un estudio organizacional en una empresa colombiana

Para entender mejor la aplicación de un estudio organizacional, consideremos el caso hipotético de una empresa colombiana de servicios de tecnología que enfrenta dificultades en la comunicación entre sus departamentos, lo cual está afectando la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Fase 1: Planeación

Objetivo: mejorar la comunicación interna y optimizar los procesos de respuesta a los clientes.
Áreas a analizar: estructura organizativa, comunicación interna y procesos de servicio al cliente.

Fase 2: Recolección de información

Métodos: entrevistas con empleados, encuestas de clima organizacional y revisión de documentos de servicio al cliente.

Fase 3: Análisis de la información

Hallazgo: se identificó que la falta de comunicación entre los departamentos de soporte técnico y ventas estaba generando demoras en las respuestas a los clientes.

Fase 4: Presentación de resultados

Informe: se presentaron los hallazgos y se recomendó establecer un canal de comunicación interna directo entre soporte técnico y ventas.

Fase 5: Implementación de mejoras

Cambios implementados: se creó un grupo de trabajo conjunto y se introdujo un sistema de seguimiento de casos compartido entre los dos departamentos.

Fase 6: Seguimiento y evaluación

Evaluación: tras tres meses, la empresa observó una reducción en los tiempos de respuesta al cliente y un aumento en la satisfacción del cliente.

Beneficios de realizar un estudio organizacional en Colombia

Aumento de la productividad: la optimización de procesos y la mejora en la estructura organizacional permiten que los empleados sean más productivos.
Mejora de la satisfacción del cliente: las empresas que optimizan su funcionamiento interno pueden ofrecer un mejor servicio a sus clientes, lo que aumenta su satisfacción y lealtad.
Desarrollo del talento: un estudio organizacional permite identificar las necesidades de capacitación y desarrollo, lo que fortalece el capital humano de la empresa.
Adaptabilidad al cambio: con un análisis detallado de su funcionamiento, la empresa está mejor preparada para adaptarse a cambios en el mercado o en la normativa.
Cumplimiento de objetivos: un estudio organizacional ayuda a alinear los recursos y esfuerzos con los objetivos estratégicos, permitiendo a la empresa avanzar en la dirección correcta.

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★★★★☆

Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

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