9 de octubre, 2024

En el ámbito laboral, llevar un buen registro de horas extras es clave para promover el cumplimiento normativo y la transparencia. De hecho, este proceso facilita el control de costos y la mejora continua de la productividad en las empresas.

Por otro lado, un registro detallado de las horas extras promueve la optimización de la planificación de los recursos. Esto al permitir evaluar la carga laboral de cada trabajador y la distribución equitativa de tareas.

¿Cómo se hace un registro de horas extras?

En el registro de horas extras de los trabajadores se consideran los siguientes aspectos:

Normas laborales y políticas internas

El Código Sustantivo del Trabajo sostiene que las horas extras, son aquellas que se llevan a cabo fuera de la jornada ordinaria. Para su registro y control efectivo es necesario tomar en cuenta los requerimientos legales y las políticas de la empresa.

La gestión del trabajo suplementario debe efectuarse con una aprobación previa y una comunicación clara con los empleados. Según la legislación laboral colombiana, la jornada máxima de trabajo es de 46 horas semanales para este 2024.

Además, el CST sostiene que las horas extras no podrán exceder las 2 horas diarias ni las 12 semanales.

Método de registro de horas extras

Con base a la estructura de la empresa y sus necesidades, el registro del trabajo suplementario se puede llevar cabo:

Manual: por medio de libros de control de horas, donde el empleado firma su entrada y salida. En este formato escrito, se anotan las horas de trabajo adicionales junto con la autorización correspondiente.
Hojas de cálculo: a través de programas digitales se toma el registro de entrada y salida de los trabajadores. Con estos datos, el equipo de RRHH puede estimar el trabajo suplementario aplicando fórmulas matemáticas.
Software: algunas empresas utilizan herramientas de gestión de personal para llevar un registro práctico y digital. Con esta tecnología se calcula y controla de manera automática las horas extras.

3 consejos para hacer un buen registro de horas extras

Para registrar de manera efectiva y práctica las horas extras, debes tener en cuenta estos 3 consejos ¡Toma nota!

1. Definir políticas claras para la gestión

A la hora de llevar el registro de horas extras es esencial definir qué tareas califican para el trabajo suplementario. También, como bajo qué método se va a llevar el registro y el proceso de aprobación dentro de la empresa.

De esta manera, se garantiza que todos los empleados entiendan cuándo se generan las horas adicionales. Además, se fomenta la transparencia, equidad y coordinación para evitar malentendidos, considerando 2 factores importantes:

Límites establecidos para las horas extras por la legislación laboral.
Procedimientos de autorización.

2. Aplicación de la tecnología

Utilizar herramientas como un software de RRHH facilita un proceso de registro ágil y dinámico de las horas extras. Lo cual permite aprobar, calcular y gestionar las horas extras de los empleados en tiempo real y sin contratiempos.

Además, estos sistemas ayudan a reducir los errores humanos, al generar reportes automáticos. Una forma sencilla y efectiva de llevar un control preciso de las horas laborales.

De hecho, al llevar una gestión ágil se reduce el tiempo que el equipo de recursos humanos debe dedicar al registro. Se fortalece el trabajo inteligente, la integración y la colaboración como equipo en la empresa.

3. Monitoreo continuo del registro de horas extras

Con sistemas digitales es posible llevar un monitoreo continuo de las horas trabajadas por cada empleado. Esta acción va a permitir hacer ajustes y evitar la sobrecarga laboral dentro de la empresa.

Por lo tanto, se facilita la planificación de recursos y tareas, para prevenir el desgaste del personal. Lo que también contribuye de forma directa al cumplimiento efectivo de las normativas laborales.

Entre otras palabras, se fomenta la distribución equilibrada de la carga de trabajo y la gestión efectiva del tiempo. Que sin duda son dos factores clave para cualquier empresa, sin importar su tamaño o rubro.

Importancia de la exactitud en el registro

En cualquier empresa, un registro de horas extras preciso va a promover los siguientes aspectos:

Compensación justa: los colaboradores reciben el pago que corresponde por su tiempo y esfuerzo. Lo cual fomenta la satisfacción laboral y la confianza como equipo de trabajo.
Optimización de recursos: un registro exacto permite identificar picos de trabajo y posible sobrecarga. Por lo tanto, facilita una gestión eficiente y objetiva de las tareas de la empresa.
Promoción de la transparencia: la precisión en los registros ayuda a construir una relación de trabajo más justa. Lo que en este caso impulsa un clima laboral positivo y colaborativo dentro de la organización.
Reducción de sanciones: al facilitar el cumplimiento normativo se reducen las posibilidades de incurrir en penalidades. De esta manera se potencia la imagen y la buena gestión de la empresa.

Ventajas de realizar un registro de horas extras digital

No hay duda de que la tecnología llegó para quedarse y transformar por completo la gestión del talento humano. En vista de ello, Sesame HR ofrece múltiples beneficios al momento de llevar un registro dinámico de las horas extras, tales como:

Automatización y precisión: con este sistema obtendrás datos exactos y en tiempo real de las horas extras de cada empleado. Con un solo clic sabrás el total de horas compensadas y las pendientes.
Personalización: con este software podrás definir las políticas de registro en función de las necesidades de la empresa. Además, te permite establecer el modo en que las horas extras serán compensadas.
Generación de reportes: para tomar decisiones efectivas, Sesame HR genera reportes automáticos de las horas extras. Lo cual también facilita la compensación oportuna de los empleados y la transparencia de este proceso.

Las ventajas de este software impulsan un control eficiente y claro de las horas extras. Además, facilita información para optimizar el recurso más valioso, el talento humano.

¡Continúa explorando más soluciones para potenciar la gestión de RRHH en nuestro blog!

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m.piedrahita

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