Gestión documental para empresas: principales beneficios

8 de octubre, 2024

La gestión documental para empresas representa un proceso vital que ayuda a potenciar la eficiencia operativa en todos sus niveles. Además, permite tener un acceso práctico y rápido a la información vinculada al flujo de trabajo.

Hecho que facilita la toma de decisiones estratégicas y mejora la colaboración interna del equipo laboral. Pues, sin duda, hoy en día la información es uno de los activos clave de cualquier corporación.

A continuación, te explicaremos qué es la organización documental y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es la gestión documental para empresas?

La gestión documental es un proceso que se enfoca en administrar de forma efectiva los documentos de una empresa. Donde se asegura que los archivos sean creados, almacenados y conservados de manera adecuada.

Por lo tanto, involucra un conjunto de técnicas y herramientas que faciliten una administración sencilla y ágil. Con el objetivo de garantizar la clasificación, seguridad y accesibilidad de la información.

Bajo este enfoque, la gestión documental para empresas representa un indicador clave en la valoración del funcionamiento. Dado que, permite saber que tan bien se maneja la información en los procesos operativos.

Características de la gestión de documentos

Para llevar a cabo una gestión de documentos efectiva hay que tomar en cuenta las siguientes características:

Clasificación ordenada: implica la definición de una estructura clara y específica para organizar los documentos de la empresa. Lo cual permite facilitar su acceso, organización y revisión por parte del equipo de trabajo.
Control de acceso: para garantizar la seguridad de la información es necesario determinar los niveles de acceso. Es decir, designar quienes tienen permiso de acceder a ciertos archivos y quienes no.
Almacenamiento: con el objetivo de preservar la información, los documentos deben ser resguardados de manera adecuada. Para este caso, hay que considerar tanto los formatos digitales como los físicos de los archivos.
Cumplimiento normativo: una gestión efectiva debe mostrar el respeto de criterios legales y políticas de la empresa. De esta forma, se fomenta la protección de datos y la correcta preservación de los documentos.

¿Cómo realizar una buena gestión documental?

Una gestión documental para empresas práctica, eficaz y ajustada a la transformación digital debe seguir estos 3 pasos:

1.Digitalizar y clasificar los documentos

El primer paso es convertir la mayoría de los archivos físicos en digitales, para ordenar de manera más sencilla los documentos. Además de establecer una estructura lógica que facilite su búsqueda y acceso con ayuda de la tecnología.

Hoy en día existen herramientas o software de gestión documental que permiten centralizar la información en un mismo sitio. De esta forma, tendrás acceso a cualquier archivo con un solo clic y desde todo tipo de dispositivo inteligente.

Según Portafolio, durante este 2024 el 71% de las empresas colombianas tiene previsto iniciar su transformación digital. Pues, el uso de la tecnología en la actualidad proporciona un acceso más amplio a la información.

2. Definir políticas para el acceso y control

Ahora, es momento de definir medidas claras para el acceso y control de documentos de la empresa. Para ello, es necesario otorgar permisos específicos a los trabajadores según sus funciones.

Además, de establecer cómo se va a llevar a cabo la carga y almacenamiento de documentos. Donde, hay que considerar las necesidades de la organización y los procesos operativos que maneja.

En vista de ello, una política de gestión documental tiene un impacto significativo en la calidad de los servicios y las tareas.

3. Automatizar la gestión documental para empresas

Para llevar un flujo de trabajo ordenado y efectivo es necesario automatizar cada una de las etapas de la organización de documentos. Dado que permite reducir la ejecución de tareas manuales y repetitivas.

Un sistema de gestión documental facilita el control del ciclo de vida de cada archivo que se maneja en la empresa. Por esta razón, favorece el cumplimiento normativo y el aumento de la productividad.

De hecho, un análisis de la Universidad de la Salle revela que el 45% de los encuestados sugiere la adopción de tecnología para mejorar la gestión de documentos.

Beneficios de llevar una buena gestión documental

Una gestión eficiente de documentos trae múltiples beneficios, sin embargo, los más resaltantes son los siguientes:

Incremento de la productividad

Al digitalizar y organizar los documentos, se facilita el acceso a la información de la empresa. Esto reduce el tiempo de búsqueda y permite que los trabajadores se enfoquen en tareas más estratégicas.

De esta forma se optimiza el flujo de trabajo y la toma de decisiones en la organización. La información está disponible en tiempo real y desde cualquier lugar sin mayores contratiempos.

Reducción de los costos operativos

Con una gestión documental para empresas digital y práctica se reduce la necesidad de grandes espacios para el almacenamiento físico. También se minimizan los costos asociados al papel y las impresiones de los archivos.

Por ejemplo, un sistema como el de Sesame HR elimina la necesidad de almacenar documentos físicos de los empleados. Lo cual ayuda a evitar gastos innecesarios y a su vez mejora los procesos del talento humano.

Mejora de la seguridad de la información

El uso de un sistema para la gestión documental permite definir controles de acceso y revisión. De esta manera, se garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a información sensible.

Además, estos sistemas favorecen la centralización de la información de la empresa. Por lo tanto, se minimiza el riesgo de pérdida de datos y se potencia el manejo adecuado de archivos.

Una gestión documental eficaz transforma la forma en que las empresas operan, haciéndolas más ágiles y eficientes ¿Fue de gran utilidad este artículo? Esperamos que sí. Descubre más prácticas, consejos estrategias y soluciones de recursos humanos en nuestro blog.

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m.piedrahita

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