Gestión de base de datos de recursos humanos en la empresa

23 de octubre, 2024

La gestión de base de datos del talento humano promueve el desarrollo efectivo y ágil de sus procesos. Pues, facilita la organización y el acceso rápido a datos claves del personal para la toma de decisiones.

En un mundo laboral cada vez más competitivo, las empresas necesitan herramientas que mejoren la dirección de su recurso más valioso. Sin duda, es el capital humano, el motor de impulso de cada tarea operativa y estratégica.

Bajo este contexto, te vamos a explicar qué elementos presenta una base de datos de RRHH y cómo se gestiona ¡Empecemos!

Elementos de una base de datos de recursos humanos

Para la gestión base de datos de los empleados, hay que tomar en cuenta estos 5 elementos esenciales ¡Tome nota!

1. Información personal: se refiere a los datos de identificación y contacto de los trabajadores de una empresa. Por ejemplo, nombre completo, número de cédula, fecha de nacimiento, dirección, entre otros.

2. Datos laborales: contrato, cargo, línea de supervisión del empleado, horarios y jornada laboral. En este caso, se trata de toda la información vinculada con relación contractual y la posición del trabajador dentro de la empresa.

3. Asistencias y ausencias: registro detallado de los ingresos, salidas y faltas del empleado a su lugar de trabajo. También se consideran la programación de vacaciones y las solicitudes de permisos.

4. Registros de nómina: se trata de toda la información relacionada con la remuneración, impuestos y beneficios del empleado. Por ejemplo: pago de salario, bonificaciones, horas extras, descuentos, entre otros.

5. Formación y desempeño: son todos aquellos documentos vinculados con las capacitaciones y rendimiento del trabajador. Un ejemplo serían las certificaciones de cursos, las evaluaciones de desempeño o el historial de promociones.

Pasos para la gestión de base de datos

Al momento de llevar una gestión base de datos relacionada con el talento humano, debes considerar estos 4 pasos:

Paso 1: recolección de datos

El primer paso es recolectar toda la información vinculada con el personal y sus procesos. Dentro de esta gama de documentos o registros se encuentran los siguientes:

Datos personales y de contacto.
Historial laboral.
Capacitaciones.
Evaluaciones de desempeño.
Registro de nómina.

Con esta información es posible llevar una gestión eficiente de los procesos de recursos humanos. Dado que permite analizar datos claves para la toma de decisiones estratégicas ¡El que tiene información va un paso adelante!

Paso 2: organización y centralización de la información

Todos los datos de los trabajadores deben ser organizados y almacenados en un mismo sitio. Esto va a permitir un acceso rápido y eficiente a la información para la gestión de distintos procesos como:

Reclutamiento
Selección.
Contratación.
Formación.
Evaluación de rendimiento.
Nómina.

Para ello, es necesario utilizar bases de datos de empleados que faciliten la integración automática y dinámica de la información.

Paso 3: promover la seguridad y confiabilidad de los datos

Es necesario establecer medidas que promuevan la protección de los datos de los trabajadores. Dado que este tipo de información se considera sensible y de alta relevancia para la empresa.

La gestión de bases datos efectiva permite no solo impulsar los niveles de seguridad de la información. Si no también dar el cumplimiento adecuado a criterios legales de confidencialidad.

Paso 4: automatizar los procesos en la gestión base de datos

Se trata de optimizar la gestión de una base de datos de RRHH y reducir las tareas repetitivas. Para ello, es clave utilizar plataformas digitales que permitan mejorar los procesos de:

Recopilación de información.
Actualización de datos.
Centralización de documentos.
Almacenamiento de registros.

Impacto de las bases de datos en la gestión del capital humano

Hoy en día, las bases de datos han transformado la forma en que se gestiona el personal de una empresa. Dado que, con estas herramientas es posible centralizar información, automatizar tareas repetitivas y facilitar la toma de decisiones.

Además, la aplicación de la tecnología ha dado paso a la generación de informes detallados y análisis de indicadores. Lo cual es de suma importancia al tomar medidas referentes a la rotación de personal, el rendimiento y el nivel satisfacción de los trabajadores.

Un estudio de la Universidad Jorge Tadeo Lozano sostiene que el 57,6% de los encuestados de una empresa colombiana cree que las herramientas de procesamiento de datos mejoran los procesos de gestión humana.

Tips para una buena gestión de base de datos

La gestión base de datos exitosa para los procesos de recursos humanos es posible con estos 3 tip clave:

1. Aplicar herramientas digitales

Utilizar un software de gestión de RRHH permite centralizar toda la información de los trabajadores en un solo lugar. De esta forma se puede almacenar, modificar y actualizar datos de manera fácil y en tiempo real.

Con la tecnología se reduce la aparición de errores humanos y se evitan las tareas repetitivas. Por lo tanto, el equipo de capital humano se enfoca en labores estratégicas que impulsen el desarrollo.

2. Clasificar la información de forma lógica

Una base de datos digital, bien organizada y sencilla de utilizar, sin duda, facilita el acceso a la información de los empleados. Dado que el uso de filtros o etiquetas permite una búsqueda más ágil.

De hecho, una distribución clara y lógica de los datos mejora la eficiencia del departamento de RRHH. Esto al promover un análisis práctico de la información vinculada a los procesos de gestión.

3. Definir políticas claras para el acceso y actualización de datos

Para una gestión eficaz es necesario establecer políticas claras de acceso y actualización de los datos. Pues, esto va a facilitar una base de información que siempre esté al día y alineada con los objetivos de la empresa.

El manejo de datos desactualizados puede generar inconvenientes en la toma de decisiones. Así como también problemas legales o dificultades en la comunicación con los trabajadores.

¿Fue de gran utilidad este artículo? Esperamos que sí. Para conocer más prácticas y soluciones sobre la gestión efectiva del talento humano, pide una demo gratuita de Sesame HR.

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

Cómo se gestiona una base de datos de recursos humanos en la empresa