30 de agosto, 2021

El registro de ingreso de trabajadores es una fuente de consulta muy importante acerca de que datos personales del trabajador se deben guardar con obligación. Dentro de esta información se encuentra lo referente a asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones, entre otros pontos de igual importancia. El registro de ingreso de trabajadores es importante porque permite ser más objetivo en la evaluación del empleado y con ello fortalecer la relación laboral. Muchas empresas cuentan con módulos digitales donde ingresan los datos y realizan el registro de ingreso del trabajador de manera más fácil para los involucrados.

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¿Cómo maneja el código sustantivo del trabajo el registro de ingreso de trabajadores?

En Colombia todo lo referente al trabajo se rige en base a lo que estipule el código sustantivo del trabajo. En tal sentido este código se refiere al registro de ingreso de trabajadores de la manera siguiente:

Los empleadores que mantienen bajo sus servicios cinco o más trabajadores sin tener contrato escrito o asignar carnet a ninguno debe llevar control. Esto se refiere a un registro de ingreso de trabajadores firmado por las dos partes. El mismo debe contener por lo menos los siguientes puntos:

Especificación del trabajo y el sitio donde se va a realizar.
La cuantía y forma en se va a remunerar.
La duración del contrato.

Si durante la vigencia del contrato se modifican una o varias de las especificaciones mencionadas anteriormente, dichas modificaciones se hacen en un registro separado. Este registro debe hacer referencia a las especificaciones anteriores. Cuando el trabajador así lo solicite se le debe entregar copias de todos estos registros. Cuando se contratan a la vez varios empleados, el registro de ingreso de trabajadores puede extenderse y firmarse de manera colectiva.

El registro de ingreso de trabajadores sirve para registrar la jornada que realmente se ha efectuado por los empleados de una empresa. También se puede utilizar para controlar los excesos de jornada y horas extras no declaradas. No existe un modo concreto de aplicación del registro, lo que se establece, es que debe ser negociado con los representantes de los trabajadores. Otro modo de aplicarla es, mediante decisión del empleador comunicada a la representación de los trabajadores, quienes deberán realizar sus análisis.

Las empresas pueden optar por utilizar un sistema manual, informático, por medio de Apps de teléfonos celulares, por huella dactilar u otros medios. Lo importante es que cuente con un medio apropiado para llevar el registro de ingreso de trabajadores.

¿Qué beneficios se obtienen con el registro de ingreso de trabajadores?

Es necesario entender que los registros de ingreso de trabajadores no deben ser invasivos para los empleados. Por lo general los nuevos sistemas de control proporcionan los siguientes beneficios:

Control de ingresos y egresos del personal.
Control de seguridad y del público de visita.
Ahorro en los costos por personal de seguridad.
Rápida amortización de la inversión.
Reducción en el tiempo de registro. Mejor desempeño de los empleados, mostrando mayor productividad.
Permitir o restringir la apertura o cierre de accesos.

Este control de registro de trabajadores permite:

Puntualidad y cumplimiento a todo el personal.
Disminución de espacios de tiempo improductivo.
Calculo automático del tiempo trabajado por cada empleado en horas reales.
Mejoramiento de la seguridad de la empresa.
Permite la integración con otros sistemas de gestión para control de la empresa.
Entrega reportes personalizados.
Al ser automatizado, evita que se lleven los registros manuales de los empleados.
Control estricto de los visitantes.

El control para el registro de ingreso de trabajadores se puede realizar por medio de tarjetas de banda magnética o de proximidad. También se pueden realizar a través de control por sistema biométrico.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.