4 de octubre, 2024

El RUT o Registro Único Tributario es un mecanismo utilizado para identificar, clasificar y ubicar a personas o entidades sujetas a obligaciones ante el DIAN.

La DIAN son las siglas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es la entidad encargada de todos los trámites realizados con el RUT.

¿Para qué sirve el RUT y a quienes comprende?

El RUT o Registro Único Tributario cumple con las siguientes funciones:

Avalar e identificar la actividad económica ante terceros con los que se tiene una relación laboral, comercial o económica. Esto también lo hace ante los entes de supervisión y control.
Permitir que la DIAN pueda contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de los inscritos en el RUT.

A quién identifica y clasifica el RUT

Personas y entidades que sean contribuyentes declarantes del impuesto de renta.
A los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.
Responsables de régimen común.
Pertenecientes a régimen simplificado.
Agentes retenedores.
Importadores, exportadores y otros usuarios aduaneros.
Los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN.

Trámites para obtener el RUT

1. Requisitos previos

Antes de iniciar el trámite para obtener el RUT, es importante tener a mano algunos documentos y cumplir con ciertos requisitos:

Cédula de ciudadanía o documento de identidad (original y copia).
Correo electrónico activo para recibir notificaciones.
Dirección de residencia o establecimiento comercial.
Número de teléfono (celular o fijo).

En el caso de personas jurídicas (empresas), también se necesitarán otros documentos como:

Certificado de existencia y representación legal emitido por la Cámara de Comercio (en caso de empresas comerciales).
Documento de constitución de la sociedad.
Información del representante legal.

2. Trámite presencial o virtual

El trámite del RUT se puede realizar tanto de forma presencial como de forma virtual. A continuación te explico ambas opciones:

A. Trámite presencial

Agendar una cita en la DIAN: Debes ingresar al portal de la DIAN (www.dian.gov.co) y buscar la opción de agendar cita para la inscripción del RUT en la oficina más cercana a tu lugar de residencia o actividad comercial.
Asistir a la cita: Una vez hayas programado la cita, debes acudir en la fecha y hora indicadas con los documentos mencionados. En la oficina de la DIAN te ayudarán a registrar la información en el sistema, y el funcionario verificará los datos suministrados.
Entrega del RUT: Después de verificar la información, el funcionario de la DIAN emitirá el RUT, el cual será entregado inmediatamente de forma física o enviado a tu correo electrónico en formato PDF.

B. Trámite virtual

Registro en la página de la DIAN:
- Accede al portal de la DIAN (www.dian.gov.co) y selecciona la opción de RUT.
- Si no tienes cuenta, deberás registrarte creando un usuario y contraseña. Para ello, selecciona «Usuario nuevo», completa la información requerida y sigue las instrucciones.
Acceso al sistema Muisca:
- Una vez tengas tu usuario y contraseña, accede al sistema Muisca en la sección de trámites y servicios. Allí debes seleccionar la opción de Inscripción RUT.
Formulario de inscripción:
- Completa el formulario de inscripción con tus datos personales o, en caso de ser una empresa, los datos correspondientes de la entidad.
- El sistema te solicitará información como el tipo de actividad económica, el lugar de residencia, el correo electrónico, entre otros datos.
Verificación de la información:
- Luego de completar el formulario, el sistema validará la información. Si todo está correcto, podrás generar el documento del RUT en formato PDF para descargar o imprimir.

3. Registro de actividad económica

Durante el proceso de inscripción, deberás seleccionar la actividad económica que realizas, lo cual está asociado a un código CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme). La DIAN te orientará sobre el código adecuado según el tipo de negocio o trabajo que realices.

4. Obligaciones adicionales

Una vez obtienes el RUT, es importante tener en cuenta que este documento debe mantenerse actualizado. Si cambias de actividad económica, dirección, o tienes alguna modificación en tu información personal, debes actualizar el RUT de manera oportuna a través del portal de la DIAN o asistiendo a una oficina de la entidad.

5. Casos especiales

En ciertos casos, como para los trabajadores independientes, pequeños comerciantes o personas que no generen ingresos por actividades comerciales o laborales, el trámite del RUT se puede hacer sin necesidad de cita previa o trámites complejos. En estos casos, el trámite virtual suele ser suficiente.

6. Costo del trámite

El trámite para obtener el RUT es gratuito. No se cobra ningún tipo de tarifa por la inscripción, la expedición o la actualización del documento.

7. Tiempo de entrega

Una vez completado el proceso de inscripción, el RUT se entrega inmediatamente, ya sea en formato físico (si se hace presencialmente) o en formato PDF (si el trámite es virtual).

¿Cómo consultarlo y actualizarlo?

Para consultar y actualizar el RUT durante esta cuarentena, la manera más fácil es ingresando a la web oficial del DIAN.

Al ingresar se deben registrar y si ya lo están solo ingresen su usuario y contraseña. Una vez que esté en la sección RUT, ingrese los datos que solicita, Cedula, NIT y otros datos.

Luego aparecerá una ventana donde se podrá ver cuál es el estado de su RUT. De este modo podrá consultar como se encuentra su registro y hará las actualizaciones que considere pertinentes.

Otra manera de llevar a cabo la consulta y actualización es a través de la aplicación de la DIAN que puede descargarse en el móvil.

Desde ella se pueden seguir los mismos pasos que se realizan desde la página web y actualizar los datos que considere necesarios para tal fin.

Esperamos que hayan sido de gran ayuda estos consejos. Si quieres más información sobre nóminas, gastos y otros temas relacionados con tu empresa, sigue visitando nuestro blog.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

¿Qué es el número RUT y como consultarlo?