México
Brasil
EEUU
Colombia
Chile
Costa Rica
Perú
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Italia
Países Bajos
PortugalNóminas y remuneraciones
Todo sobre la nómina electrónica en Colombia
La nómina electrónica aporta grandes ventajas respecto a la tradicional. Ya es una obligación, así que te animamos a conocer todo sobre ella.
¿Necesitas ayuda?
Enrique Laradola
HR Consultant
31 de mayo, 2022
La nómina electrónica es un comprobante digital que se envía a la DIAN, para su posterior validación. Esta equivale a la tradicional nómina de colaboradores, pero en digital. ¡Nada más y nada menos que eso!
Recuerda, la nómina contiene, en su estructura, los siguientes datos: empleado, organización, periodos de deducción, bases de cotización, líquido a percibir, etc.
Beneficios de la nómina electrónica
Digitalizar documentos laborales es un proceso que viene acompañado de diversos beneficios. Estas son algunas de las ventajas para las compañías Colombianas con esta herramienta:
- Mejoras en la comunicación y transparencia de los procesos, entre proveedor y cliente.
- Acelera los procesos de aceptación de factura, dando fluidez al pago. Eso beneficia a todos los trabajadores de la compañía.
- Acceder a mejores servicios electrónicos, como devoluciones automáticas.
- Tener fácil deducción para la declaración de renta.
- La nómina electrónica facilita la consulta de la información.
- Reduce el uso del papel, y por ende aporta al cuidado del medio ambiente.
- Recopila muchos datos valiosos. Gracias a la analítica de estos, se podrán usar para crear estrategias de modificación en la organización. Podrás saber, por ejemplo, las horas que trabajan cada colaborador y el valor que devengan por ello.
- Estar al día con los asuntos tributarios, porque se evita la evasión del pago de aportes.
Las normas sobre la nómina electrónica
Ya sabes los beneficios. Entonces, la implementación de un software de nómina es un acierto y un avance. Además, no hacerlo llevaría a un incumplimiento. ¿De qué? Del artículo 4, resolución 0013, de febrero 11 de 2021, de la DIAN.
Este artículo menciona y exige varias cosas. Entre las más importantes: todo sujeto que realiza pagos, o abonos relacionados con un vínculo laboral, tiene obligaciones. De generar y validar el soporte de pago de nómina, y las notas de ajuste del citado documento.
También, la nómina electrónica sirve como una manera de soporte de los costos y deducciones. En especial, del impuesto sobre la renta y complementarios. También, en impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), en caso de que aplique.
Sin importar de si trabajan uno o muchos trabajadores, la resolución no establece diferencias en esta obligación. Es decir, aún siendo empleador de una persona, es tu obligación hacer la nómina electrónica.
¿Cómo adoptar la nómina electrónica en la organización?
No obstante, por tratarse de algo novedoso para las empresas, ha sido un gran reto lograr que se cumpla. Las autoridades avanzan, poco a poco, en la pedagogía alrededor de esta nómina de base digital.
La idea es llegar a su implementación de una forma correcta y sin errores.
Entonces, para efectuar la nómina electrónica de manera óptima, los empleadores deben asumir su responsabilidad legal.
También, las empresas han de cuidar sus procesos de manejo de datos personales. La custodia de manera responsable de la información es una necesidad.
Para lograr los objetivos mencionados, se pueden apoyar en proveedores tecnológicos. Estos agilizan, a partir del manejo digital, el proceso de nómina y facturación electrónica. Así, le dan una ayuda fundamental a la compañía.
3 maneras de implementar la facturación electrónica
Facturador gratuito de la DIAN
La nómina electrónica de la DIAN es un sistema muy útil. Es muy funcional para las pequeñas empresas, o personas naturales, que se caracterizan por realizar operaciones pequeñas.
Un proveedor tecnológico
Los proveedores tecnológicos son personas jurídicas. O lo que que es igual, empresas autorizadas por la DIAN para prestar el servicio de facturación electrónica. Así, las empresas grandes y medianas pueden subcontratarlas para tal fin.
Estos proveedores se convierten en una excelente alternativa, pues generan soluciones especializadas a la empresa. No obstante, son servicios con herramientas de pago.
Un facturador propio
Si por alguna razón, el contribuyente desea hacer este proceso de facturación por sus propios medios, deberá buscar desarrolladores.
Estos tienen que crear un software a la medida, que permita gestionar ante la DIAN la validación y aprobación de la nómina electrónica. También, la facturación digital.
Lo anterior, puede ser una muy buena idea para empresas de nóminas robustas. Es decir, de 50 colaboradores o más. Para ello, siempre hay que tener en cuenta los costos de desarrollo, capacitación y mantenimiento del sistema.
¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos y trámites electrónicos, continúa en Sesame HR.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
¿Necesitas ayuda?
Soy Enrique Laradola, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
