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Así es el pago de viáticos a los trabajadores colombianos
Es importante que conozcas qué son los viáticos, a quién se les da y cómo aplicarlos en tu empresa, en caso de necesitar que tu empleado se movilice.
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Enrique Laradola
HR Consultant
8 de junio, 2021
El viático a los trabajadores colombianos se regula de acuerdo con las diferentes disposiciones de la empresa y al tratamiento de la clasificación de viáticos ya sea ocasionales o permanentes.
Aquí encontrarás la explicación de todo.
¿Qué son los viáticos?
Hacen referencia a la suma de dinero que el empleador debe reconocer cuando el empleado ejerza funciones propias de su labor en un lugar distinto al habitual de trabajo (misiones especiales o asistir a reuniones), claramente asignadas por su empleador.
Es así como el trabajador tiene derecho al pago de gastos correspondientes al transporte, al alojamiento u hospedaje y la alimentación durante ese tiempo fuera de la empresa. Por otra parte, en el manual interno de la empresa se debe establecer todo esto y debe ser socializado con los colaboradores.
¿Cuáles viáticos se constituyen como salario?
La norma dice que los viáticos se diferencian conforme a si son parte o no del salario en:
Viáticos permanentes
El Código Sustantivo del Trabajo (CST) estipula en el artículo 130 que estos viáticos constituyen el salario fijo que debe recibir regularmente un trabajador, el cual realiza sus funciones fuera de su lugar de trabajo. Proporcionándole la manutención y alojamiento, pero no los pagos por concepto de transporte y gastos de representación.
Viáticos accidentales
Es el pago a ese trabajador que, de manera ocasional o extraordinaria, requiere desplazarse a otro espacio para cumplir su labor. Por ser accidental o transitorio no forma parte del salario bajo ninguna condición. Cabe resaltar, que no deben confundirse con los gastos de representación y gastos de viajes.
Estos últimos, hacen referencia a aquellos recursos que el trabajador recibe especialmente cuando el desempeño de sus actividades requiere el desarrollo de relaciones, especialmente públicas o comerciales, por ejemplo invitar a un posible cliente a una cena.
¿A quién se le da los viáticos?
Los reciben los empleados a quienes se les ha demandado la orden de realizar ciertas actividades encargadas fuera de su espacio usual de trabajo.
Cuando el empleador decide elegir y pagar el valor correspondiente al alojamiento y la manutención, debe informarle al empleado la cuantía (especialmente si es un viático permanente, porque constituye un factor salarial) y la fecha hasta la cual está pago estos conceptos en ese lugar.
¿Cómo se pagan los viáticos?
Para hacer el pago de los mismos, es importante que el empleador diseñe para su empresa una escala de viáticos donde debe tener en cuenta y estipular:
- El costo de vida del lugar o sitio al que se va a desplazar el trabajador (región o país)
- El valor asignado para gastos de hospedaje, alimentación y transporte
- El valor máximo de un viáticos diario e incluso si estos valores varían de acuerdo con las jerarquías de cargos en el organigrama.
En cuanto a los viáticos permanentes, al hacer parte del salario, debes saber que modifican los conceptos de liquidación por prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales. Esto debido a que ese valor hace parte de la base salarial de tu empleado.
No obstante, aunque el CST faculta, con el artículo 128, que los trabajadores y empleadores lleguen a acuerdos salariales, esta no incluye modificar la naturaleza de la ley que rige los viáticos.
Además, por ninguna razón, es procedente que, como empleador, renuncies al pago o reconocimiento de los viáticos ya sean para servicios al interior o exterior del país (Art.53 Constitución Política).
Por último, de acuerdo con el tipo de viático que se remunere, el empleado está en la obligación de pagar un impuesto de retención a la fuente.
Para los viáticos ocasionales no aplica este concepto, excepto si corresponden a manutención y alojamiento de retribución ordinaria. En cambio, para los viáticos permanentes, sí se debe efectuar el pago del impuesto. Para ello el empleado debe recopilar los soportes y facturas de los gastos, porque sobre estos se efectuará el pago.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).
Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.
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