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Así obtienes tu firma electrónica en Colombia
¿De qué trata la firma electrónica y para qué funciona? ¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital? Aquí te aclaramos todas estas dudas.
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Enrique Laradola
HR Consultant
28 de julio, 2021
La implementación de la firma electrónica se consagro en la ley 527 de 1999 como un estándar de seguridad obligatorio en todas las facturas electrónicas.
La firma electrónica es única e intransferible, el proveedor tecnológico que la suministra tiene que contar con la autorización quien factura para integrarla al sistema.
Esta se utiliza de manera obligatoria en la factura electrónica que realizan y en otros títulos como valores electrónicos, pagares, letras, entre otros.
¿Cómo se obtiene la firma electrónica en Colombia?
Cuando se utiliza una factura electrónica es obligatorio el uso de la firma, de otro modo el documento puede ser rechazado por inseguridad jurídica. La firma garantiza la autenticidad e integridad y proporciona legalidad al documento electrónico. El proceso para adquirirla es muy variado, pudiendo presentar las siguientes opciones:
- Quien está obligado a facturar debe desarrollar directamente la plataforma de facturación electrónica. Para esto debe adquirir e integrar la firma electrónica utilizando una entidad de certificación digital.
- Se tiene que facturar por medio de un proveedor tecnológico que esté autorizado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Para esto el proveedor tecnológico debe estar integrado con la entidad de certificación digital que proporciona la firma electrónica. El proveedor tecnológico pide a quien factura que pague por la firma o incluye su precio en el servicio de emisión de la factura. Los operadores tecnológicos deben integrar las firmas electrónicas en alguna entidad de certificación digital acreditada por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
- Se utiliza la plataforma gratuita de la DIAN . Quien factura tiene que adquirir la firma en una entidad de certificación digital.
Se tiene que tener en cuenta que esta firma es única de quien la utiliza e intransferible. El proveedor tecnológico tiene que contar con la autorización de quién factura para integrar la firma al sistema y que se firme automáticamente. La implementación de la firma electrónica dota al documento electrónico de la presunción de autenticidad al firmarse de manera digital.
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Tipos de firma
Dentro de la facturación digital podemos encontrar varias formas de realizar la firma en los documentos. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Biométrica. Firma manuscrita que se captura en tablets o Ipads de firma capaces de recoger datos biométricos.
- Electrónica con certificados digitales. El certificado lo emite un organismo que valida la firma y la identidad del firmante.
- En la nube. El certificado digital se aloja en un servidor seguro (HSM) que tiene autenticación robusta.
- Firma electrónica desatendida. El certificado electrónico no requiere intervención del usuario.
- Código de un solo uso (OTP, SMS y OTP Email). La firma está asociada al envío de un código One Time Password (OTP) por medio de SMS al número del móvil del firmante.
Esta firma está siendo utilizada muy ampliamente en Colombia en la actualidad, la ley 527 de 1999 y el decreto 1747 de 2000 regulan la implementación de la firma electrónica en Colombia. El utilizar la firma electrónica es obligatorio en todas las facturas electrónicas y debe contar con todos los aspectos legales que certifiquen su completa autenticidad.
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Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.
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