Base de datos de trabajadores: ¿qué debe contener y cómo se organiza?

25 de septiembre, 2024

Una base de datos de trabajadores es un almacén donde se archivan todos los datos y documentos pertenecientes a los trabajadores en su ficha personal.

Las empresas están obligadas a proteger la información contenida en esa base de datos de empleados, por tal razón deben organizarla de manera muy segura.

¿Qué debe contener la base de datos de trabajadores?

Toda base de datos de trabajadores debe contener los siguientes datos para que sea eficiente:

1. Numero de empleado.
2. Fecha de ingreso.
3. Nombre
4. Apellidos.
5. Fecha de nacimiento.
6. Número de la seguridad social.
7. Dirección.
8. E-mail 
9. Teléfono.
10. Persona de contacto

La base de datos de empleados permite determinar muchos aspectos relacionados con los trabajadores para atacar más fácilmente las necesidades existentes.

Las necesidades que pueden solventarse es identificar quien merece ser promocionado, que departamento requiere incrementar el personal o conocer el perfil adecuado para un puesto.

Con una base de datos bien organizada se puede gestionar eficientemente:

1. Vacaciones, ausencias, permisos, bajas.
2. Evaluaciones de desempeño.
3. Planes de carrera.
4. Conocimiento de permisos sobre el tratamiento de datos. 
5. Formación.
6. Documentación relacionada con los contratos y similares de cada uno de ellos.
7. Organigrama.

Actualmente se puede hacer uso de software como Sesame HR para gestionar la base de datos de trabajadores y automatizar las labores de control del personal. 

Contar con una herramienta como esta garantiza la transparencia y la efectividad del trabajo del departamento de Recursos Humanos.

Resulta mucho más fácil encontrar la información requerida solo haciendo uso de los filtros y buscadores que tiene un software como Sesame HR.

¿Cuáles son las ventajas de contar con una base de datos de empleados confiable?

Al utilizar una base de datos de trabajadores las empresas obtienen muchas ventajas que están dirigidas a mejorar las acciones en la misma.

Dentro de estas ventajas destacan las siguientes:

1. Posibilidad de almacenar grandes cantidades de información. 
2. Compartir información. Diferentes usuarios pueden acceder a información común.
3. Acceso rápido a la información. La información se obtiene rápidamente, facilitando el trabajo para prestar un mejor servicio al trabajador. 
4. Eliminación de duplicidades. Al estar centralizada la información dentro de la base de datos de empleados, se evita que este duplicada. 
5. Aumento de la productividad.  
6. Reducción del espacio de almacenamiento. Como la información esta digitalizada se ocupa menos espacio de almacenamiento de papel.
7. Seguridad en la información. Debe estar garantizada la seguridad y la confidencialidad de los datos de los empleados.
8. Fácil mantenimiento. Al tratarse de información digital resulta más fácil y económico realizar mantenimiento a la plataforma.

En cuanto a las desventajas encontramos que el costo de un software de recursos humanos para una base de datos de trabajadores es muy elevado.

También requiere actualizaciones permanentes, por lo cambiante de la tecnología. Sin embargo las ventajas son muchas más por lo que compensa ampliamente todos los posibles defectos.   

Beneficios de contar con un software de base de datos de empleados

Contar con un software de base de datos de trabajadores puede brindar numerosos beneficios para la gestión de recursos humanos de una empresa, algunos de los cuales son:

1. Almacenamiento centralizado de información: permite almacenar toda la información relevante de los empleados en un solo lugar, lo que facilita su gestión y acceso.
2. Automatización de procesos: automatiza muchos procesos, como la gestión de horas trabajadas, la generación de informes o la evaluación del desempeño.
3. Mayor eficiencia: al automatizar los procesos y tener la información centralizada, se puede aumentar la eficiencia en la gestión de los trabajadores.
4. Mejora de la precisión y la exactitud: un software puede ayudar a asegurar la precisión y exactitud de la información, minimizando errores humanos y la posibilidad de duplicidad de datos.
5. Facilidad para la toma de decisiones: la información centralizada y organizada en un software puede ayudar a la toma de decisiones informadas, al proporcionar datos precisos y actualizados sobre los empleados.
6. Seguridad de la información: puede ayudar a mantener la información de los empleados segura y protegida, mediante el uso de contraseñas.

Base de datos de empleados de Sesame HR

Con la funcionalidad de base de datos de empleados de Sesame HR puedes centralizar toda la información en un cuadro de mando de RRHH.

De esta manera, seleccionas qué campos de información quieres ver en el expediente de cada empleado. También, ganas tiempo al filtrar la información de forma más ágil y concreta.

Al digitalizar la base de datos de tus trabajadores, eliminas cualquier error humano que pueda ocurrir en otro tipo de documento como un Excel.

Con Sesame HR, centraliza tu sistema de gestión de RRHH y visualiza el expediente digital de una forma ágil y sencilla. Si quieres saber más, solicita una demo gratuita.

Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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