Control de acceso de personal: pasos para implementarlo

6 de noviembre, 2024

Un buen control de acceso de personal en las empresas ayuda a garantizar la seguridad y la distribución efectiva del talento humano.

De hecho, este proceso permite asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a información o áreas específicas.

Lo cual favorece la protección de datos y de los distintos activos que puede tener una organización. Además de ello, promueve el registro de ingreso y salida de los trabajadores a la empresa, lo que es de gran utilidad para la gestión de RRHH.

¿Qué es el control de acceso de personal?

Es un sistema o procedimiento que permite regular y monitorear el ingreso y la salida de los empleados. Lo cual tiene como propósito clave asegurar la protección de recursos y datos de la organización en todo momento.

Desde esta perspectiva, este sistema ayuda a controlar quién, cuándo y cómo se puede ingresar a zonas específicas de la empresa. Además, garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a ciertos datos o información.

Elementos de un control de acceso para los empleados

Para garantizar un control de acceso eficiente para los trabajadores de una empresa, hay que considerar los siguientes elementos:

Identificación precisa: cada trabajador de la empresa debe ser reconocido de manera exacta. Para este caso, se pueden utilizar tarjetas o métodos de registro de datos biométricos.
Verificación: una vez identificado el trabajador, el sistema ejecuta un proceso de verificación para otorgar o limitar el acceso. Esto va a depender de las políticas definidas por la empresa para el ingreso a ciertas áreas y el manejo de datos.
Registro: el sistema capta el ingreso y salida de cada empleado de la organización de forma automática. De esta manera, se puede tener un historial detallado de quién accedió, cuándo y en qué área.
Niveles de acceso: de acuerdo con las políticas de la empresa se define quién tiene acceso y quién no a las distintas áreas. En este caso, se toma en cuenta el rol y las funciones que cumple cada empleado dentro de la organización.

¿Para qué sirve el control de acceso de personal?

El control de acceso de personal es una herramienta que favorece la gestión segura y eficiente de datos y recursos en un entorno laboral.

Por lo tanto, su función es regular y verificar quién entra y sale de la empresa o quienes tienen acceso a cierta información.

De hecho, un buen control de acceso ayuda a cumplir las normativas laborales y de seguridad en una empresa. Esto al evitar el acceso de personas no autorizadas y otorga un registro detallado de los empleados para resolver cualquier situación irregular.

Un estudio de la UNAD sostiene que la implementación de control de acceso en una empresa favorece en 93 % el cumplimiento normativo. Lo cual contribuye a mantener la seguridad, la integridad de la información y su disponibilidad.

¿Cómo implementar un buen control de acceso de personal?

Para implementar un control de acceso efectivo para los trabajadores hay que tomar en cuenta estos 3 pasos básicos ¡Toma nota!

Paso 1: evaluar las necesidades y objetivos de la empresa

El primer paso es analizar el propósito del sistema y cómo se puede adaptar a la dinámica de empresa. Para ello, hay que considerar los siguientes aspectos claves:

Seguridad de los activos de la empresa.
Protección de la información y datos de la organización.
Resguardo de áreas sensibles del entorno de trabajo.
Seguimiento de las asistencias de los empleados.
Evaluación de las horas de trabajo por cada colaborador.

Paso 2: seleccionar el sistema adecuado

Hay que elegir el sistema que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y permita un registro de asistencia eficaz. Por ejemplo, tarjeta de proximidad, código de acceso con biometría, reconocimiento facial, entre otros.

Una opción muy dinámica y práctica es seleccionar un sistema de control de asistencia con un registro multidispositivo. Pues, este permite un monitoreo ágil de los ingresos y las salidas de los empleados al entorno laboral.

Paso 3: configurar el sistema de control acceso

Cuando ya se ha seleccionado el sistema que permita un buen control de acceso de personal es hora configurarlo. En este caso se establecen los niveles de acceso de acuerdo con el cargo de cada empleado.

Además, se toma en cuenta las áreas que van a tener restricciones o se consideran sensibles. Lo cual se complementa con los horarios permitidos de ingreso para distintos tipos de personal.

Ventajas de gestionar un buen control de acceso de personal

Para una empresa, el control de acceso de los empleados ofrece múltiples ventajas, sin embargo, estas son las más resaltantes:

Incremento de la seguridad: un sistema de control de acceso permite limitar el acceso a entornos sensibles de una empresa. Por lo tanto, se elevan los niveles de resguardo de las instalaciones.
Registro efectivo: con el control de acceso se registran las entradas y las salidas del personal de forma automática y práctica.
Cumplimiento normativo: con un sistema de monitoreo de asistencia es posible dar cumplimiento eficaz a las normas laborales.
Monitoreo de áreas sensibles: permite precisar áreas de acceso conforme al nivel de autorización de cada empleado.
Mejora en la gestión del capital humano: los datos registrados por el sistema favorecen el análisis práctico del ausentismo, horas de trabajo y rotación de personal.
Aumento de la productividad: el seguimiento de las horas de trabajo de cada colaborador permite optimizar los tiempos para la ejecución de tareas.

Sin duda, el control de acceso es una herramienta que potencia la seguridad de la empresa y facilita la gestión eficaz del personal.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

Cómo implementar un buen control de acceso de personal en las empresas