5 de noviembre, 2024

Sin duda, un controlador de horario es una herramienta clave para la gestión efectiva del tiempo laboral en cualquier empresa.

Además, el control de los horarios promueve la transparencia y la coordinación apropiada de tareas diarias. Lo cual facilita la gestión de los recursos y la toma de decisiones estratégicas en el entorno operativo.

Por este motivo, te vamos a ayudar a entender qué es un sistema de control horario, los tipos que existen y las ventajas que aportan ¡Bueno, empecemos!

¿Qué es un controlador horario?

Un controlador de horario es un dispositivo o sistemas que permite registrar y gestionar el ingreso y las salidas de los empleados. Lo que en este caso permite también evaluar el total de horas de trabajo por cada miembro del equipo.

Bajo este contexto, la función principal de un controlador es llevar un registro preciso de las asistencias de los trabajadores. Esto con la intención de facilitar la gestión de la jornada laboral, turnos y horas extras dentro de una empresa.

Por lo tanto, un control de horario efectivo es clave para llevar un correcto funcionamiento como organización. Dado que implica la planificación de tareas y la distribución del tiempo laboral del talento humano.

En un estudio de Aberdeen Group se mostró que las empresas que implementaron un sistema de control de horario disminuyeron en 50% el ausentismo. Para este análisis se tomaron en cuenta 271 organizaciones de diversos sectores y tamaños en todo el mundo.

Factores clave de un controlador de horario

Para un control eficaz de los horarios de trabajo hay que considerar 3 factores claves, los cuales son:

1. Precisión: la exactitud en el registro de las asistencias de los empleados es esencial para evitar errores en el cálculo de salarios y beneficios. Por lo tanto, un controlador de horario debe permitir un registro confiable en todo momento.

2. Facilidad de uso: un controlador efectivo debe ser fácil de utilizar tanto para RRHH como para el resto de los empleados. Con este factor se promueve una gestión del tiempo adecuada para todo el equipo de trabajo.

3. Automatización: este elemento facilita la administración del tiempo laboral y la gestión de procesos del capital humano. Lo cual, también promueve el análisis dinámico del rendimiento de cada empleado, que en este caso se puede llevar a cabo con un software de control de asistencia.

Tipos de controlador horario

Existen diversos tipos de dispositivos para el control de los horarios de trabajo, sin embargo, los más utilizados son los siguientes:

Plantilla de Excel

Muchas empresas utilizan las plantillas de Excel para registrar las horas de entrada y salida de los trabajadores. Pero, involucra el ingreso de datos de forma manual, una tarea que implica gran cantidad de tiempo.

Además, es necesario estar muy atento al registro de las horas y a las fórmulas de la hoja de cálculo. Lo cual puede resultar en ciertos casos algo complicado de llevar por parte del equipo de RRHH.

Controlador de horario biométrico

Este dispositivo usa los datos biométricos para marcar el ingreso y salida de los trabajadores de una empresa. Por ejemplo, las huellas dactilares, el reconocimiento facial, el iris, entre otros rasgos físicos.

De hecho, es muy común su aplicación en fábricas, ya que permite automatizar el registro. Sin embargo, puede tener un costo elevado de inversión y no se adapta a entornos de trabajo con un ritmo cambiante.

Controlador de tarjeta por proximidad

Para la aplicación de este tipo de controlador de horario se emplea una tarjeta que los empleados acercan a un lector. Esto con el propósito de registrar de manera automática su ingreso y salida.

Se trata de un dispositivo sencillo de utilizar para empresas medianas o grandes. Pero, también es muy usual tener problemas con las tarjetas, daños o interrupción al sistema de acceso.

Software de control de asistencia

Con el sistema de control de horario es posible el registro de las entradas y salidas de los trabajadores automático y flexible. Pues, no importa la ubicación del empleado, este tendrá la opción de marcar su asistencia de manera digital.

Además, un software de asistencia como el que ofrece Sesame HR facilita el registro multidispositivo y geolocalizado. Lo cual se integra con la generación de informes automatizados para la gestión efectiva del tiempo laboral.

Ventajas de utilizar un controlador horario

Para las empresas un controlador horario trae múltiples ventajas, entre las cuales se pueden destacar:

Optimización del tiempo laboral: con esta herramienta es posible llevar un registro exacto de las horas de trabajo. Por lo tanto, facilita la identificación de ausencias, retrasos y horas extras de trabajo por cada empleado.
Cumplimiento normativo: un control adecuado de los horarios ayuda a dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia laboral. De hecho, los registros de las horas de trabajo promueven la gestión efectiva de la nómina y los beneficios.
Mejora en la distribución del personal: un controlador permite identificar patrones de asistencia y horarios de gran carga de trabajo. Lo cual en este caso favorece la asignación más efectiva de los empleados a ciertas tareas o procesos.
Incremento de la productividad: la aplicación de este dispositivo les permite a los trabajadores ser más conscientes de su tiempo laboral. Por ello, se hace más sencillo la promoción de un entorno de trabajo práctico y preciso.
Flexibilidad: ante ambientes de trabajo remotos o híbridos, un controlador de horario como el de Sesame favorece el registro de asistencia dinámico.
Promoción del bienestar laboral: con una visión clara de las horas de trabajo, es posible tomar decisiones que favorezcan el bienestar de los empleados. En este caso, medidas que ayuden a evitar la sobrecarga o que impulsen el balance entre la vida personal y el trabajo.

En definitiva, el control de horarios no solo beneficia la coordinación ágil de los procesos de RRHH, sino también la distribución efectiva de tareas.

Si quieres conocer más sobre ello, no dudes en solicitar una demo gratuita.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

Tipos de controlador horario para implementar en las empresas