Planilla de turnos de trabajo: cómo crearla paso a paso

23 de diciembre, 2024

Para el éxito laboral, cada minuto cuenta y una planilla de turnos de trabajo es clave para aprovecharlo al máximo. De hecho, esta herramienta permite asignar de forma equitativa los horarios de los empleados.

Lo que facilita la distribución de los trabajadores y de las tareas en función de las necesidades de la empresa. Es decir, que un esquema de turnos puede asegurar que siempre se tendrá el personal suficiente para las operaciones.

Así que, en este artículo te mostraremos qué es un registro de turnos de trabajo y cómo se puede hacer de manera eficiente. Bueno, no se diga más comencemos.

¿Qué es una planilla de turnos de trabajo?

Es una herramienta que permite organizar y distribuir los turnos y horarios laborales para los trabajadores. Por lo tanto, su propósito principal es garantizar que las necesidades de una empresa se cubran de manera eficiente.

Además, una planilla de turnos de trabajo mejora la distribución del personal con base en los procesos operativos. Tomando en cuenta también el cumplimiento de las disposiciones legales y derechos de los trabajadores.

En este archivo físico o digital que gestiona RRHH se pueden plasmar de forma estructurada los siguientes aspectos:

Turnos laborales.
Horarios específicos.
Días libres.
Total de horas trabajadas.
Horas extras.

Elementos de una planilla de turnos laborales

En una planilla de turnos se presentan los siguientes elementos claves: ¡Toma nota!

Horarios específicos: se detalla de forma clara la hora de inicio y salida de cada turno laboral. También se establece el tipo de turno de trabajo que se va a llevar a cabo.
Días laborales y de descanso: se especifican los días de trabajo de cada empleado. Así como también los días de descanso que le corresponden al colaborador.
Funciones: se toman en cuenta las tareas o el rol que tiene cada trabajador en función del contexto operativo. Lo cual se considera para cada turno laboral asignado.
Rotación: si aplica, se define el orden y la periodicidad de los cambios en la planilla de turnos. Para ello se consideran las necesidades de la empresa y las operaciones que lleva a cabo.
Disposiciones legales: para la asignación de turnos laborales es clave tomar en cuenta los criterios normativos. Por ejemplo, jornada máxima laboral, cantidad de días de descanso, gestión de horas extras, entre otras.

Pasos para crear una planilla de turnos de trabajo

Aquí tienes 4 pasos para realizar una planilla de turnos laborales de manera práctica y efectiva.

Paso 1: definir las necesidades de la empresa

Para llevar a cabo una gestión de turnos eficiente, el primer paso es evaluar las demandas de la empresa. En vista de ello, hay que considerar los siguientes criterios:

Cantidad de personal con el que se cuenta.
Número de trabajadores que se necesitan por turno laboral.
Horarios de mayor demanda productiva.
Requerimientos operativos existentes.

Paso 2: analizar los criterios normativos y de disponibilidad

Para la elaboración de una planilla de turnos efectiva hay que considerar las disposiciones de ley vigentes. Además, de conocer la disponibilidad del personal y carga laboral.

Esto nos va a permitir evitar los cruces de horario entre los empleados y equilibrar la asignación de tareas. También cumplir con los requisitos de ley definidos en materia laboral.

Paso 3: diseñar la planilla de turnos de trabajo

Para elaborar la planilla puedes utilizar herramientas digitales que faciliten la estructura y la organización de los turnos laborales. En este caso, hay que considerar los siguientes aspectos:

Datos de los empleados.
Tipo de turno laboral.
Horarios.
Roles asignados.
Días de descanso.
Formatos personalizados.

Paso 4: revisar y ajustar la planilla

Si buscamos una gestión del tiempo adecuada, debemos revisar si la planilla se ajusta a las necesidades de la empresa. Por ello, hay que considerar imprevistos, flexibilidad de horario, permisos, entre otros aspectos.

Todo esto con la finalidad de establecer una distribución efectiva y práctica del personal. Así como una asignación equilibrada de la carga de trabajo a cada empleado.

¿Cómo implementar una planilla de turnos en la empresa?

Para una implementación exitosa hay que tomar en cuenta estos 5 aspectos claves:

1. Reglas claras: una gestión de turnos adecuada depende de las reglas que se consideren para su implementación. En este caso, se trata de las políticas de cambio, cumplimiento de horario, tipos de turnos asignados, entre otros.

2. Comunicación: todos los empleados deben entender cómo se va a aplicar la planillas de turnos. Pues, esto va a facilitar la planificación y organización de los horarios, así como el cumplimiento de las tareas en tiempo y forma.

3. Prueba inicial: es necesario evaluar si la planilla de turnos se ajusta a las necesidades de la empresa. También si este registro o formato promueve la distribución equitativa de la carga laboral asignada a cada colaborador.

4. Ajustes: con base a la prueba inicial hay que considerar los resultados obtenidos y realizar modificaciones si es necesario. Esto con la intención de mejorar el diseño de la planilla de turnos y optimizar la administración del tiempo laboral.

5. Monitoreo: la efectividad de la herramienta se debe evaluar de manera continua. Lo cual tiene la intención de asegurar que la planilla se ajuste a las necesidades de la empresa de forma integral y en todo momento.

¿Fue de gran utilidad esta información? Esperamos que sí. Para conocer más prácticas de gestión de turnos de trabajo, solicita una demo gratuita aquí.

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