12 de noviembre, 2024

El registro de asistencia de personal es un sistema mediante el cual se controla la presencia de cualquier persona en el lugar que se requiere. Este sistema se puede encontrar, además de los registros laborales, en escuelas, colegios y universidades.

Al registrar una ausencia o una llegada tarde se puede determinar con el tiempo si esta falta se puede hacer problemática. O si se está incumpliendo la jornada laboral, por ejemplo.

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Durante el proceso de capacitación de los empleados también es importante llevar un registro de asistencia de personal. Con dicho control se puede determinar con qué personal se cuenta para determinado puesto, sabiendo que ha sido entrenado. Para ello se debe llevar el registro correspondiente.

Las capacitaciones para el personal son fundamentales para desarrollar el talento humano, mejorar la productividad y asegurar que los empleados tengan las habilidades necesarias para realizar su trabajo de manera efectiva.

Llevar un registro de asistencia en las capacitaciones no solo es posible, sino que es una práctica recomendada para gestionar y evaluar el impacto de estos programas de formación. Este registro permite a las empresas controlar quién asiste, evaluar el nivel de compromiso de los empleados y cumplir con ciertos requisitos legales o internos.

Importancia de llevar un registro de asistencia en las capacitaciones

Existen varias razones por las cuales es útil y beneficioso llevar un registro de asistencia en las capacitaciones. Algunas de las principales son:

Evaluación de la eficiencia de la capacitación: permite medir si la asistencia a las capacitaciones está siendo la esperada y facilita la evaluación del compromiso de los empleados con su desarrollo profesional.
Cumplimiento de normativas: en ciertos sectores, el registro de asistencia en capacitaciones es obligatorio, especialmente cuando las capacitaciones están relacionadas con normas de seguridad, salud ocupacional o manejo de equipos especializados.
Gestión de recursos humanos: facilita a los departamentos de recursos humanos el seguimiento de la formación de cada empleado y permite identificar a aquellos que requieren refuerzos o capacitación adicional.
Soporte para el proceso de evaluación del desempeño: los registros de asistencia a capacitaciones pueden ser un factor en la evaluación de desempeño, demostrando el esfuerzo de los empleados por mejorar sus competencias.
Optimización del presupuesto de formación: permite identificar si el presupuesto de formación está siendo utilizado de manera efectiva y si los empleados están asistiendo y aprovechando las capacitaciones.

¿Es legal llevar un registro de asistencia en capacitaciones en Colombia?

Sí, llevar un registro de asistencia es legal en Colombia y, en algunos casos, es necesario para cumplir con normativas específicas, como las de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) o capacitaciones relacionadas con la prevención de riesgos laborales.

El Código Sustantivo del Trabajo y la normativa en seguridad y salud ocupacional en Colombia promueven la capacitación regular del personal y, en sectores de alto riesgo, pueden exigir documentación que demuestre que los empleados han sido formados en temas de seguridad.

Llevar un registro de asistencia ayuda a las empresas a cumplir con estos requisitos y, en caso de auditorías, puede ser utilizado como evidencia de que la empresa ha proporcionado formación obligatoria.

¿Por qué se debe hacer el registro de asistencia a capacitación?

El registro de capacitación es un documento de seguimiento para tener una prueba documentada del seguimiento sobre la capacitación y su efectividad. Este tipo de documentos se optimiza para empresas medianas y pequeñas. Y puede generar observaciones en temas relevantes como las horas extras.

Llevar un buen control y registro de asistencia de personal a las capacitaciones permite introducir las correcciones que se requieran.

Para llevar este control se debe llevar una lista de asistencia que registre la participación de los trabajadores en la actividad. Para que la lista cumpla su objetivo debe contener varios datos importantes. Entre estos datos debemos resaltar los siguientes:

Nombre del capacitador.
Nombre de la capacitación, curso o evento.
Fechas, hora de llegada en que se realizará.
Nombre de los asistentes.
Datos del curso: duración, horario, lugar, etc.
Firma del instructor o capacitador.

Es recomendable que las listas se realicen bajo la supervisión de una persona. La intención es, en primer lugar, que el personal se encargue de que cada asistente firme el documento. Por otra parte, en caso de agregar a la lista datos específicos, estos puedan ser supervisados y no se llegue falsear la información.

Factores que cuentan al controlar la lista

Ubicación. La lista debe estar situada en un lugar muy visible. Por lo general se encuentra a la entrada de la empresa o el salón donde se llevara a cabo la capacitación.
Supervisión. Para evitar el descuido de la firma del documento o que sea falseada la información. Se recomienda que un personal supervise la firma y que sirva de apoyo en caso de que algún asistente lo requiera.
Organización. La distribución de los datos tiene que ser clara para un fácil llenado. Si se tienen los datos de los asistentes, se recomienda que ya estén los nombres impresos con anterioridad. De este modo el trabajador se ubica en la lista y firma.

¿Cómo mejorar la tasa de capacitación en la empresa?

Para diseñar un buen plan de capacitación se requiere pasar una serie de etapas de formulación:

Formulación de la estrategia

Se hace en función de los objetivos de la empresa y sus necesidades de desarrollo.

Definir los objetivos de la capacitación

Pueden ser mejorar el clima organizacional, aumentar la productividad, disminuir accidentes de trabajo, reducir devoluciones de productos por parte de los clientes, entre otros.

Elaboración del presupuesto

Definir los ítems del proceso y establecer los costos de cada uno.

Definir el contenido temático del curso, taller o seminario

Tiene que haber coherencia entre los objetivos de la capacitación y los temas que serán abordados en la capacitación.

Prever los medios y recursos didácticos

Es necesario contar con los materiales y el soporte tecnológico idóneo para desarrollarla capacitación de la mejor manera posible.

Determinar la duración y el cronograma

Hay que procurar que las sesiones no sean muy extensas. Es recomendable desarrollar dichas sesiones en horas de trabajo para que los trabajadores se sientan pagados por capacitarse.

Seleccionar a los participantes

Establecer cuáles son los conocimientos previos, la experiencia y otros requisitos que deben cumplirse para llevar a cabo la capacitación.

Seleccionar a los capacitadores

Sea porque la empresa se haga cargo de la capacitación o si se contrata una empresa para llevarla a cabo se requiere conocer los capacitadores. Es importante también conocer cuáles son sus competencias para realizar exitosamente la capacitación.

Diseñar el sistema de evaluación

Es necesario determinar la evaluación en función de los objetivos de la capacitación. Para ello se deben considerar criterios para la evaluación como

Reacciones del personal después de la capacitación.
Aprendizaje. Cuanto aumentaron los participantes los conocimientos.
Comportamiento. Como actúa el personal después de la capacitación.
Resultados. Se evalúa el impacto de la capacitación.

¿Cómo contribuye Sesame HR en el registro de asistencia de personal

La capacitación continua permite que los empleados planeen, ejecuten, gestionen y tomen mejores decisiones. Esto les ayuda, además, a integrarse mejor con los demás compañeros e incrementar la productividad laboral.

Dentro de los beneficios más resaltantes que obtienen las empresas al capacitar a sus empleados se encuentran:

Disminuir la rotación del personal.
Evitar accidentes laborales.
Reducir costos por procesos y re trabajos.
Disminuir la necesidad de supervisión.
Fomentar la creatividad e innovación.
Contar con personal multifuncional.
Lograr que el personal se sienta identificado con la empresa.
Mejorar los estándares de reclutamiento y selección de personal.
Incrementar la rentabilidad.

Señales que indican la necesidad de implementar programas de capacitación

Resultados pobres en las evaluaciones de desempeño del personal.
Altos niveles de rotación de personal o baja permanencia de los trabajadores en la empresa.
Poca experiencia y conocimientos limitados en los miembros de la empresa.
Implementación de nuevos métodos de trabajo, equipos y maquinaria.
Nuevos reglamentos o procedimientos que requieran entrenamiento.
Alta exigencia de experiencia por parte del cliente.

La capacitación soluciona problemas presentes y, además, tiene repercusiones en el futuro de la empresa. Los empleados adquieren mayor conocimiento y experiencia, esto permite incorporar nuevos procesos, hacer un trabajo más eficiente, adoptar tecnologías y atender mejor a los clientes.

Para llevar a cabo con mayor eficiencia este trabajo se requiere tener un excelente control de asistencia de los trabajadores a las capacitaciones.

En este sentido es pertinente apoyarse en herramientas digitales, que permitan hacer más ágil el proceso de registro de asistencia de personal, para tranquilidad de los capacitadores y la empresa.

En este sentido, la herramienta que más se adapta a estas necesidades es el software de control de asistencia y RR. HH. de Sesame HR. Te invitamos a probarla gratis.

Consejos para implementar un registro de asistencia efectivo en capacitaciones

Seleccionar el método adecuado: elegir el método que mejor se adapte al tamaño de la empresa, el presupuesto y las características de las capacitaciones.
Informar a los empleados: antes de la capacitación, comunicar a los empleados sobre el método de registro que se utilizará y cómo deben realizar el proceso de registro.
Definir responsables: asignar a una persona encargada de supervisar el registro de asistencia y de asegurar que todos los participantes sigan el procedimiento.
Generar reportes periódicos: analizar los registros de asistencia y generar reportes que permitan evaluar la participación y el compromiso de los empleados.
Cumplir con las normativas de protección de datos: en Colombia, es importante cumplir con la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, especialmente si se utilizan métodos que recopilen datos biométricos o geolocalización.

Beneficios de llevar un registro de asistencia en capacitaciones

Implementar un registro de asistencia en capacitaciones ofrece múltiples beneficios, entre ellos:

Mejora la responsabilidad: los empleados se sienten más responsables y comprometidos al saber que su participación está siendo registrada y evaluada.
Facilita el cumplimiento de objetivos de capacitación: Permite a los líderes y responsables de recursos humanos evaluar el alcance de las capacitaciones y si cumplen con los objetivos propuestos.
Soporte para auditorías: en sectores donde la capacitación es obligatoria, contar con un registro permite a la empresa demostrar que ha cumplido con sus obligaciones en caso de auditorías o inspecciones.
Evaluación de retorno de inversión: llevar un registro permite a la empresa analizar la efectividad de sus programas de capacitación y ajustar su presupuesto de formación de manera informada.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

¿Se puede llevar un registro de asistencia de personal en las capacitaciones?