Registro horario laboral: Paso a paso para realizarlo

24 de octubre, 2024

Sin duda, el registro horario laboral es vital para llevar una gestión efectiva del capital humano de una empresa. Dado que este permite identificar patrones de productividad y asignar tareas al equipo de forma más equilibrada.

Por ende, un control de horas de trabajo correcto asegura que los empleados reciban una compensación justa. Esto si considera su tiempo laboral y el esfuerzo que realizan para el cumplimiento de sus funciones.

A continuación, te explicaremos cómo efectuar un registro del tiempo de trabajo de forma práctica y eficaz ¡Entonces, comencemos!

Aspectos esenciales de un registro de horario

Al momento de realizar el registro horario laboral es importante tomar en cuenta los siguientes 4 aspectos básicos:

Identificación del trabajador: en este caso se consideran los datos personales y laborales claves del empleado. Por ejemplo, nombre completo, número de cédula y cargo que desempeña en la empresa.
Horas de entrada y salida: se trata del registro exacto del momento de ingreso y de salida de los trabajadores. Este se lleva a cabo cada día laboral con la finalidad de hacer un monitoreo continuo.
Tiempo de descanso: es necesario especificar los lapsos libres o pausas de los empleados. Porque esto ayuda a cumplir con criterios legales definidos y distribuir las tareas de forma efectiva.
Ausencias, permisos: en aquellos casos donde el trabajador no cumpla con su horario laboral se deben colocar las razones en el registro. Pues, esto permitirá realizar una distribución oportuna del personal.

5 pasos para realizar un registro de horario laboral

Para efectuar un registro de horario laboral práctico y efectivo, debes seguir estos 5 pasos:

Paso 1: elegir las herramientas que se ajusta a la empresa

El primer paso es seleccionar el tipo de las herramientas para llevar a cabo el registro de los horarios. Las cuales pueden ser manuales o digitales y sus características se deben ajustar a las necesidades de la empresa.

Por ejemplo, Sesame HR te ofrece un control de asistencia automatizado para llevar el registro de ingresos y salidas de los empleados.

Además, este software de gestión del talento humano otorga diversos registros de asistencia para adaptarse a cualquier entorno laboral. Los cuales pueden ser vía web, por aplicación, WhatsApp o con tarjeta.

Paso 2: definir políticas claras para el control de horarios

Es necesario establecer políticas claras y específicas vinculadas con el registro de horarios para los empleados. Así como también considerar los criterios legales de la jornada de trabajo en Colombia.

Según la Ley 2101 de 2021 la duración máxima de la jornada de trabajo es de 42 horas semanales. Las cuales deben ser distribuidas de común acuerdo entre las partes en 5 o 6 días, esto para garantizar un día de descanso.

Por otro lado, la aplicación de la reducción de la jornada laboral se planteó de forma gradual. En vista de ello, a partir del 15 de julio de 2024 la jornada pasó de 47 horas a 46 horas semanales.

Paso 3: capacitar al personal sobre el registro horario laboral

Para un control efectivo de horarios, es clave que todos los trabajadores sepan cómo marcar su entrada y salida. En este caso, qué medios van a utilizar y cuáles son las políticas de la jornada laboral.

De hecho, Sesame HR para un registro fácil y oportuno brinda la oportunidad de usar distintos dispositivos inteligentes. Es decir, que, desde un teléfono móvil o una tableta, el trabajador podrá marcar su asistencia.

Paso 4: monitorear el registro horario laboral

Para el control adecuado de las horas de trabajo se debe realizar un monitoreo continuo de los horarios. Esto va a permitir identificar patrones y establecer medidas de acciones de manera oportuna.

Con un software de gestión del tiempo, tendrás la opción de llevar un seguimiento de la asistencia práctico. Donde también recibirás alertas para gestionar de forma adecuada los cambios.

Todo esto de forma centralizada y personalizada para llevar un control de horarios óptimo y fácil de aplicar.

Paso 5: analizar los datos clave

Un registro horario laboral adecuado permite evaluar el rendimiento del equipo y su carga de trabajo. Lo cual también favorece una distribución efectiva del personal y la planificación apropiada de las tareas operativas.

Por ello, sistemas de gestión digitales como Sesame HR promueven el control y el análisis preciso del tiempo laboral. Esto por medio de la generación automática de informes de asistencia.

La tecnología ofrece datos claves que facilitan la toma de decisiones estratégicas vinculadas con el personal.

Métodos comunes para el registro de horarios

Existen diversas maneras de realizar un registro de horarios de trabajo. Sin embargo, los más utilizados por las empresas colombianas son los siguientes:

Control manual: se trata de las planillas físicas que usan los trabajadores para registrar el ingreso y salida. Este método es muy común en pequeñas empresas, pero trae consigo inconvenientes o errores al momento de tomar la asistencia.
Relojes de marcación: son dispositivos donde los empleados registran su llegada y salida a través de una tarjeta o huella dactilar.
Sistemas de asistencia digital: este método favorece un registro automático y en tiempo real desde cualquier sitio. Lo cual impulsa un control de horarios práctico y eficaz en todo momento.

Ventajas de un registro de horario laboral

Un registro horario laboral con Sesame HR ofrece múltiples ventajas. Ahora te mostraremos las más relevantes ¡Toma nota!

Registro de asistencia automatizado desde cualquier dispositivo inteligente.
Uso de la geolocalización para saber dónde se encuentran los empleados durante la jornada laboral.
Control y monitoreo continuo de las horas extras.
Métricas de la cantidad total de horas de trabajo y ausencias.
Informes de asistencia con datos clave para la gestión de recursos.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Cómo realizar un registro de horario laboral en la empresa