12 de noviembre, 2024

Hoy en día existen muchas formas de controlar, identificar y autenticar a los empleados al momento de marcar en el puesto de trabajo. Uno de los métodos más confiables y eficaces para el registro de asistencia es el reloj biométrico.

Estos dispositivos proporcionan a la empresa información necesaria sobre la asistencia y horarios de los empleados. Así, se optimizan los procesos de identificación y autenticación.

Actualmente los sistemas de registro de asistencia deben adecuarse tanto al control físico como a los más innovadores, por ejemplo, el teletrabajo.

En este caso el reloj biométrico no será suficiente para ejercer el control de asistencia.

En este contexto, los relojes biométricos y otros sistemas de registro de asistencia se han convertido en herramientas clave para monitorear la entrada, salida y horas extras de los trabajadores, permitiendo a las empresas mantener un control preciso de los horarios y mejorar su productividad.

¿Por qué es importante el registro de asistencia?

El mantener control y llevar un registro de asistencia del personal en una empresa es muy importante para conocer cuánto y cómo trabaja el equipo. Con los nuevos métodos de trabajo, se hace difícil llevar el registro solo con el uso del reloj biométrico.

Es necesario utilizar un software más versátil para no perder supervisión y organización. Del mismo modo, existen algunos programas que integran estas funciones para darle versatilidad a sus funciones.

El registro de asistencia permite a las empresas:

Cumplir con la Normativa laboral: en Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo exige que las empresas respeten la jornada laboral de sus empleados, incluyendo descansos, pausas y horas extras. Llevar un registro de asistencia adecuado permite cumplir con estos requisitos y evitar posibles sanciones.
Optimizar la productividad: un control efectivo de los horarios asegura que el tiempo de trabajo se aproveche de manera productiva y permite a las empresas ajustar recursos en función de los picos de actividad.
Calcular con precisión la nómina: el registro de asistencia facilita el cálculo de los salarios, horas extras y bonificaciones de los empleados, garantizando transparencia en los pagos.
Reducir el ausentismo y la impuntualidad: los sistemas de registro de asistencia fomentan el cumplimiento de los horarios y contribuyen a reducir el ausentismo.

El software de control de asistencia de Sesame HR cuenta con lo siguiente:

Fácil instalación del software. Para realizar la instalación del software de reloj de registro digital solo se necesita conexión a internet.
Registro de asistencia web. Gestiona el control de asistencia desde la computadora, recibe notificaciones y accede a todas las funciones del sistema.
Se puede revisar desde la aplicación móvil. Aprueba solicitudes, realiza modificaciones y consulta las marcaciones o registros de los empleados.
Tablet para revisión. Establece un punto de marcación o registro fijo con una tableta con varias funciones.
Integración con sistemas biométricos. Como la huella dactilar, código QR u otros sistemas biométricos.

Con Sesame HR se puede realizar el registro de asistencia, marcación, ausencias, vacaciones, teletrabajo, entre otras funciones que permiten simplificar la gestión de Recursos Humanos.

El reloj biométrico permite recabar la información personalizada de cada trabajador por medio de un lector digital. La tecnología más conocida de sistemas biométricos que se conoce se utiliza a través de las huellas dactilares.

El reloj reconoce las características físicas e irrepetibles de las huellas de cada persona y las compara con los datos que tiene en su memoria.

Otras tecnologías biométricas son reconocimiento de cara, reconocimiento de iris, geometría de la mano, firma o reconocimiento de voz. De todas estas el reloj biométrico es el más utilizado.

Sistemas de tarjetas de proximidad o RFID

El sistema de tarjetas de proximidad o RFID (Radio Frequency Identification) permite a los empleados registrar su asistencia al pasar una tarjeta o credencial con un chip RFID por un lector. Este método es seguro y rápido, y se utiliza comúnmente en empresas que prefieren evitar la recolección de datos biométricos.

Características del sistema de tarjetas RFID

Identificación mediante tarjeta: cada empleado recibe una tarjeta única que puede registrar al acercarla al lector.
Fácil integración con sistemas de recursos humanos: puede conectarse a sistemas de nómina y asistencia.
Registro en tiempo real: los datos se registran automáticamente, permitiendo acceso a informes detallados.

Ventajas del sistema de tarjetas RFID

Fácil implementación: es un sistema sencillo y fácil de usar.
No requiere datos biométricos: para empresas que no desean recolectar datos biométricos, las tarjetas RFID son una alternativa eficaz.
Costos moderados: la inversión es menor que en los sistemas biométricos y puede ser muy efectivo.

Desventajas del sistema de tarjetas RFID

Riesgo de pérdida o daño de tarjetas: las tarjetas pueden extraviarse o dañarse, lo que requiere reemplazos.
Fraude potencial: existe la posibilidad de que un empleado pase la tarjeta de otro si no se controla correctamente.

Ventajas de implementar el sistema de registro de asistencia

Dentro de las múltiples ventajas que ofrece el uso de un sistema de registro de asistencia están los siguientes:

Ahorro de tiempo y dinero. Con la automatización del trabajo administrativo, se optimiza el tiempo de todo el equipo de recursos humanos. Y se reducen costos operativos.
Mejora la toma de decisiones. Al conocer cómo emplean su tiempo los empleados pueden tomar decisiones más inteligentes y más rápidas.
Favorece la flexibilidad horaria. Al no tener que ir a la empresa a marcar físicamente, favorece un trabajo más flexible y la autogestión del tiempo.
Equilibra la carga de trabajo. Asignando tareas en base al tiempo disponible, se favorece un excelente clima laboral entre los empleados y se genera igualdad.
Fomenta la transparencia. Al establecerse de forma clara el horario de trabajo y las horas que realiza cada empleado, se fomenta la transparencia. Esto mejora de forma notable la relación entre los compañeros de trabajo.

Un buen software de registro de asistencia debe ser adaptable, escalable, permitir exportación de datos, garantizar protección de los datos, estar en la nube, etc.

Con el programa que presenta Sesame HR se cubren todas estas necesidades, agilizando el trabajo de los representantes de recursos humanos.

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★★★★☆

Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.