6 de diciembre, 2024

No importa si la empresa es grande o pequeña, un buen sistema de control de asistencia puede marcar la diferencia en la gestión del talento. Pues, esta herramienta permite registrar de forma clara el ingreso y salida de los empleados.

Lo cual, en este caso, favorece el cumplimiento del horario laboral y también evita las confusiones o malentendidos. Esto cuando se habla del total de horas de trabajo realizadas por cada miembro del equipo.

Por esta razón, te explicaremos cómo implementar un sistema de monitoreo de asistencia ¡Comenzamos!

¿Qué es un sistema de gestión de asistencia?

Es una herramienta tecnológica que permite registrar y monitorear las entradas y salidas de los empleados. Además, su objetivo principal es automatizar y mejorar el proceso de control de tiempo laboral.

Por lo tanto, un sistema de control de asistencia favorece la administración efectiva de la jornada laboral. Donde se consideran aspectos claves como:

Entradas y salidas.
Horarios.
Ausencias.
Turnos.
Puntualidad.

Con el uso de este tipo de sistemas es posible dejar atrás los métodos manuales de registro de asistencia. Los cuales pueden generar errores y confusiones al momento de evaluar la jornada de trabajo de cada empleado.

Funciones de un sistema monitoreo de asistencia

¡Pilas con este dato! Un sistema de control de asistencia efectivo presenta las siguientes 5 funciones:

1. Registro automático: los trabajadores pueden registrar sus ingresos y salidas de forma práctica. Estoy por medio de tarjetas magnéticas, reconocimiento facial, huella dactilar, aplicaciones, entre otras opciones.

2. Monitoreo en tiempo real: para los encargados de RRHH y supervisores de área, este sistema les permite verificar la asistencia. Es decir, que podrán saber con exactitud si un colaborador está cumpliendo con su horario laboral.

3. Gestión de horarios y tiempo de trabajo: promueve el control de la jornada laboral y turnos de trabajo designados. Donde se toman en cuenta las políticas de la empresa y sus necesidades.

4. Estimación de horas totales de trabajo: favorece el cálculo automático del tiempo laboral total de cada miembro del equipo. Lo cual también permite conocer el número de ausencias y permisos que tiene un empleado.

5. Integración: un buen sistema comprende otras funciones para gestionar el tiempo de forma completa. Por ejemplo: monitoreo de vacaciones, turnos, tareas y horas extras.

Pasos para implementar un sistema de control de asistencia

A la hora de implementar un sistema de gestión de asistencia hay que tomar en cuenta estos 5 pasos:

Paso 1: estudiar las necesidades de la empresa

Antes de seleccionar un sistema para controlar la asistencia del personal es muy importante saber que requerimientos tiene la empresa. Por ejemplo, qué cantidad de empleados se van a gestionar o cuáles aspectos se buscan monitorear de manera ágil.

De hecho, este análisis va a permitir que el sistema se ajuste de forma práctica a la dinámica de la organización. Lo cual favorece una gestión del tiempo laboral eficaz.

Paso 2: seleccionar el sistema adecuado

Con el análisis de las necesidades de la empresa, es momento de elegir el sistema que mejor se adapte a ellos. Es decir, que presente un conjunto de funciones para favorecer un control adecuado de la asistencia.

Un sistema práctico y efectivo para la gestión de la asistencia muestra estos 3 criterios:

Interfaz intuitiva.
Funciones dinámicas.
Diferentes opciones de registro.

Paso 3: establecer un plan de ejecución

El desarrollo de un plan de implantación ayuda a promover una transición fluida y organizada. La cual permita programar las etapas claves de la integración del sistema y la comunicación a los empleados.

Además de ello, se establecen responsables de cada etapa y fechas límites de acción. Considerado en este caso la instalación, las pruebas y la capacitación de los usuarios.

Paso 4: capacitación para utilizar el sistema de control de asistencia

Para que un sistema sea efectivo en una empresa es necesario saber cómo usarlo. Por ello, se debe considerar un proceso de capacitación que les permita a todos los empleados conocer el funcionamiento de la herramienta.

El programa de formación debe tomar en cuenta los siguientes 3 aspectos:

Roles y responsabilidades.
Registro.
Políticas de uso.

Paso 5: revisar y ajustar

Una vez instalado el sistema hay que revisar de manera continua su funcionamiento y adaptación al entorno laboral. Para ello, es buena opción solicitar el feedback de los trabajadores, considerando:

Facilidad de uso.
Precisión en los registros.
Utilidad de los reportes generados.
Soporte para la toma de decisiones.

Ventajas de contar con un sistema de control de asistencia

El control de asistencia va más allá de registrar los ingresos y salidas del personal, se trata de un elemento que favorece la productividad.

Por eso, un sistema que permita automatizar este proceso trae las siguientes ventajas:

Registro automático y preciso de la entrada y salida de los empleados.
Cálculo del total de horas de trabajo por cada colaborador.
Monitoreo en tiempo real de la presencia y ausencias.
Centralización de los registros de asistencia de los trabajadores.
Impulso del cumplimiento normativo y de las políticas de la empresa.
Gestión de tareas repetitivas vinculadas con la administración del tiempo.
Generación de reportes con datos claves de la asistencia del personal.
Adaptabilidad a las diversas necesidades de una empresa.
Incremento de la seguridad en el proceso de gestión del tiempo laboral.

¿Fue de gran ayuda esta información? Esperamos que sí. Para conocer más prácticas, consejos y soluciones vinculadas con la gestión efectiva del talento humano, pide una demo gratuita aquí.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

Cómo se implementa un sistema de control de asistencia en las empresas