12 de noviembre, 2024

En este artículo te vamos a contar todo lo relacionado con los tipos de control de asistencia laboral. Estos programas nos permite tener información de los ingresos y salidas de los trabajadores de manera diaria.

Además, contar con el registro de asistencia trae consigo una serie de beneficios. Como lo es el registro de las horas extras, generar una cultura organizacional de puntualidad y tener información de las ausencias.

Lo anterior, nos ayudará a generar acciones que fomenten la cultura organizacional o planes de acciones para los casos de ausentismo y retraso en la empresa.

¿Qué es el control de asistencia?

El control de asistencia laboral es un proceso mediante el cual las empresas registran y supervisan la presencia y la puntualidad de sus empleados en el lugar de trabajo.

Este control es esencial para asegurarse de que los empleados cumplan con sus horarios de trabajo y para mantener un registro preciso de las horas trabajadas.

El objetivo principal del registro de asistencia es garantizar la transparencia y la conformidad con las políticas y reglamentos laborales, así como gestionar de manera eficiente la asistencia de los empleados.

La implementación del registro de asistencia laboral puede variar según la industria, el tamaño de la empresa y las preferencias organizacionales.

Además de asegurar el cumplimiento de horarios, el control de presencia también tiene otros beneficios como:

Mejora de la planificación de recursos.
Elaboración de nóminas precisas.
Identificación de patrones de asistencia que puedan requerir atención.

Es importante llevar a cabo el control de asistencia de manera justa y transparente, respetando la privacidad de los empleados y cumpliendo con las regulaciones laborales aplicables en cada jurisdicción.

Importancia del control de asistencia

El control de asistencia tiene varios propósitos importantes para empleadores y empleados:

Cumplimiento de normativas laborales: ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones del CST sobre jornada laboral, descansos y horas extras.
Transparencia en el pago de salarios: permite calcular con precisión el tiempo trabajado y asegura una remuneración justa.
Mejora de la productividad: ayuda a monitorear el cumplimiento de los horarios y promueve la disciplina entre los empleados.
Prevención de disputas laborales: proporciona registros que pueden servir como evidencia en caso de conflictos laborales.
Facilita la gestión de recursos humanos: simplifica la administración de horarios, turnos, descansos y vacaciones.

¿Cuáles son los tipos de control de asistencia?

En la actualidad, el Código Sustantivo de Trabajo refiere que todo empleador que cuente con más de 5 trabajadores a su cargo debe tener un sistema de registro de ingreso y salida. el empleado y empleador deberán tener claridad de los horarios estipulados.

A partir de lo anterior, se generan varios métodos de registro de asistencia:

Libro o registro de asistencia

Es uno de los métodos más tradicionales, se basa en un libro o cuaderno de asistencia, donde el colaborador deberá ingresar datos personales como su nombre completo, número de identificación, hora de ingreso y salida y su firma.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que este tipo de control de asistencia puede presentar irregularidades. Pues los trabajadores pueden colocar horas incorrectas, los compañeros pueden firmar a nombre de otros, registrar horas extra inexistentes, etc.

Registro electrónico con tarjeta de cinta magnética

El registro de asistencia de tipo magnético es un método que permite almacenar información del trabajador referente a sus ingresos y salidas de la organización.

Además, este tipo de registro proporciona a los jefes inmediatos datos o al área de Recursos Humanos sobre los movimientos de los colaboradores en tiempo real, reduciendo la falencia en los registros.

Sistema de control de asistencia biométrico o dactilar

En la actualidad, este es uno de los tipos de control de presencia más utilizados, pues almacena información del trabajador con el fin de autorizar la entrada y salida de los empleados y llevar un control de las horas laboradas.

Este tipo de registro de asistencia se da a partir de un dispositivo que permite leer la huella y un software que registra y almacena la información y controla el acceso de las personas a la organización.

¿Qué debe contener el registro de control de asistencia?

El registro de asistencia laboral debe contener información precisa y detallada sobre las entradas y salidas de los empleados en el lugar de trabajo, para la gestión del área de Recursos Humanos.

La información registrada en estos informes es esencial para garantizar la transparencia en relación con la asistencia y la puntualidad de los empleados, así como para cumplir con las regulaciones laborales y elaborar nóminas precisas.

Aspectos legales del control de asistencia

El Código Sustantivo del Trabajo en Colombia permite a los empleadores implementar controles de asistencia para supervisar la jornada laboral de sus empleados. Sin embargo, es importante cumplir con ciertas condiciones legales:

Transparencia y consentimiento: la empresa debe informar a los empleados sobre el sistema de control de asistencia que se va a implementar y las razones para su uso.
Privacidad y protección de datos: cualquier sistema que recoja datos personales (como sistemas biométricos o de geolocalización) debe cumplir con la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. La empresa debe proteger la privacidad del trabajador y no utilizar los datos con otros fines.
Registro de horas extras y descansos: el sistema de control de asistencia también debe registrar las horas extras y descansos para asegurar el cumplimiento de la normativa sobre jornada laboral.
Disponibilidad de registros: la empresa debe mantener los registros de asistencia y ponerlos a disposición de las autoridades en caso de auditorías o revisiones.
No discriminación: el sistema debe aplicarse de forma justa y equitativa para todos los empleados.

Elementos que deben incluirse en un registro de asistencia

Nombre del empleado: debe indicarse claramente el nombre completo o el identificador único del empleado que está registrando su asistencia.
Fecha: en la que se registra la asistencia del empleado.
Hora de entrada: hora exacta en la que el empleado comienza su jornada laboral.
Hora de salida: hora exacta en la que el empleado termina su jornada laboral.
Horas trabajadas: calculadas a partir de las horas de entrada y salida, deben reflejar el tiempo real que el empleado pasó en el lugar de trabajo.
Tiempo de descanso: si es aplicable, se deben registrar los períodos de descanso o pausa durante la jornada laboral.
Firma o aprobación: si se trata de registros manuales, es posible que se requiera la firma del empleado o la aprobación de un supervisor.
Observaciones: espacio para incluir cualquier comentario adicional relevante, como horas extras, cambios en los horarios o cualquier otra información pertinente.
Cumplimiento legal: dependiendo de las regulaciones laborales de cada país o jurisdicción, es posible que se requiera incluir información adicional, como días de descanso obligatorio, horas máximas de trabajo, etc.
Sistema de registro: si se utilizan sistemas electrónicos o de software para el registro de asistencia, también se debe indicar el tipo de sistema y el método utilizado para el registro (por ejemplo, tarjeta de proximidad, huella digital, aplicación móvil, etc.).

Es importante que el registro de asistencia sea preciso, claro y esté actualizado de manera regular. Esto no solo ayuda en la gestión de los horarios y la nómina, sino que también puede ser útil en caso de disputas o consultas relacionadas con la asistencia laboral.

Cada empresa puede adaptar el formato del registro de acuerdo a sus necesidades y a las regulaciones laborales aplicables en su ubicación.

Sesame HR como uno de los tipos de control de asistencia

Teniendo en cuenta que estamos en plena era digital, las empresas comienzan a ver la necesidad de digitalizar todos sus procesos, incluyendo los de Recursos Humanos. Es por eso que llega Sesame HR.

Una plataforma que ofrece diferentes soluciones digitales como por ejemplo:

Gestión de tareas.
Evaluación de desempeño.
Gestor de turnos.
Base de datos de empleados
Control de asistencia.

El control de asistencia laboral que ofrece Sesame HR, busca la digitalización del registro de asistencia de los colaboradores. Registra la entrada a la vez que permite reducir el absentismo laboral.

Beneficios del control de asistencia y sus tipos

Como mencionamos anteriormente, el realizar un registro de asistencia del personal, trae una seria de ventajas para el empleador y el colaborador. Veamos algunos de los beneficios que ofrece nuestra plataforma:

Disminuye el ausentismo laboral o el retraso en la hora de ingreso: esto permite que todos los trabajadores tengan claridad de su horario de entrada y salida, a la vez que la empresa puede generar estrategias de mejora en el ingreso de los colaboradores.
Facilita la medición de datos: posibilita el acceso directo a la información y elimina los errores en la manipulación de los datos.
Control de horas extras: permite tener claridad de las horas adicionales que labora el trabajador, llevándonos a poder realizar su respectivo pago.
Facilidad de ingreso: tener un registro de asistencia estratégico, hace que el proceso de ingreso sea más ágil para los trabajadores y no se convierta en una actividad tediosa. Si se presentan cambios durante la jornada laboral, el colaborador no debe diligenciar todo de forma manual.

Cómo elegir el mejor sistema de control de asistencia

Para seleccionar el sistema de control de asistencia adecuado, las empresas en Colombia deben considerar varios factores:

Tamaño de la empresa: para pequeñas empresas, los sistemas manuales pueden ser suficientes. Para empresas grandes, los sistemas biométricos o basados en software suelen ser más eficientes.
Tipo de trabajo: los empleados en trabajos remotos o en campo pueden beneficiarse de sistemas basados en GPS o aplicaciones móviles.
Presupuesto: los sistemas manuales son más económicos

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Valoración promedio:

5 estrellas (73 votos)

★★★★★

Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

Tipos de control de asistencia permitidos por el CST