12 de noviembre, 2024

El control de horarios en una empresa sirve para gestionar automáticamente las horas de entrada y salida de los empleados.

Se controlan el tiempo laborado, horas extras, entradas tarde, vacaciones, festivos y remuneraciones. Existen variadas herramientas con las que una empresa puede realizar el control de horarios.

Lo que se quiere es saber cuántas horas trabaja cada empleado y guardar la información en un registro. La jornada se registra día a día y se suma el total mensualmente.

Este control es llevado en las empresas por el departamento de recursos humanos, que se encargan de garantizar el control de asistencia.

El control de horarios es esencial para gestionar de forma eficaz la jornada laboral de los empleados, asegurar el cumplimiento de las normativas legales y optimizar la productividad en las empresas.

Importancia del control de horarios

El control de horarios no solo permite que las empresas puedan registrar las horas trabajadas, sino que también facilita el cálculo de horas extras, descansos y días festivos. Además, ayuda a las empresas a:

Cumplir con la normativa laboral: el Código Sustantivo del Trabajo establece ciertos lineamientos para las jornadas laborales, descansos y tiempo de trabajo. El control de horarios ayuda a cumplir con estas regulaciones.
Optimizar la productividad: controlar los horarios permite detectar patrones, ajustar turnos y mejorar la eficiencia del equipo.
Evitar disputas laborales: tener un registro preciso de las horas trabajadas es útil en caso de disputas sobre pagos de horas extras o cumplimiento de horarios.
Gestionar horarios flexibles y trabajo remoto: con el auge del trabajo remoto en Colombia, las herramientas de control de horarios se han vuelto esenciales para monitorear la jornada de los empleados a distancia.

¿Cuáles son las herramientas que pueden ayudar a llevar el control de horarios?

Las herramientas usadas para control de horarios son importantes no solo para cumplir con lo que establece la ley, sino que también contribuyen a conocer el desempeño del equipo. Dichos software de recursos humanos registran las horas que pasa un trabajador en su puesto. Lo hace registrando la entrada y la salida con un dispositivo.

Así se informa acerca de la puntualidad, el rendimiento y cualquier incidencia ocurrida. También ayuda a mejorar el control de las horas extras. Algunas de estas herramientas son las siguientes.

Hojas de Excel y físicas. Son las plantillas en las que el trabajador apunta su hora de entrada y salida en la casilla correspondiente. Inicialmente se utilizaban hojas impresas colocadas en la entrada. Luego, programas como Excel sustituyeron al formato físico.
Máquinas de fichaje. En ellas se introducía una ficha para registrar la entrada y salida del personal. Al aparecer opciones más eficientes y de menor costo han caído en desuso Además, no se adaptan a las necesidades de los entornos de trabajo actuales.
Control con tarjetas. Aunque no es compatible con el teletrabajo, se siguen utilizando en la actualidad. Una de las formas de garantizar este control es con las tarjetas de banda magnética. De igual forma va quedando en desuso a medida que avanza el mercado laboral.
Aplicaciones de teléfono móvil. Se ejecutan a través del teléfono del empleado, quien puede realizar el registro en cualquier lugar. Cuentan con capacidades como la geolocalización para ubicar al trabajador. De este modo, se conoce si realmente está en su puesto o no.
Software de control de asistencia. Es la solución más completa actualmente. Se adapta a las necesidades de cualquier empresa. Se puede controlar desde cualquier dispositivo como Tablet, web o teléfono móvil. Es posible conectarlo a instrumentos de reconocimiento biométrico.

Estas herramientas de control de horarios representan múltiples opciones para llevar a cabo esta tarea.

¿Qué dice la ley colombiana?

Según el código sustantivo del trabajo, los empleadores que tienen bajo su supervisión cinco o más trabajadores están obligados a llevar un control de horarios. Debe ser un registro firmado por ambas partes y debe contener al menos lo siguiente:

Especificación del trabajo y el sitio donde se va a realizar.
Cuantía y forma en la que se va a remunerar.
La duración del contrato.

Si durante el tiempo de vigencia del contrato se modifican algunas de las especificaciones, éstas deben hacerse en un registro separado. Dicho registro debe hacer referencia a las especificaciones anteriores. Si el trabajador lo requiere, se le debe entregar copia de todos los registros.

Actualmente, se expidió la ley 2191 de 2022 en la cual se regula la desconexión laboral. Este es el derecho de los trabajadores a no ser contactados, por ninguna vía y por asuntos laborales, fuera de su jornada laboral . Esto incluye vacaciones y descansos.

La ley aplica a los trabajadores públicos y privados exceptuando a los que desempeñan cargos de dirección, confianza y manejo. Las empresas deben llevar un registro de control de horarios y mantenerlo bajo el conocimiento de sus empleados para controlar el pago de sus horas.

Cómo elegir la herramienta de control de horarios adecuada para tu Empresa

Para seleccionar la herramienta adecuada de control de horarios, las empresas colombianas deben considerar varios factores:

Tamaño y necesidades de la empresa: para empresas pequeñas, un sistema de control manual o con tarjetas puede ser suficiente. En empresas grandes o con alta rotación de personal, un software integrado o dispositivos biométricos pueden ser más efectivos.
Tipo de trabajo: empresas con personal en campo o remoto pueden optar por herramientas basadas en aplicaciones móviles o geolocalización. Para empresas con trabajo en oficina, los relojes biométricos o sistemas de tarjetas RFID pueden ser más prácticos.
Presupuesto: los costos pueden variar significativamente entre diferentes herramientas. Es importante considerar el presupuesto disponible para elegir una opción que brinde los beneficios necesarios sin exceder las finanzas de la empresa.
Cumplimiento legal y de privacidad: asegurarse de que la herramienta cumpla con las leyes colombianas de protección de datos y normativas laborales.
Facilidad de uso: la herramienta debe ser sencilla y accesible para los empleados. Herramientas complejas pueden generar confusión y errores en el registro de horarios.

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★★★★☆

Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

5 tipos de herramientas para el control de horarios en las empresas

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