22 de octubre, 2022

El registro de control de asistencia, o bien conocido como control de entrada y salida de personal, es clave. Permite a los líderes llevar una relación del horario en el que ingresa y sale un empleado de la organización. O cuando finaliza su jornada de trabajo.

Para llevar a cabo el control de entrada y salida de personal, hace unos años las empresas realizaban un registro cuyo mecanismo era que el colaborador ingresara, de forma manual, sus datos personales. Horarios iniciales y finales.

Con el tiempo, y al ver que se cometían fraude en los procesos, comenzaron a cambiar la manera de llevar registros manuales, a marcar o timbrar con tarjetas. Llegando con el tiempo a optimizar y digitalizar los procesos del registro de asistencia.

Con la llegada de la era digital, diversas organizaciones comenzaron a implementar sistemas con tarjetas digitales o medios que permitieran llevar registros más precisos y confiables.

¿Para qué sirve un control de entrada y salida de personal?

Por ende, el principal objetivo del control de entrada y salida de personal es poder conocer las incidencias que se dan en la asistencia de los colaboradores, y registrar esta información. Luego, esta podrá ser utilizada para tener información de horas extra, vacaciones y de este modo, generar la nómina.

En Colombia, la legislación laboral manifiesta que todas las empresas deben llevar un sistema diario de la jornada de cada empleado. En el cual se debe evidenciar el control de entrada y salida de personal.

El decreto refiere que así la compañía fomente los horarios flexibles, deberá realizarse el registro con entradas y salidas sin excepción.

Es importante aclarar que, a pesar de que la legislación exige llevar un registro, las organizaciones no tendrán que publicar dicha información. A excepción de cuando se dé una solicitud de los mismos trabajadores o de entes de control.

Funciones de los registros de control de personal

De acuerdo con lo anterior, el registro de control de entrada y salida permite identificar las siguientes incidencias:

Los retrasos. Entendido como el incumplimiento del horario laboral por parte del personal, lo cual se evidencia en los registros de entrada.
Ausencias. Esta incidencia se da cuando el trabajador no asiste a su trabajo y, por tanto, no hay realización de las tareas asignadas. Las ausencias pueden ser:
Previstas: licencias de maternidad o paternidad, citas médicas, vacaciones.
Imprevistas: faltas sin justificación, enfermedades, accidentes de trabajo.

Clases de sistemas de control de empleados

Con la nueva ola digital y los diferentes cambios a nivel mundial como, por ejemplo, la implementación del teletrabajo, se han usado distintos sistemas de control de entrada y salida de personal.

Sistemas clásicos de reloj de control

Tarjetas de banda magnética. La banda magnética registra la información de entrada y salida a través de un dispositivo, es uno de los métodos más antiguos.
Hojas de control de asistencia de entrada y salida. El colaborador debe ingresar de manera manual sus registros.
Tarjetas de proximidad. Estos tipos de tarjeta son menos comunes; utiliza una tecnología RFID y en su estructura cuenta con un circuito para la marcación de ingresos y salida.

Sistemas digitales

Sistema biométrico por huella dactilar. Este tipo de control de entrada y salida de personal funciona a través de la huella del dedo. Proporciona seguridad en la información del candidato y es un proceso automatizado que almacena la información a través de un software.
Sistema facial. Este método permite hacer registros a partir de las facciones de la persona. Sin embargo, requiere una ubicación estratégica respecto a la luz, para que la toma sea correcta.
Biométrico del iris. Este es uno de los sistemas más seguros, pero es usado para situaciones muy específicas. Por ejemplo, para el cuidado de bóvedas o espacios que requieran un cuidado exclusivo. Registra la entrada y salida de sujetos particulares.
Sistema biométrico de mano. Facilita el registro o acceso por el reconocimiento de la morfología de la mano del sujeto.
La geolocalización. Registra la ubicación de los empleados en un perímetro visible, a través del sistema de GPS.

A pesar de contar con todos estos tipo de controles de asistencias, la pandemia llevó a que las empresas se reinventaran, para llevar un registro preciso en modalidad de teletrabajo.

Por ello, se crearon diversos softwares que permiten que el trabajador, a un solo clic o toque en el celular, pueda registrar sus ingresos, pausas y salidas.

Beneficios del control de asistencia

Implementar un software de control de entrada y salida de personal digital, trae consigo una serie de beneficios. Tanto para los colaboradores como para los empleadores. Aquí, algunas de las ventajas:

Brinda mayor seguridad en el registro.
Facilita el monitoreo de las horas extra, de manera precisa.
Ayuda a calcular el pago para los colaboradores que trabajan por turno u horas.
En los casos en que se realice trabajo híbrido, contar con un sistema digitalizado posibilita el control de las personas que ingresan a la organización.

Sesame HR: tu software para control de entradas y salidas

Contar con un software de control de horario ayuda a que las marcaciones de los trabajadores sean reales. Así evitas fraudes por parte de ellos, y los directivos obtienen acceso a la información de manera inmediata.

Sesame HR ofrece un software de control de horario. Es perfecto para hacer control de entrada y la salida del personal.

Con este software, el proceso de marcación se da con un solo clic a través de una aplicación. En consecuencia, resulta muy fácil para los usuarios, además de poder realizar este registro en cualquier parte del mundo.

Pero hay más ventajas de usar Sesame HR. Aparte de contar ser una aplicación que facilita el registro del ingreso y salida de los colaboradores, también puede integrarse con otros sistemas de control, como los mencionados antes. Ejemplo:

El biométrico
El reconocimiento facial
Geolocalización.

Esto convierte al software en un plus. Pero, además, el software incluye más de 20 funcionalidades, que incluyen la gestión de vacaciones, gestión documental, evaluaciones, encuestas y mucho más. En resumen, un software de recursos humanos que te ahorra tiempo y dinero.

Te invitamos a pedir una demo gratuita de Sesame HR. Es la mejor forma de ver cómo puedes desarrollar el potencial de tu empresa y de tus equipos.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

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