Mejora la comunicación con los trabajadores a través del portal del empleado

18 de julio, 2022

Existen muchas maneras para mejorar la relación de tus empleados con la empresa y una de ellas es manejar un portal del empleado. Esta herramienta es u facilitador de los procesos organizacionales como plantillas, documentos y trámites. 

Estas prácticas de trabajo suelen ser visibles en medianas y grandes empresas. En especial, aquellas que cuentan con una buena base de datos de empleados.

No obstante, si las PYMES las toman en cuenta, fortalecerán vías de comunicación y digitalización. Esto hará óptima la organización, lo que implicará mayor crecimiento.

En este artículo vamos a definir bien qué es el portal del empleado y sus beneficios para las empresas y el personal.

¿Qué es un portal del empleado?

Para ser exactos, un portal del empleado es una herramienta que permite gestionar la documentación y los trámites internos de una organización.

Este portal es ideal para mejorar el trabajo del departamento de recursos humanos. Además, facilita la comunicación entre todos los eslabones que intervienen en los procesos de la compañía.

También, permite que de manera sencilla cada empleado acceda a su perfil personal y su información. Allí encontrará la nómina o documentos como su currículum, o evaluaciones de desempeño realizadas con anterioridad.

¿De qué le sirve a la empresa contar con el expediente de personal?

Antes de que un empleado ocupa su cargo, ya la empresa posee muchos documentos de vital importancia sobre él. Es por eso que llevar un expediente de personal evita la perdida de esa información y la organiza. Un expediente cuenta con los siguientes aspectos:

• Copia de los datos personales del empleado y su número de identificación.
• Datos de la persona a contactar en caso de emergencia.
• Su contrato laboral.
• Cartas que demuestran su afiliación al sistema pensional, de salud y de seguridad social.
• Por supuesto, la hoja de vida que adjuntó al buscar empleo y postularse a la vacante.
• Incapacidades y vacaciones.
• Exámenes médicos.

Estos son algunos de los muchos documentos que puede tener un expediente personal.

Para que la empresa deje de archivar de manera física esta documentación, puede acudir a un software de portal de empleados. Esto, sabiendo que en la actualidad los documento digitales tienen igual validez que los que se encuentran en formato físico.

Beneficios por los que las empresas deben incorporar un portal del empleado

El capital humano debe ser la prioridad de un empleador. En consecuencia, implementar una plataforma online, como un portal de empleado, les da protagonismo y voz a los colaboradores.

Además de esta poderosa razón por las cuales deberías elegir estos software, te mostraremos más ventajas de disponer de estos sistemas. 

Una de ellas es que posibilita la comunicación bidireccional. Esto mejora y facilita la comunicación entre patrón y colaborador. De forma adicional, permite organizar la información por cada trabajador, e incluso conocer las veces que accede a ella.

Los portales del empleado también posibilitan la asignación de tareas. Estos es gracias a que recopilan las funciones del mismo y los documentos que están ligados a sus responsabilidades.

Con tan solo unos pocos clics ya podrás estar en contacto con toda la información de manera ordenada. Además, estos aplicativos permiten que varias personas consulten el expediente. Por supuesto, si recursos humanos les ha dado acceso.

No obstante, lo más destacado de estos softwares de portal del empleado es que mejoran la comunicación interna.

Pero, aparte de usar herramientas a la vanguardia, hay más estrategias que te facilitarán el flujo de información entre tus equipos y tú.

¿Cómo mejora la comunicación entre empresa y empleado?

En una relación laboral pueden existir infinidad de problemas. Pero, de estos asuntos están relacionados con las formas y canales de comunicación que se usan.

Cuando se cae en problemas de este estilo surge el desconocimiento de los colaboradores de su organigrama. Además, se entorpece el flujo de la información y se daña el clima laboral. 

A continuación, te presentamos estrategias puntuales, pero efectivas, para mejorar la comunicación entre los miembros de la organización. 

Códigos de comunicación 

Cuando recursos humanos dispone códigos de comunicación a cada departamento, estos se integran mejor. Así, resuelven los problemas y superan los obstáculos que los pueden entorpecer.

Una buena manera de hacerlo es integrar tecnologías de la comunicación. Herramientas que logren crear canales definidos de interacción entre los miembros de un departamento. 

Capacitar a los profesionales de recursos humanos 

Las tecnologías cambian de forma rápida y son las mayores aliadas. Entonces, el departamento de recursos humanos debe capacitarse para conocer sus actualizaciones y ponerlas al uso de la buena comunicación.

Así, no habrá espacio a confusiones en el discurso. Además, se mantendrán las mismas metodologías para todos, siendo este un discurso claro. 

Hacer uso de herramientas

Una alternativa para mejorar la comunicación es aplicar encuestas o hacer entrevistas de clima laboral. Esto ayuda a conocer la cultura de la organización de tu empresa. También, puede desarrollar confianza en tus productos y en tu figura como empresario.

Crear otros espacios de interacción

Cuando los empleadores crean escenarios para que los empleados se reúnan, lejos o fuera del contexto laboral, se mejora la comunicación.

Esta es una buena táctica para que se puedan conocer los intereses personales de los compañeros. Al planificar celebraciones y eventos de formación de equipos, se aumenta el compromiso y la participación de los colaboradores.

Moderar las jerarquías

Sin duda, este es quizá uno de los puntos más relevantes para evitar los inconvenientes en las relaciones organizacionales.

La comunicación interna siempre se ve afectada cuando se nota una brecha enorme entre diferentes puestos. Para la empresa es vital tener objetivos claros y comunes. También, recordar que el funcionamiento de la misma depende en gran medida de la claridad y la cercanía que tengan los equipos de trabajo.

En conclusión, las empresas deben propender por crear ambientes de trabajo colaborativo. Estos promueven que se aprecie cada una de las diferencias que existe tanto entre personas como en departamentos.

La intención es buscar un continuo conocimiento de la opinión del otro, para alcanzar objetivos en común. Esto solo se consigue asegurando la confianza, la comunicación y el reconocimiento.

En consecuencia de manera casi instantánea tendrás un empleado que hablará muy bien de la empresa donde trabajaba. Incluso, hablará más de ti por ser un jefe líder. Seguro, pronto se mostrará el impacto positivo en tu compañía.

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Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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