24 de enero, 2022

Si estamos en una pequeña o mediana empresa podríamos considerar una tarea sencilla llevar un registro de todos los datos que se refieren al trabajador. Pero si se trata de una empresa con una plantilla más numerosa, el trabajo se hace más complicado, por eso hacemos uso del expediente personal.

Esta herramienta es de vital importancia para que los departamentos de recursos humanos lleven correctamente la gestión de sus empleados, por eso hay que detallarla.

Características del expediente personal o ficha de un trabajador

El expediente personal es un registro de todos los datos de interés de un trabajador. Se trata de algo que debe tomar muy en serio el departamento de Recursos Humanos. Es una herramienta de control interno que permite analizar la trayectoria del trabajador en el tiempo que labora en la empresa. Un expediente personal o ficha de un trabajador debe tener los siguientes datos:

Información personal. Se incluyen datos tanto de la persona como de su puesto.

Nombre y apellido.
Numero de identificación.
Fecha de nacimiento.
Domicilio.
Datos de contacto.
Número de la seguridad social.
Cargo en la empresa.
Área de trabajo.
Funciones y tareas.

Información técnica y académica. Son datos importantes para su proyecto de carrera y desarrollo en la empresa.

Estudios realizados, bien sea que estén en curso, finalizados o abandonados.
Otros cursos y talleres realizados, bien sea dentro o fuera de la empresa.
Áreas de conocimiento de interés.
Experiencias laborales previas.
Otras observaciones que se consideren convenientes.

Contactos ante alguna emergencia. Se deben incluir datos de contactos de familiares o personas cercanas.

Datos de la persona a contactar en caso de alguna emergencia.
Teléfono, domicilio y correo electrónico.
Parentesco o vínculo con el empleado.

La ficha de un trabajador es una herramienta fundamental que permite gestionar permisos, cambios de turnos, vacaciones, absentismo, etc. Para cumplir con las normas que exige la ley acerca de la gestión documental, la ficha de un trabajador debe conservarse unos cinco años.

En la actualidad es posible conectar el expediente personal con documentos como el control de asistencia o el control de vacaciones. De este modo se logra centralizar toda la información referente a cualquier empleado.

El objetivo principal es crear una base de datos que contenga las referencias de los trabajadores tanto activos como los que conformaran las nuevas incorporaciones.

Ventajas de contar con un expediente personal o ficha de un trabajador

Es indiscutible que en todo proceso es muy ventajoso llevar un control de todo lo que se hace. En las empresas además de controlar el proceso, es imprescindible llevar un control de los datos de cada empleado que forma parte de la misma. Para ello contamos con lo que conocemos como expediente personal o ficha de un trabajador. Dentro de las ventajas que tenemos al utilizar esta herramienta tenemos:

Se crea una base de datos con las referencias de todos los que conforman la plantilla.
Facilita futuras consultas para completar la documentación, enviarla a instituciones oficiales o reaccionar ante emergencias, como un accidente.
Ayuda en la gestión eficiente de Recursos Humanos para centralizar los datos de contacto del trabajador. Así se puede conectar la ficha de un trabajador con otros documentos o con información relativa al control de horario, ausencias y vacaciones.
Optimiza mejor el tiempo, ya que, ningún trámite que se programe se queda pendiente para su realización y cualquier dato puede consultarse instantáneamente.

¿Por cuánto tiempo se debe guardar el expediente de un trabajador?

En Colombia, los empleadores están obligados a mantener los expedientes laborales de sus trabajadores durante un período mínimo de diez (10) años después de la terminación del contrato laboral. Esta obligación se encuentra establecida en el artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo.

El expediente laboral debe contener información como:

El contrato de trabajo.
La afiliación a la seguridad social.
Las nóminas.
Las vacaciones.
Las licencias.
Los permisos.
Las incapacidades.
Las sanciones disciplinarias

Y cualquier otro documento relacionado con la relación laboral.

Es importante que los empleadores mantengan los expedientes laborales de sus trabajadores actualizados y en buen estado, ya que estos documentos pueden ser requeridos en caso de una inspección laboral o en el marco de un proceso judicial.

Además, la conservación adecuada de los expedientes laborales es una obligación legal que ayuda a proteger los derechos de los trabajadores y a garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales por parte de los empleadores.

Tipos de expedientes laborales

En general, existen dos tipos de expedientes laborales:

Expediente laboral individual

Este expediente se refiere a la documentación que se genera y se mantiene por cada trabajador de forma individual. Este expediente incluye documentos como:

El contrato de trabajo.
Las hojas de vida.
Los registros de salario y prestaciones sociales.
Las evaluaciones de desempeño.
Los registros de capacitación y formación.

Entre otros documentos que se relacionen con la relación laboral del trabajador en particular.

Expediente laboral colectivo

Este expediente se refiere a la documentación que se genera y se mantiene por la empresa o empleador en general, sin estar asociada a un trabajador específico.

Por lo tanto, incluye documentos como:

El registro de la jornada laboral.
El plan de seguridad y salud en el trabajo.
Los acuerdos colectivos.
Los registros de pagos a la seguridad social, entre otros.

Es importante que los empleadores mantengan ambos tipos de expedientes actualizados y en buen estado, ya que ambos pueden ser requeridos en caso de una inspección laboral o en el marco de un proceso judicial.

Digitaliza el expediente laboral de tus empleados con Sesame HR

La digitalización del expediente personal puede ser un proceso beneficioso para las empresas, ya que permite un acceso más rápido y eficiente a la información y contribuye a reducir la cantidad de papel utilizado. A continuación, te presentamos algunos pasos que pueden seguirse para digitalizar el expediente laboral:

Identificar los documentos a digitalizar: el primer paso es identificar los documentos que se encuentran en el expediente laboral y que se van a digitalizar.
Escanear los documentos: una vez que se hayan identificado los documentos a digitalizar, se deben escanear utilizando un escáner de alta calidad. Es importante asegurarse de que los documentos estén escaneados en alta resolución para garantizar una buena legibilidad.
Indexar los documentos: una vez que se han escaneado los documentos, se deben indexar o etiquetar para poder acceder a ellos de manera eficiente. Esto implica asignar etiquetas o palabras clave para que los documentos puedan ser fácilmente encontrados en la base de datos digital.
Almacenar los documentos digitalizados: se deben almacenar en un sistema de gestión documental o base de datos digital. Es importante asegurarse de que se utilice un sistema de almacenamiento seguro para proteger la información confidencial del trabajador.
Mantener los documentos actualizados: es importante mantener los documentos digitalizados actualizados para asegurar que se tengan las últimas versiones y evitar posibles problemas legales.

Debes tener en cuenta que la digitalización de los expedientes laborales puede ser un proceso costoso y llevar tiempo, por lo que es recomendable planificar cuidadosamente la transición para garantizar una implementación exitosa.

Actualmente las empresas se valen de un software de Recursos Humanos como Sesame HR que incorpora la funcionalidad de base de datos y ficha de un trabajador para un control mas ágil.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.