¿Qué sucede en una empresa si no hay gestión de proyectos digital?

22 de diciembre, 2022

Una gestión de proyectos digital resulta clave en cada etapa de los procesos de una empresa. Es posible que algunos empleados encuentren difícil terminar una tarea o se distraigan. Pero un gestor de tareas es una herramienta que permite obtener información de los procesos, actividades y programas que se estén realizando en la empresa.

Esto facilita la elaboración de un listado de tareas a ejecutar en cada área. Además de organizar y planificar las labores a ejecutar día a día, la gestión de proyectos digital puede brindar grandes beneficios. Por eso es tan importante que las empresas empiecen a implementar su uso en todos los departamentos.

Beneficios de la gestión de proyectos digital

Un gestor de tareas sirve para hacer seguimiento de las labores que se llevan a cabo en una empresa. Con él se pueden delegar acciones, generar subtareas y establecer plazos para asegurar que se cumplan a tiempo.

Dentro de los beneficios que se pueden obtener con la gestión de proyectos digital, se encuentran las siguientes:

1. Priorizar el trabajo. Enfoca y ordena las tareas que se deben realizar cada día. De este modo se logran identificar las tareas de acuerdo a su importancia, en distintas categorías. Las tareas se pueden delegar al equipo de trabajo a través del software.
2. Nominar cada área. Esto causa muchos malos entendidos en la comunicación entre distintas áreas, mucho más si comparten proyectos. Tener la posibilidad de etiquetar las tareas, hace que todos conozcan el trabajo de la misma forma y que este sea fácil de identificar. De este modo todos en la empresa hablaran el mismo idioma.  
3. Ahorro de tiempo. Este es uno de los beneficios más importantes de la implementación del gestor de tareas. Permite reconocer ladrones de tiempo y en ese mismo orden, simplificar lo máximo posible los distractores para utilizar el tiempo de manera más óptima. El tiempo es una de las variables que están más relacionadas con el crecimiento de una empresa y la productividad laboral.
4. Reconocer y calcular recursos. Si se tienen claras las actividades que contempla un proyecto, se hace más fácil calcular los recursos requeridos para lograr los objetivos. Estos pueden ser recursos físicos, económicos o de personal.
5. Fortalece el trabajo colaborativo. Cuando cada trabajador conoce su papel y valor en una tarea, incrementa su satisfacción en el trabajo. Si esto le ocurre a cada trabajador, la labor en equipo está garantizada.

Por lo anterior es tan importante apoyarse en herramientas digitales como el gestor de tareas.

Sesame HR y su gestor de tareas

Con el gestor de tareas de Sesame HR se pueden asignar proyectos a empleados y por clientes. Además, se mide el costo y la rentabilidad de cada proyecto.

También la productividad laboral de los empleados se puede observar. Con el software se lleva a cabo lo siguiente:

1. Organización de las tareas de la empresa. Mejora la planificación de proyectos por clientes y asigna tareas para cada empleado.
2. Gestión de proyectos digital en tiempo real. Mide el rendimiento laboral de los empleados con herramientas de productividad.
3. App para organizar las tareas con alertas de inactividad. Establece alertas para mantener una óptima gestión del tiempo y la planificación de tareas de los empleados.
4. Clasificación mediante etiquetas en el software de gestión de tareas. Puedes utilizar etiquetas del gestor de tareas para clasificar y optimizar en la gestión de proyectos digital.

Mide la productividad laboral con la gestión de tareas digital

1. Gestión de tareas asignadas. Los empleados pueden organizar las tareas asignadas a cada proyecto y mejorar la gestión.
2. Mide el rendimiento laboral por empleado. Mide la productividad laboral por medio del sistema de gestión de desempeño de personal.
3. Edita manualmente utilizando el gestor de tareas. Permite modificar los tiempos de cada tarea y proyecto de forma manual. Y ofrece una gestión de tiempo en el trabajo a prueba de descuidos. Puedes combinar el control de la jornada laboral con las tareas del proyecto.

Es posible que en el mercado encuentres muchos modelos de software como gestores de tareas, pero es conveniente que conozca la información de Sesame HR. Con él se puede centralizar toda la información de la empresa, generando una disminución en los costos y esfuerzos.

Además, se observa la mejora del rendimiento laboral. Esto se logra en el momento en que se tiene el control de cada una de las tareas, gracias a la gestión de proyectos digital.

Ventajas de utilizar un gestor de tareas en la empresa

Al momento de analizar las ventajas se puede pensar en cuáles son los problemas que resuelve su uso. Además de que todos pueden conocer el estado de las tareas y proyectos se puede también considerar lo siguiente:

1. Identificar a la persona indicada para ejecutar una tarea y asignarla.
2. Organizar recordatorios para evitar incumplimientos.
3. Revisar el seguimiento de las tareas periódicamente.
4. Claridad en los plazos solicitados y si es posible asumirlos o no.
5. Organizar diferentes tareas entre empleados de una misma área o de distintas.
6. Compartir proyectos con el resto de compañeros en tiempo real.
7. Agilizar la búsqueda de tareas gracias al motor de búsqueda interna.
8. Velocidad de carga rápida.
9. Comprobar de un solo vistazo el estado de cada tarea y enfocar los esfuerzos.
10. Mantener organizados los proyectos.
11. Recibir actualizaciones constantes.
12. Aumentar la productividad del equipo.
13. Si cuenta con una funcionalidad como people analytics, tendrá mucha información y datos analizados. Esto es muy útil para la toma de decisiones.
14. Integración con otras herramientas.

Variación de ventajas en las herramientas

Con cada herramienta de gestión de tareas se pueden observar una variación en las ventajas encontradas; pero estas son las más habituales al implementarlo.

Para encontrar el gestor de tareas adecuado, que te ayude en la gestión de proyectos digital, es necesario eliminar todo lo que bloquea la productividad en la empresa.

Luego, se requiere elegir la herramienta digital adecuada, identificar los resultados que se esperan, los pasos para conseguirlos y la persona más indicada para ejecutarlos.

Además, hay que tener claros los plazos solicitados, organizar recordatorios y revisar el avance de las tareas solicitadas. La automatización de tareas ayuda organizarlas por tipo y tiempo de respuesta, la revisión diaria y puesta en práctica.

Con el gestor de tareas puedes enfocarte en sacar adelante los trabajos de forma efectiva y productiva. Sin tener que preocuparse por qué acción hay que realizar con mayor prioridad. El gestor de tareas tiene registrada toda esta información en listas de actividades o tareas.

Si te resultó útil este contenido, permanece en Sesame HR o pide una demo gratuita de nuestro software, que incluye gestión de proyectos digital.

Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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