Calendario de turnos de trabajo: ¿Cómo crear uno desde cero?

17 de octubre, 2024

En la gestión del talento humano, un calendario de turnos de trabajo representa una herramienta valiosa. Pues, permite distribuir de manera eficaz los horarios laborales de cada uno de los empleados.

Además, un esquema visible y accesible reduce las confusiones sobre los turnos de trabajo en la empresa. Lo que a su vez minimiza las posibilidades de registro de ausencias o retrasos sin justificación.

Debido a esto, te vamos a mostrar qué es un calendario laboral y cómo crear uno para el equipo de trabajo de manera práctica.

¿Qué es un calendario de turnos de trabajo?

Es una herramienta visual que permite organizar y planificar los turnos de trabajo de los trabajadores. Por lo tanto, con este esquema se detallan los días y las horas asignadas a cada colaborador de la empresa.

De hecho, un calendario de turnos laborales está diseñado para garantizar una cobertura efectiva del personal. Lo cual también favorece el incremento del rendimiento y la gestión de tareas operativas.

Por otro lado, una buena distribución de horas de trabajo ayuda a que los empleados tengan una programación clara y equilibrada.

Características de un calendario de turnos

Un calendario de turnos de trabajo eficiente presenta estas 3 características clave:

Distribución de horas laborales: se define qué empleado y en qué momento del día trabaja. Por ello, se consideran las funciones operativas y las necesidades de la empresa.
Rotación: en algunas empresas por el tipo de proceso que llevan a cabo se requiere cambiar de turno de forma periódica. Estos cambios ayudan a tener una carga equilibrada y se deben reflejar en el calendario.
Cumplimiento normativo: la asignación de turnos de trabajo debe estar alineado a las disposiciones de ley laboral. De esta forma se garantiza el respeto a los derechos de cada trabajador.

Ejemplos de calendario de turnos de trabajo

Los calendarios de trabajo varían según el tipo de negocio, las necesidades de la empresa y los criterios legales vigentes. Aquí te mostraremos 3 ejemplos prácticos de esquemas de turnos laborales:

Calendario de turno de trabajo 5×2

En este tipo de turno de trabajo el empleado labora 5 días de manera consecutiva y descansa 2 días. Por ejemplo, un trabajador de una consultora financiera tendría el siguiente esquema.

Días de trabajo: lunes a viernes.
Días de descanso: sábado y domingo.
Horario: lunes a jueves de 8:00 am a 6:15 pm /viernes de 8:00 am a 6:00 pm.
Criterios: 1 hora de descanso o almuerzo por cada día.

Los turnos 5×2 son muy comunes en las empresas que llevan a cabo procesos administrativos y comerciales. En este caso, consultoras, agencias, minoristas, entre otras.

Esquema de turno de trabajo 6×2

Para este caso, se trabajan 2 días en la mañana, 2 días en la tarde y 2 días en la noche, con turnos de 8 horas y descanso de 2 días. Un ejemplo sería un calendario de turnos de trabajo para los operadores de una fábrica tomando en cuenta lo siguiente:

Turnos: mañana (6:00 am a 2:00 pm), tarde (2:00 pm a 10:00 pm) y noche (10:00 pm a 6:00 am).

Patrón: mañana – mañana / tarde – tarde / noche – noche / descanso-descanso.

Criterios: es necesario evaluar el máximo de horas de trabajo definidas por ley, así como los lapsos de alimentación.

Calendario para turnos discontinuos

En turnos discontinuos, por lo general se efectúan 8 horas de trabajo divididas en 2 franjas horarias, según el sector de la empresa. Por ejemplo, el trabajador de una cafetería puede tener el calendario que se muestra a continuación:

Días de trabajo: de lunes a sábado

Horario: mañana (6:00 am a 10:00 am) – tarde (3:00 pm a 7:00 pm)

Descanso: domingo

Criterios: se debe tomar en cuenta los aspectos legales de la jornada laboral.

Pasos para crear un calendario de turnos de trabajo

A la hora de crear un calendario laboral práctico y eficaz debes tener en cuenta estos 3 pasos esenciales:

Paso 1: analizar las necesidades de la empresa

En primer lugar, hay que identificar las funciones y responsabilidades de cada trabajador. Con el objetivo de determinar la cantidad de personal que se requiere para cada turno y los horarios.

Además, considerar en qué momentos se necesita más personal, en función de la demanda o los procesos. Lo cual debe ir acompañado de la revisión de los criterios legales vigentes en el ámbito laboral.

Paso 2: establecer los turnos de trabajo

Para este paso, se deben definir los tipos de turnos laborales que se ajustan a las necesidades de la empresa. Así como también la inclusión de medidas que eviten la sobrecarga de tareas.

Todo esto con el propósito de promover la productividad y el bienestar de los trabajadores de forma equilibrada. En otras palabras, impulsar una relación laboral justa y equitativa para cada miembro del equipo.

Paso 3: utilizar herramientas digitales para diseñar el calendario

Las herramientas digitales permiten organizar los turnos de manera eficiente y detectar conflictos o solapes en tiempo real. De hecho, un software de gestión de turnos permite crear plantillas y personalizarlas.

Además, favorecen una gestión dinámica de los horarios al permitir visualizar y modificar parámetros. Esto con el fin de promover la flexibilidad y la redistribución efectiva en los momentos que se requiera.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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