Organizar turnos de trabajo: ¿Cómo hacerlo correctamente?

11 de octubre, 2024

Para cualquier equipo de RRHH, organizar turnos de trabajo de manera efectiva, es clave si se quiere asegurar el éxito operativo. Dado que esta tarea permite incrementar la productividad y el bienestar de los empleados.

Además, una planificación de horarios laborales deficiente puede llevar a un aumento en el agotamiento de los trabajadores. Lo cual no solo afecta su salud sino también su rendimiento laboral de forma directa.

Por esta razón, te explicaremos que implica una distribución de turnos eficaz y cómo se lleva a cabo, paso a paso ¡Listo, empecemos!

¿Cómo organizar turnos de trabajo?

Estos son 4 pasos clave para organizar los turnos de trabajo de manera práctica:

Paso 1: evaluar las necesidades operativas al organizar turnos de trabajo

El primer paso es analizar los procesos y las horas de mayor actividad en cada una de las áreas de la empresa. Además de los momentos críticos en los cuales se requiere mayor cantidad de personal.

Con estos datos se puede determinar la cantidad de trabajadores que se requieren por turno. Para ello, se considera tanto la carga de trabajo como las tareas que se van a efectuar los trabajadores.

Paso 2: Manejar criterios normativos laborales

Una gestión de turnos efectiva requiere la revisión de requerimientos legales vinculados con el campo laboral. Por ejemplo, las disposiciones de horas máximas de trabajo, los descansos obligatorios, horas extras y trabajo nocturno.

En este caso, el Código Sustantivo del Trabajo establece las pautas para la asignación de turnos laborales. Lo cual se complementa con los requerimientos del Ministerio de Trabajo, contratos de trabajo y convenios colectivos.

Paso 3: Definir los tipos de turnos de trabajo

Conforme las necesidades de empresas y los criterios legales se establece el tipo de turno que sea más adecuado. En este caso, es necesario evaluar que la distribución de horario definida proporcione un equilibrio.

Por lo tanto, cada turno de trabajo debe mantener en igualdad las demandas del negocio y la salud de los empleados. De hecho, un equipo con una carga laboral equilibrada suele ser más productivo.

Paso 4: Planificar la asignación de turnos

En este caso, hay que establecer políticas y medidas claras para la asignación de turnos en la empresa. También hay que fomentar la comunicación efectiva y oportuna de los horarios de trabajo a los trabajadores.

Para este paso, el uso de un software de gestión de turnos permite optimizar el tiempo y minimizar errores o conflictos. Dado que, la creación y asignación de turnos se efectúa de manera automática y personalizada.

¿Qué factores son decisivos al organizar turnos de trabajo?

La organización de turnos laborales requiere el análisis de varios factores vinculados con el equilibrio de los horarios de trabajo.

Existen diversos factores a la hora de llevar a cabo una distribución adecuada de turnos, pero los más importantes son los siguientes:

Tipo de actividad: dependiendo del sector de la empresa los turnos de trabajo pueden variar en duración y frecuencia. Por ello, es necesario conocer los procesos y las disposiciones del negocio.
Legislación laboral: al organizar turnos se deben considerar las leyes laborales, las cuales están asociadas a los límites de horas semanales. Además de las disposiciones de descansos obligatorios y los derechos a días libres.
Necesidades operativas: una planificación de horarios y turnos apropiada debe alinearse con las capacidades de la empresa.

Elementos de una organización efectiva de turnos

Organizar turnos de trabajo de forma ágil y práctica implica la presencia de estos 3 elementos clave:

1. Flexibilidad: la organización de turnos debe ajustarse a las necesidades cambiantes de la empresa y de los trabajadores. Por ello, es necesario definir políticas que faciliten la asignación de turnos y la redistribución de tareas en situaciones de emergencia.

2. Equidad: es clave que la designación de turnos sea justa y objetiva para todos los trabajadores. Dado que esto va a permitir que las cargas de trabajo sean equilibradas y claras para los miembros del equipo.

3. Uso de la tecnología: hoy en día las herramientas digitales como Sesame HR mejoran de forma continua los procesos de RRHH. Por ello, su aplicación va a permitir un mayor control de los horarios y de la disponibilidad.

Beneficios de una buena organización de turnos de trabajo

Al organizar turnos de trabajo de forma eficiente se obtienen muchos beneficios. Sin embargo, hay 3 ventajas clave que debes conocer:

1. Incremento de la productividad

Una organización efectiva de turnos laborales ayuda a optimizar la disponibilidad de personal para las operaciones de la empresa. De esta forma, se evitan los cuellos de botella y los tiempos muertos, lo que resulta en un alto rendimiento.

Asimismo, esta acción favorece la mejora de los procesos de recursos humanos y mantiene una operación ágil. Donde se toma en cuenta tanto las necesidades de la empresa y de los trabajadores de forma integral.

2. Fortalecimiento del bienestar laboral

Con una creación y asignación de turnos adecuada se reduce la sobrecarga laboral en los empleados. Lo que también eleva la satisfacción laboral y el bienestar de los trabajadores, al minimizar el agotamiento físico.

3. Cumplimiento normativo

La distribución apropiada de los turnos de trabajo favorece el cumplimiento efectivo de los criterios legales laborales. Que en este caso, se relacionan con las jornadas máximas de trabajo y los descansos.

De esta manera, la empresa evita posibles sanciones legales, así como también fomenta el respeto de los derechos de los trabajadores.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Cómo organizar turnos de trabajo paso a paso