Sistema de gestión de turnos: pasos para implementarlo

11 de octubre, 2024

Hoy día, optimizar el tiempo laboral es clave, por eso, un sistema de gestión de turnos representa un arma poderosa. Esta herramienta digital permite la creación y asignación de turnos de trabajo de forma práctica y sencilla.

De hecho, este tipo de tecnología facilita en gran medida la organización y distribución dinámica de horarios. Por lo tanto, provee una visión clara y exacta de la disponibilidad del equipo.

Teniendo en cuenta esto, te mostraremos paso a paso cómo implementar un gestor de turnos de trabajo ¡Comenzamos!

Pasos para implementar un sistema de gestión de turnos

Para implementar un sistema de gestión de turnos de manera práctica, debes tomar en cuenta los siguientes 4 pasos:

1. Evaluar las necesidades y exigencias de la empresa

Antes de implementar cualquier tipo de sistema, es muy importante analizar con detalle las necesidades y requerimientos de la empresa. Esto significa, comprender los roles y los tipos de turnos que maneja cada empleado.

Lo cual permita no solo establecer el número de trabajadores requeridos, sino también los turnos a gestionar (rotativos, fijos). En otras palabras, conocer los roles que demandan una cobertura constante y los picos de actividad.

2. Elegir la herramienta apropiada

Con las necesidades de la organización definidas, el siguiente paso es seleccionar el tipo de tecnología que se adapte a ellas. En este caso, un buen sistema de gestión de turnos debe permitir la asignación automática y notificación de cambios.

Además, es necesario que tenga la capacidad de integrar otros datos clave de la gestión del talento humano. Por ejemplo: registro de asistencias o ausencia, vacaciones, permisos, entre otros.

3. Capacitar a los trabajadores e informar los cambios

Este paso va a ayudar a manejar el sistema de gestión de turnos de forma efectiva y oportuna. Lo cual facilita la programación de horarios y la gestión de cambios

Por otra parte, el equipo de recursos humanos debe tener la formación necesaria para la adopción de la herramienta, que incluye:

Configuración del sistema.
Asignación de turnos.
Gestión de solicitudes.
Generación de reportes.

4. Monitorear y ajustar el sistema de gestión de turnos

Como último paso para una implementación eficaz, es vital monitorear el uso del sistema de manera continua. Dado que, esta acción permite recibir el feedback y llevar a cabo ajustes para garantizar un rendimiento óptimo.

Además, un seguimiento continuo del funcionamiento del sistema debe contemplar los siguientes aspectos:

Revisión de datos e información de uso (horarios, tipos de turnos, registros).
Patrones de asistencia.
Experiencia de los usuarios.

Aspectos clave a hora de implementar un gestor de turnos

A la hora de implementar un gestor de turnos es vital tomar en cuenta los siguientes 3 aspectos:

Cumplimiento de la normativa laboral

Un sistema de gestión de turnos debe considerar todos los criterios legales y políticas de la empresa. Por ejemplo, la cantidad máxima de horas de trabajo, los descansos obligatorios y la gestión de horas extras.

De hecho, una gestión efectiva de turnos requiere la evaluación de aspectos normativos y estratégicos del negocio. Lo que se complementa con las necesidades y exigencias de la empresa.

Facilidad de uso del sistema de gestión de turnos

El sistema debe presentar una interfaz intuitiva, lo cual promueva su fácil aplicación y gestión de uso. Además, de permitir una visualización clara de los turnos, solicitudes de cambio y notificaciones en tiempo real.

Se trata de elegir una herramienta amigable y fácil de utilizar como Sesame HR que se adapte a las necesidades del equipo de trabajo.

Flexibilidad a los cambios

Sabemos que los imprevistos siempre ocurren y más en la gestión de turnos laborales de una empresa. Por ello, el sistema debe ser flexible y permitir realizar ajustes de último momento.

La capacidad de cambio mejora la operación diaria y contribuye a una mayor adaptabilidad de la organización.

Ventajas de contar con un sistema de gestión de turnos

Implementar un sistema de gestión de turnos como el que ofrece el software de Recursos Humanos de Sesame, tiene gran cantidad de ventajas. Sin embargo, te vamos a mostrar 3 ventajas clave que le brinda a cualquier empresa.

1. Automatización de cuadrantes

Puedes seleccionar o crear de manera automática plantillas para establecer los días y jornadas de trabajo de cada empleado. Con esta función, se optimiza el proceso de planificación de turnos y programación de horarios.

Con la automatización por cuadrantes puedes establecer los límites de horas de trabajo por días. Así como también, considerar los descansos definidos por ley y la gestión de horas extras.

2. Visibilidad completa con un sistema de gestión de turnos

El gestor de turnos de Sesame HR promueve una vista clara y dinámica de todos los turnos laborales. De hecho, te da la opción de modificar y adaptar la programación de horarios en un mismo sitio.

Asimismo, cada colaborador podrá acceder a la plataforma para consultar sus horarios y solicitudes en cualquier momento.

3. Distribución eficaz del equipo

Con esta función tendrás una perspectiva exacta y global de la disponibilidad de cada miembro del equipo. Lo cual te va a permitir distribuir de forma eficaz la asignación de tareas y roles en búsqueda de una mayor productividad laboral.

Sesame HR: herramienta clave para la gestión de turnos

Sin duda, este sistema de gestión de turnos y horarios de trabajo promueve la mejora continua. Lo que suministra un enfoque efectivo de la disponibilidad del equipo al integrar otros factores como los registros de asistencias, permisos y horas extras.

Una herramienta digital que se adapta a las necesidades y políticas de una empresa de manera dinámica y práctica.

Entonces, si buscas mejorar la productividad y llevar la gestión de turnos al siguiente nivel, te invitamos a seguir explorando nuestro blog.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

Pasos para implementar un sistema de gestión de turnos en las empresas