11 de septiembre, 2024

¿Qué pasaría si te dijera que la manera de gestionar los turnos en tu empresa podría ser mucho más sencilla y eficiente? Con un sistema de turnos digital esto es una realidad.

¿Estás listo para adentrarte más en esta fascinante herramienta digital? ¡Sigue leyendo para descubrir cómo implementarla con éxito e impulsar tu productividad laboral al máximo!

¿Qué es un sistema Digiturno?

El sistema digiturno, también conocido como software de gestión de turnos o mecanismo de cola virtual, es una herramienta tecnológica que permite tomar control sobre la organización y distribución del tiempo en tu empresa.

Este sistema radica en la digitalización y automatización del proceso tradicional, lo cual facilita la asignación equitativa y eficiente de tareas permitiendo a tus empleados aumentar su rendimiento al reducir el tiempo de espera.

Con el sistema Digiturno, puedes establecer una estructura organizada donde cada cliente o usuario es atendido según un orden preestablecido.

Esto contribuye significativamente a la reducción de estrés en ambientes laborales con gran flujo de personas y/o procesos, mejorando así el ambiente y la productividad laboral.

Pero ¿cómo funciona este innovador método? Básicamente, cuando un cliente o usuario necesita ser atendido, ingresa sus detalles (número telefónico, nombre completo, etc.) en un terminal o dispositivo conectado al sistema.

A continuación, se le asigna un turno digital con un número único. Este número será llamado cuando sea el turno del usuario para recibir atención.

Además, este tipo de tecnología ofrece funciones avanzadas como alertas en tiempo real para los usuarios sobre sus cambios de turnos e informes detallados para los gerentes sobre los tiempos promedios de espera y servicio.

De esta manera, podemos identificar áreas problemáticas y hacer ajustes necesarios para mejorar aún más el flujo del trabajo.

En resumen, implementar un sistema Digiturno en tu compañía no solo optimiza la gestión del tiempo sino que también mejora la experiencia del usuario y aumenta la satisfacción y la productividad de tus trabajadores.

¿Cómo funciona el sistema de turnos digital?

Entender el funcionamiento de una solución digital de asignación de turnos puede ser clave para optimizar la productividad y eficiencia de tu empresa.

Este tipo de software, cada vez más popular en Colombia, puede ofrecerte una gran variedad de ventajas en cuanto a la organización interna y la gestión del tiempo.

Primordialmente, este sistema innovador se basa en una plataforma o aplicación que registra la disponibilidad horaria de los trabajadores y permite asignarles trabajos o tareas específicas.

A través de un portal accesible tanto para los administradores como para los trabajadores, se marca la hora exacta en que cada tarea debe comenzar y concluir.

Una vez introducidos los datos iniciales, el sistema automatizado designará turnos basándose no solo en las horas disponibles, sino también tomando en cuenta factores como las competencias laborales y preferencias individuales de cada trabajador.

Pero ¿cómo interactúan tus empleados con este mecanismo? Ellos tendrán acceso a un panel donde podrán visualizar sus tareas asignadas, verificar sus horarios e incluso solicitar cambios si es necesario.

Además, algunos sistemas digitales permiten intercambiar turnos entre compañeros con autorización del administrador.

En cuanto a ti como director general o responsable de recursos humanos, tendrás a tu disposición informes laborales detallados generados por el programa. Estos pueden mostrar desde estadísticas sobre el rendimiento laboral hasta proyecciones sobre futuras necesidades de personal.

¿Cómo hacer un sistema de gestión de turnos?

Para establecer una efectiva administración de citas, debes considerar la creación de un sistema de programación digital. Este puede optimizar los procesos, mejorando así la productividad y eficiencia de tu empresa. Aquí te mostraremos los pasos básicos para llevarlo a cabo.

Identifica tus necesidades

Lo primero es comprender las necesidades y requerimientos únicos de tu empresa. Analiza cómo fluyen actualmente los turnos y qué aspectos podrían mejorar con una gestión automatizada.

Traduce tus necesidades en características técnicas

Ahora, debes traducir estas necesidades en características técnicas para tu plataforma de programación digital. ¿Requieres asignar recursos específicos a cada turno?¿Deseas que los empleados puedan hacer cambios por sí mismos? Establece todas las particularidades que necesita tu salida tecnológica.

Desarrollo del sistema

Para el desarrollo de la solución tecnológica adecuada puedes optar por dos caminos: adquirir un software comercial existente o construir uno personalizado desde cero. Dependiendo del tamaño y la complejidad operativa de tu organización puede ser más rentable una u otra opción.

Crea políticas claras

Tener reglas claras y concisas sobre cómo se manejarán los turnos dentro del sistema evitará confusiones futuras. Esto incluye desde el proceso para solicitar tiempo libre hasta cómo se asignan los turnos disponibles.

Campaña de implementación

Asegúrate que todos en la compañía comprenden cómo funcionará esta nueva metodología de administración de turnos. Realiza una capacitación adecuada a todos los niveles para garantizar un uso óptimo del sistema.

Reevalúa y ajusta

Una vez implementado el software de gestión de turnos, no olvides reevaluar constantemente su efectividad y hacer los ajustes necesarios. Recuerda que un sistema digital de asignación de turnos debe adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa.

Tener un eficiente sistema de gestión de turnos puede significar una gran diferencia en las operaciones diarias de tu negocio. Sigue estas pautas y estarás en camino hacia una programación más simplificada y eficaz.

Beneficios de implementar un sistema de turnos digital

Tu negocio al alcance de todos

Otra ventaja importante es la posibilidad de acercar tu negocio a más personas. Al ofrecer la opción de reservar turnos online, permites que cualquier persona, desde cualquier lugar y a cualquier hora pueda acceder a tus servicios.

Optimizando recursos internos

Sin duda alguna, este tipo esencial de software también optimiza internamente los recursos. ¿Cómo? Permitiendo una mejor organización del personal, ya que puedes tener acceso a información clave.

La implementación de una solución digital para gestionar turnos es una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia de tu empresa.

Reduce los tiempos de ausentismo, mejora la organización de equipos y optimiza el tiempo dedicado a las tareas. En resumen, es una estrategia que aporta a la productividad y crecimiento de tu negocio.

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte con nuestro software de gestión de turnos a organizar tus equipos, pide una demo gratuita.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

Cómo hacer un sistema de turnos digital en la empresa