5 ventajas de contar con un creador de horarios en una compañía

21 de abril, 2022

Un creador de horarios es un programa de gestión de turnos encargado de organizar y crear horarios complejos. Te mantienen actualizado sobre las actividades planificadas. Muchas veces es engorroso para las empresas llevar el control del horario, por eso acuden a estas herramientas que hacen más solvente todo el trabajo.

Un software creador de horarios frente a las hojas de Excel, es una alternativa más eficiente, más sencilla y ágil al registrar las horas de trabajo. En definitiva proporciona una información muy valiosa sobre el modo en el que va a desempeñarse el grupo de trabajo, organizándolos eficazmente en cada puesto. 

Ventajas de contar con un creador de horarios

Gestionar los turnos rotativos generalmente resulta un problema para el departamento de recursos humanos si la gestión no es ordenada. La solución a estos inconvenientes es automatizar el sistema con un creador de horarios. Con su incorporación en la empresa se puede obtener las siguientes ventajas:

1. La posibilidad de crear un sistema de planificación muy completo, estableciendo reglas donde se observe una alerta automática si no se cumplen.
2. Mejor control y una mayor precisión respecto incompatibilidades o fisuras en el sistema de turnos rotativos. Se pueden llevar mejores registros en caso de excesos en horas convenidas, errores en la planificación mensual, colocando más días de los correspondientes. También es posible detectar a tiempo si no se configuraron correctamente las horas de descanso.
3. Si una empresa ya estableció sus propias pautas de rotación, estas se pueden incluir en el software sin riesgo de errores o duplicación de datos. Esto es porque se pueden importar directamente desde una planilla de cálculos común, luego se le asigna cada pauta a los trabajadores correspondientes.
4. En el momento de planificar el calendario el sistema puede marcar días festivos, bloquear algunos días por vacaciones, descansos obligatorios, entre otras aspectos.
5. Si existe algún intercambio de horario entre empleados, el interesado puede enviar una solicitud por medio del software y el compañero la aprobara también desde el programa. Luego el supervisor deberá hacer la aprobación final. Todo esto puede hacerse desde la misma herramienta, sin intercambiar mails, llamadas u otros medios que pueden demorar el trámite. Esto permite mejorar la flexibilidad laboral.

Son muchas las ventajas que puede ofrecer un creador de horarios. Esta tecnología está siendo muy utilizada por las empresas de todos los sectores. Entre esos programas surge como una opción muy eficiente el software de control horario de Sesame HR.

¿Cómo elegir un buen software creador de horarios?

Un creador de horarios es una herramienta digital que ayuda a realizar la gestión de turnos de trabajo. Para elegir el software más adecuado hay que considerar los siguientes aspectos:

• Control en cualquier momento y lugar. Un software de control de turnos apropiado debe permitir la conexión desde el teléfono móvil o desde una aplicación.
• Optimizar el tiempo y las tareas. Se evitan tareas repetitivas.
• Supervisar las bajas y ausencias laborales. Debe considerar vacaciones, bajas y ausencias de los trabajadores.
• Recepción de notificaciones y solicitudes. Como los cambios de turnos.
• Reparto de jornadas de forma equitativa. Tiene que dar información sobre carga de trabajo, horas de los trabajadores y generar los turnos acorde a la necesidad de la empresa y el personal.
• Detectar anomalías. Por ejemplo detectar el absentismo injustificado.

Pasos para generar turnos rotativos:

1. La creación de una plantilla de turnos que indique los trabajadores necesarios en cada turno.
2. Conocer la disponibilidad de empleados en cada turno.
3. Gestionar cambios en la configuración de cuadrantes.
4. Imprimir los cuadrantes en varios formatos.
5. Registrar entradas y salidas.
6. Controlar índice de puntualidad.
7. Comunicar jornadas de trabajo y notificar cambios en tiempo real.

Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

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