Herramienta de gestión documental: ¿Cómo se implementa?

30 de diciembre, 2024

Hoy en día, una herramienta de gestión documental facilita en gran medida la optimización de los procesos. De hecho, reduce los errores humanos y el tiempo invertido en tareas repetitivas.

Lo que permite en este caso mejorar la productividad de los equipos de trabajo de forma continua. Además, favorece la organización de la información y la toma de decisiones estratégicas en la empresa.

Así que te mostraremos distintas herramientas para la gestión de documentos y cómo se debe implementar. Pues, empecemos.

¿Para qué sirven las herramientas de gestión de documentos?

En RRHH, tener una herramienta de gestión documental hace la diferencia entre una administración ágil y tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.

Dado que estas herramientas en los procesos del talento humano ayudan a:

Organizar datos claves: permite almacenar y centralizar la información del talento humano de manera estructurada. Lo cual facilita el acceso oportuno a documentos o registros relevantes.
Automatizar procesos: favorece la automatización de tareas repetitivas que llevan mucho tiempo. Por ejemplo, notificaciones, clasificación de contratos o de los recibos de pago.
Cumplir con las normas: el uso de estas herramientas promueve la actualización de documentos y la protección de datos. Lo que en este caso impulsa el cumplimiento de las disposiciones de ley vigentes.
Colaborar de forma efectiva: facilita el acceso a documentos importantes de forma controlada y segura. Por lo tanto, se impulsa el trabajo en equipo y la comunicación eficaz entre los equipos.
Acceder a la información: con estas herramientas se puede tener acceso a la información sin importar el lugar donde estemos. Desde un teléfono inteligente o una tablet, se podrán manejar datos relevantes para el capital humano.

Tipos de herramientas de gestión documental

En esta era digital, hay una gran variedad de herramientas de control de documentos que se pueden adaptar a distintas necesidades. Sin embargo, para la gestión de documentos del talento, los tipos de herramientas más utilizadas son las siguientes:

1. Sistema de gestión documental

Son plataformas que permiten organizar, almacenar y gestionar de manera digital diversos documentos o archivos. Lo cual facilita la organización y el acceso a información clave para RRHH.

Con un sistema de gestión documental se pueden llevar a cabo las siguientes tareas:

Control de versiones.
Acceso remoto a documentos relevantes.
Organización ágil de registros y archivos.

2. Software de almacenamiento en la nube

Son sistemas que ayudan a guardar y preservar documentos de manera digital. Donde, se utiliza una estructura de distribución en la nube y la definición de roles para cada usuario.

La aplicación de tipo de herramienta de gestión documental en el área de RRHH permite:

Almacenar archivos o registros de los empleados.
Compartir políticas o procedimientos de manera oportuna y segura.
Tener acceso a la información de forma remota.

3. Sistema de gestión empresarial

Se trata de una herramienta que facilita la administración digital de un gran volumen de documentos y archivos. Los cuales pueden estar relacionados con el ciclo laboral de cada colaborador de la empresa.

Bajo este enfoque, el uso de un sistema de gestión empresarial favorece las siguientes acciones:

Centralización de la información.
Automatización de procesos.
Protección de datos.

4. Software de flujos de trabajo como herramienta de gestión documental

Son sistemas que promueven la digitalización de los procesos y su integración con documentos clave. Además, favorece la automatización de las tareas operativas.

Un software de flujos de trabajo en una empresa trae estos 3 beneficios:

Reducción del tiempo para las aprobaciones.
Menor cantidad de errores humanos.
Monitoreo en tiempo real de los procesos.

5. Software de RRHH integrado con gestión documental

Son plataformas diseñadas para la gestión del talento humano que integran la administración y control de documentos. Por lo tanto, este tipo de herramienta permite llevar a cabo:

El almacenamiento de documentos del personal.
Creación de base de datos de la fuerza laboral
Consulta de datos claves de los empleados.

¿Cómo se implementan las herramientas de gestión documental?

Para implementar una herramienta de gestión documental con éxito hay que considerar estos 6 aspectos:

Análisis de las necesidades: antes de elegir una herramienta es necesario definir qué se quiere lograr con su aplicación. Por ejemplo, almacenar documentos, consultar de forma remota datos del personal o automatizar tareas repetitivas.
Elección de la herramienta adecuada: se trata de seleccionar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Para ello, hay que tomar en cuenta su facilidad de uso y su integración con otros sistemas.
Capacitación del equipo: para que el sistema sea eficaz es necesario que el equipo de trabajo entienda su funcionamiento. Tomando en cuenta sus funciones básicas y la definición de buenas prácticas de uso.
Integración de archivos: se establece la organización y clasificación de los documentos para su carga en el sistema. Donde hay que establecer una estructura lógica y la digitalización de archivos.
Prueba y ajuste: para que todo funcione de manera eficaz hay que revisar cómo el sistema se adapta a los procesos. Esto con la intención de realizar las modificaciones que sean necesarias.
Monitoreo continuo: hay que evaluar de forma periódica la efectividad de la herramienta y su impacto. Esto para lograr optimizar los procesos y llevar una gestión de documentos ágil en todo momento.

Con estos 6 aspectos es posible llevar a cabo una implementación efectiva y segura en la empresa. La cual favorezca la mejora continua de los procesos y el control de documentos.

Para saber más sobre la gestión del talento humano, pide una demo gratuita.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

Tipos de herramienta de gestión documental y cómo se implementan en la empresa