Manual para implementar un sistema de gestión documental en tu empresa

19 de noviembre, 2021

La cantidad de volumen de información que cada año genera una empresa implica un arduo proceso de documentación, por eso, es, prácticamente imperativo, contar con un sistema de gestión documental.

En este artículo encontrarás un panorama completo para implementar un sistema de gestión documental exitoso apoyado del mejor software, uno práctico y fácil de comprender.

Definición de gestión documental

Se define como el conjunto de actividades que implican la planificación, organización y manejo de toda la documentación tanto que se recibe como que se entrega en una organización.

Con el objetivo además de conservarlas por un gran periodo de tiempo y poder acudir a ellas con facilidad.

Para que la empresa pueda consolidar los informes sin lugar a los extravíos, se han creado sistemas de gestión documental que aseguran a su vez una relación eficiente entre la economía, las personas y los medios físicos.

Sistemas de gestión documental

A través de la informática estos programas buscan ayudar en la digitalización de toda la documentación, centralizar el espacios de acceso y de edición de estos, y controlar ciertos procesos administrativos.

Se vuelven indispensables e importantes en las organizaciones porque reducen costos al dejar de ser necesario un espacio físico para mantener todo el archivo, dado que se encontraría en la nube.

Adicionalmente, mejora la eficacia en la trayectoria de trabajo de cada área al tener acceso inmediato y sencillo a cada documento.

Guía para implementar en la empresa un sistema de gestión documental

• Necesidades

Lo primero será identificar las necesidades de la compañía con respecto al manejo de la información.

• Planeación

Una vez se tiene claro esto ya se ha abonado un aspecto importante y se puede continuar con la planificación del trabajo de archivo. Aquí será clave determinar el tiempo que llevará la implementación del sistema, los recursos que se usarán para migrar toda la información a este software.

También las personas que se harán cargo de esta transición y las acciones que encaminarán a la organización a pasar del papel a los archivos digitales.

• Organización

Hacer el inventario o clasificación de los documentos, de acuerdo a los nombres o códigos con los que en adelante se van a encontrar. O posiblemente en categorías de acuerdo a su tipo:

• Justificaciones: Las incapacidades médicas.
• Nómina: Información sobre los pagos por los conceptos laborados.
• Documentos laborales: Todos los formatos ligados a la contratación de un empleado o los certificados e incluso documentos personales.
• Facturación: Todos los recibos de compras.

También determinando quienes tendrán acceso a los diferentes documentos para desde ya controlar la seguridad de ellos.

El mejor sistema de gestión para ti.

Habiendo abordado todo lo anterior, que, como puedes ver, es clave para la productividad de la compañía, también deja ver el impacto que puede tener tu organización en el cuidado del medio ambiente.

Con la reducción de papel, la huella de este material en los desechos se disminuye.

Desde Sesame, un software de gestión de recursos humanos, puedes obtener muchas funcionalidades. En pocos clics, podrás establecer protocolos de manejo, control, registro y de acceso a la información, lo que se traduce en simplificación del flujo de trabajo.

La digitalización del archivo supone que, desde cada frente de la empresa, se puede conocer con exactitud la información de esta. Desde este software, cada empleado tiene un perfil que le monitorea el acceso o no a los datos, sin riesgo de que se puedan llegar a perder o a dañar.

Lo anterior también posibilita el ingreso al sistema y a la información desde cualquier parte del mundo lo que no sujeta la labor de cualquier empleado a un espacio físico. Simplemente desde la app de Sesame que se puede usar a través de celular o cualquier otro dispositivo móvil puedes verlos. 

Entonces, anímate a probarlo hoy totalmente gratis por 14 días

Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

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