22 de octubre, 2024

Quien maneja la información de forma adecuada domina el conocimiento y los procesos de gestión documental son clave para ello. Pues, la administración efectiva de datos y archivos facilita la toma de decisiones y acciones estratégicas.

Por ello, te mostraremos de qué trata la gestión de documentos y cuáles los procesos esenciales para una compañía grande.

¿Qué son los procesos de gestión documental?

Son un conjunto de operaciones y técnicas que permiten dirigir de manera adecuada el flujo de documentos. Con el propósito de garantizar la eficiencia operativa en la empresa y la seguridad de la información.

De hecho, los procesos de gestión documental involucran el control del ciclo de vida de los archivos. En este caso, desde la creación de un documento hasta su eliminación, lo que se establece bajo ciertos criterios normativos.

Una gestión eficaz trae como resultado la optimización del flujo de la información en la empresa. Lo que genera una mayor productividad y transparencia en el manejo de datos clave para la organización.

Principales elementos de la gestión documental

La gestión documental en una empresa muestra ciertos elementos esenciales, los cuales son:

Documentos: son la materia prima de los procesos de gestión y en ellos se plasma una serie de datos e información.
Políticas normativas: se refiere al conjunto de criterios y reglas definidas para la gestión de los documentos. Donde se consideran tanto las necesidades de la empresa como los procedimientos legales.
Flujo de trabajo: son las etapas que debe seguir un documento en línea con las tareas de la organización.
Control: hace referencia a las técnicas y herramientas que se utilizan para garantizar el flujo adecuado de la información.

5 procesos de gestión documental en la empresa

Una empresa con un gran volumen de información debe manejar en la gestión documental estos 5 procesos:

1. Generación y recopilación de documentos

Se trata de la creación y compilación de documentos de diversas fuentes presentes en la empresa. Por ejemplo, archivos digitales, documentos en físico, registros, formularios, entre otros.

Además, para facilitar el acceso y el control de los documentos es importante llevar a cabo la digitalización. Lo cual es posible a través del uso de herramientas tecnológicas que promuevan la automatización.

Desde el año 2020, más de 12.000 empresas en Colombia están cursando la transformación digital. Según datos de un estudio mostrado en el diario La República.

2. Organización y clasificación

Con la captura y recopilación de los documentos es momento de llevar a cabo su organización de forma estructurada. Dado que este proceso va a promover una sencilla identificación y fácil acceso a la información.

Para la clasificación de los documentos se pueden tomar en cuenta diversos criterios, tales como:

Relevancia de la información.
Área de la empresa que generó el archivo.
Proceso operativo involucrado.
Fecha de creación del documento.

3. Almacenamiento de los documentos

Este proceso permite garantizar el resguardo y protección de la información. Por ello, es clave utilizar soluciones digitales como Sesame HR que impulsan la centralización de los archivos.

Lo que además debe ir acompañado de políticas claras y específicas para la gestión documental efectiva. Se favorece la transparencia y el acceso práctico a los datos y registros de la empresa.

4. Acceso y control de versiones

Para tener un historial de cambio de los documentos, es importante llevar a cabo un control de versiones. Dado que esto va a permitir a los usuarios realizar modificaciones o actualizaciones a los datos de manera ordenada.

En otras palabras, con este proceso los trabajadores podrán acceder a las versiones correctas de los archivos. Por lo tanto, se evita la duplicidad de documentos y se facilita el trabajo colaborativo.

5. Disposición de los documentos

Entre los procesos de gestión documental, hay que tomar en cuenta el control y monitoreo de la vida útil. Donde se establece por cuánto tiempo se debe conservar ciertos documentos.

Para la disposición adecuada de los documentos es necesario considerar el valor de la información que contienen. Además de su proyección en el tiempo, lo que va a ayudar a saber si se preserva o es posible su eliminación.

Herramientas que mejoran la gestión documental

Hoy en día las empresas de gran tamaño manejan enormes cantidades de información y documentos. Por ello, es clave utilizar herramientas que faciliten una gestión automatizada, sencilla y oportuna.

Donde la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad a la información sean criterios de gran valor. Además, una nota del diario Vanguardia sostiene que las empresas que utilizan sistemas para la administración de documentos reducen sus costos entre el 50% y el 70%.

Por lo tanto, un software de gestión documental como el de Sesame favorece el control efectivo y dinámico de la información. Se trata de una plataforma que optimiza cada proceso, desde la recopilación hasta la disposición de manera práctica y segura.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

5 procesos de gestión documental que hay que realizar en una empresa grande