14 de octubre, 2022

La firma digital permite al receptor de un documento identificar al emisor del mismo. A su vez, puede confirmar que no ha sido alterado desde que fue firmado. Esto es clave en la gestión documental de las empresas.

¿Por qué? Porque asegura que un documento es auténtico y proviene de una fuente verificada. Además, garantiza que no se haya manipulado desde que se signó de forma digital.

Por otra parte, afianza que la identidad del documento ha sido confirmada por una organización fiable.

Todo este proceso es más fácil de realizar con la ayuda de un programa.

Implementar la firma digital con un software

La opción de firmar documentos de manera digital se simplifica con un software de firma electrónica. Este debe cumplir con tres factores principales:

Accesibilidad.
Integridad.
Atribución.

Gracias al fácil acceso, el documento debe quedar disponible para cualquier consulta de autoridades, auditores y emisor.

De este modo, la firma digital debe garantizar integridad. Asimismo, el informe certifica que no se ha modificado o alterado desde su firma.

Evitar la manipulación

Otro de los aspectos es la atribución. Esto implica que al firmarse el documento en condiciones correctas, el firmante no puede negar su firma.

Muchos negocios usan este sistema para hacerlo en sus certificados digitales. Y para ello, usan un software.

Como resultado, la aplicación integra la firma digital en cualquier solución de nube. Y lo hace a través de interfaces de programación de aplicaciones.

Crear un flujo de trabajo uniendo aplicaciones

Al integrar varios programas con el software de firma digital, se puede almacenar cada documento firmado de forma automática.

En el caso anterior, el programa sería una especie de puente entre el usuario y las otras aplicaciones. La idea es facilitar esta firma y la posterior distribución del documento. Ya sea entre clientes o entre distintas áreas de la empresa.

Por eso, para hacer una firma digital desde varios programas se requiere el software de firma. Así como una API facilitada por el mismo programa. Luego, se debe instalar la app desde donde gestionar la firma digital.

Si cuentas con la adecuada, darás un gran paso para facilitar la firma de documentos digitales.

Cada uno tiene formas distintas de integración, pero todos son difíciles de vulnerar al usar algoritmos matemáticos.

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Gestionar la firma digital desde un software

Para poder entender esto, debes apoyarte en un ejemplo que te permita ver el proceso. En este caso, vamos a hablar de una jefa de Recursos Humanos de una empresa de transporte.

Esta requiere que sus empleados firmen varios documentos en un plazo menor a 2 días. El problema es que dichos empleados están ubicados en varias sedes.

Uno de los documentos a firmar solicita la autorización para el descuento del 1% de la nómina electrónica del trabajador. Este monto mensual descontado será destinado al ahorro en la Cooperativa de Trabajadores de la Empresa. De ahí, la importancia de la firma a tiempo.

Para dar una solución efectiva y rápida, lo primero es usar el software de firma digital. A través del gestor documental, se logra recoger todas sin tener que mover al personal.

Es notoria la importancia de no tener que llevar a los miembros a un lugar específico para firmar. Poder hacerlo desde sus puestos de trabajo con el programa, agiliza todo el proceso.

El proceso de certificación de la firma

Con esto, se logra validar la autoría del documento y del emisor de la firma.

En el ejemplo anterior, de no haber contado con un programa de firmas no se habrían cumplido los plazos. Era imposible cumplir con los dos días establecidos para entregar los documentos firmados.

Por esta razón, es esencial su uso en cualquier empresa. Más aún, si son empresas que operan en distintas sedes del país. Y por ende, requieren entregar documentos en todas ellas.

Cómo ayuda Sesame HR en la firma digital

Con el software de firma digital de Sesame HR se pueden verificar y generar en cualquier empresa. Esto simplifica de forma considerable todo el proceso.

En la actualidad, una firma electrónica vale igual que un documento firmado a mano. Durante toda la fase, se puede mantener la privacidad de los datos y los documentos compartidos para la firma.

Al contar con un software así, la empresa puede firmar cualquier documento.

Y lo pueden hacer de forma simultánea en varios archivos o documentos. Pudiendo seleccionar siempre varios tipos de firma. En este sentido, se pueden aplicar en documentos:

PDF.
Hojas de Excel.
Words.
XML.

Una función clave del software es verificar la autenticidad de las firmas. El firmante la puede adaptar según sus requisitos:

Tamaño.
Ubicación.
Color.
Imágenes de la firma.

Asimismo, las empresas pueden aprovechar las ventajas de una aplicación de firma digital al certificar y gestionar documentos.

La seguridad y la comodidad de los software

Además de poder firmar documentos online, también agilizan los procesos internos de la empresa con mucha seguridad.

En comparación a otros programas, el software de Sesame HR es polivalente y tiene muchas funciones. En este sentido, más allá de la firma digital también ofrece:

Gestor documental.
Generar informes de RR.HH.

Por estos motivos, las opciones de esta aplicación sobresalen ante los usuarios, pues ven cómo se cubren sus necesidades. Por esta razón, es el software ideal.

Ahora ya conoces los beneficios de la firma digital. Suenan interesante las funciones que ofrece este software, ¿verdad? Entonces, te animamos a experimentar el cambio en tu empresa. Y si deseas conocer sobre este tema, te invitamos a seguir en nuestra sección de recursos.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

Ventajas de contar con un software que incluya firma digital