11 de octubre, 2021

El gestor documental funciona en una empresa cuando ella está enmarcada por el ordenamiento y el uso inminente de papeles y documentos físicos. La acumulación de estos insumos implica mayor esfuerzo y complejidad a la hora de encontrar aquel documento que se necesita.

Para reducir estos inconvenientes existe la posibilidad de digitalizar los documentos. En este artículo encontrarás todo lo relacionado con la gestión documental.

¿Qué es digitalizar un documento?

Digitalizar los documentos no es más que el proceso para convertir una gran cantidad de documentos de papel en formato físico a formato digital.

Documentos como la firma digital, las facturas, los comprobantes, las comunicaciones formales, etc que pueden almacenarse en un sistema de gestión documental como Sesame.

Dentro de los beneficios que trae digitalizar los documentos, se encuentra el ahorro de espacio, ya que al convertir los documentos en digital el lugar en el que se ubicaban se puede usar para cualquier otra disposición.

Adicionalmente, evitan el deterioro que puede tener un documento físico por el paso del tiempo lo que no ocurre de manera digital. Esto sin duda será una preocupación menos para tu compañía.

Por supuesto, una de las más importantes, es la contribución al medio ambiente qué puede hacer tu empresa dado que la transformación del material ayuda en la reducción de uso de papel.

Ventajas de usar un gestor documental como el de Sesame

1. Seguridad de la información:

En tiempos como los actuales, donde la información tiene tanto valor, es importante contar con un sistema que pueda encriptar la documentación y permitir el acceso de los trabajadores por medio de clave personal o facilitando la gestión de perfiles.

De manera que solo quienes están autorizados a acceder los puedan ver. Inclusive, pueden facilitar el proceso de eliminación o destrucción final del documento.

2. Centralización

El acceso fácil a la información sólo ocurre si toda la documentación se encuentra en un mismo espacio o nube, con Sesame, pues tener un mayor control de cada archivo dado que puedes clasificarlos en documentos

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justificantes
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inventarios
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3. Notificación de movimientos

Cuando algún colaborador ha finalizado su tarea, es posible que los demás se enteren y puedan ver el documento, dado que le notifica al departamento o a quién desee el ingreso de un nuevo documento.

4. Agilidad con el gestor documental

Poder acceder con agilidad a un documento que se necesite en la realización de algún proyecto o que se quiera modificar, permitirá que las personas de tu empresa dediquen su tiempo en realizar actividades que le generen mayor valor a la empresa y por supuesto bienestar personal.

5. Mejorías en los resultados

Tener un control de la documentación de los procesos facilita el acceso a la trazabilidad de este, lo que permitirá a los jefes desde cualquier parte del mundo replantear estrategias y generar modificaciones en función de las metas de la compañía.

6. El gestor documental genera reducción de costos

Adquirir un sistema como este, puede traerle a la empresa ahorros de tipo estructural, dado que ya no se necesitaría implementar un archivo físico, ni se invertirían rubros en archivadores y mantenimiento.

Además, no incurriría en multas por mala gestión y los empleadores tendrían que enfocarse en la búsqueda y organización documental.

Sesame también contribuye con tu bolsillo y te ofrece 14 días de prueba gratuita para que te familiarices con sus herramientas y además tu equipo se sienta cómplice del avance en modernización que tiene tu empresa.

Conocer las necesidades de tu empresa en gestión documental, será la base para elegir el determinado software que cumpla con los requisitos legales, económicos y estructurales.

De esta manera no dejarás al azar la responsabilidad del cuidado de los documentos, que sabes, son un material invaluable en una compañía.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame CO | Web | + posts

Con una experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos. Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos.

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