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Calcular las horas extras: ¿qué beneficios aporta a la empresa?
Calcular horas extras para tus empleados te permite controlar gastos, gestión y al mismo tiempo cumplir el Código Sustantivo del Trabajo.
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Enrique Laradola
HR Consultant
19 de enero, 2023
Calcular las horas extras debe hacerse siempre respetando lo que estipula la ley en esta materia. El saber cómo liquidar las horas extras es responsabilidad de los empleadores, por eso es muy importante llevar un control adecuado de dicho tiempo.
El Código Sustantivo del Trabajo establece que el empleador debe llevar un registro de estas horas y está obligado a entregar al trabajador una relación. Sistemas digitales, como un portal del empleado, te ayudan en la tarea.
El equipo encargado de recursos humanos es el que realiza esta tarea. Si no llevan un adecuado control al calcular las horas extras, se pueden pasar por alto el tiempo trabajado. Esto causará malestar y reclamos, afectando el clima laboral y la productividad.
Importancia del control de horas extras
La importancia del control de horas extras es que esta es la única forma de conocer las horas de trabajo real que realiza el trabajador. Si las horas fueron autorizadas y se laboraron, puede causar inconvenientes al empleador el no cancelarlas.
El empleado tiene todo el derecho a acudir a la jurisdicción laboral y demandarlo, pedir su reconocimiento y cancelación.
Además, debe solicitar que se re-liquiden los aportes de seguridad social, los parafiscales y otros factores correspondientes. Todos estos factores incumplidos pueden acarrear sanciones moratorias y en muchos casos el pago de una indemnización. Por eso, es indispensable calcular las horas extras y llevar este control.
Horas extras en el Código Sustantivo del Trabajo
Todo lo relativo a la jornada laboral y a calcular las horas extras está en el Código Sustantivo del Trabajo. Observemos:
- Artículo 158, este hace referencia a la jornada ordinaria.
- Artículo 159, se refiere al trabajo suplementario u horas extras que cede la jornada ordinaria.
- Artículo 168, en este se definen los incrementos generados por el trabajo suplementario.
- Artículo 179, este artículo trata sobre el recargo que tiene el trabajo dominical o festivo.
En las empresas, siempre existen unos cuadros en los que se dice de manera clara al trabajador cuántas horas extras va a realizar.
Las horas extras deben ser autorizadas, estas no deben depender solo de la intención del empleado de quedarse por más tiempo del asignado al trabajo.
Su superior, con anterioridad, debe indicarle al empleado que se tiene que quedar y de este modo acuerdan y totalizan al final de cada mes. La idea de conocer los aspectos legales que se refieren a recargos por horas extras es manejar las implicaciones, tanto para empleados como para empleadores.
De igual forma, es necesario conocer el valor de cada hora extra, dependiendo el horario en que se produzca, para evitar malos entendidos al momento de efectuar los cálculos.
Ventajas para Recursos Humanos de llevar un control de horas extras
Dentro de las ventajas que puede aportar el llevar un control y calcular las horas extras en la empresa, se pueden encontrar las siguientes:
- Reducción del absentismo laboral. Si conoce el horario de entrada y salida, la empresa puede realizar estrategias que le permitan conocer si necesita pedir o no las horas extras.
- Al establecer un control eficiente, se puede conocer qué cantidad de trabajadores necesita para cumplir el cronograma de un proyecto.
- Para los empleados es oportuno controlar las horas extras y los permisos. Así, este puede optar por un pago adicional por las horas realizadas o cambiar estas horas por otros beneficios.
Conocer la norma y tener un orden
Para llevar el control y calcular las horas extras el primer paso es conocer y respetar la legislación vigente, y la convención colectiva de trabajo. Luego, es importante que los directores muestren las reglas internas que indiquen cómo se autoriza el uso de horas extras en todas las áreas.
Una regla indispensable sería, por ejemplo, que los supervisores avisen a recursos humanos con antelación cuando requieran que su equipo trabaje en sobretiempo.
Con lo anterior se evita que los trabajadores laboren horas extras sin necesidad, manteniendo el horario de trabajo diario. También permite establecer si la demanda de trabajo es adecuada al número de empleados.
Factores importantes del control de horas extras
Otro factor que ayuda en el control de horas extras es la implementación de lo que se conoce como bolsa de horas. Su uso proporciona control a los encargados. Y a los empleados flexibilidad, ya que permite compensar las horas extras con días libres. También se pueden cambiar por salidas anticipadas en otro momento, si algún trabajador lo necesita.
La bolsa de horas resulta ventajosa, en especial para empleados que desean plantear un fin de semana prolongado. Otra ventaja es que tiene la oportunidad de atender algún problema personal que deba resolver; así paga su salida con horas ya trabajadas, sin afectar su sueldo.
¿Qué beneficios aporta el calcular las horas extras mediante un software?
La implementación de un software de gestión de turnos es indispensable para controlar y calcular las horas extras. El llevar esta gestión no involucra solo el cálculo de las mismas, sino también el estar al día con la normativa legal.
Estos programas vienen dotados con una bolsa de horas que hace un reparto equitativo del tiempo que un empleado dedica a la empresa. O, si es el caso, personalizar la asignación, según el caso.
Este tipo de jornadas se adaptan a las necesidades de trabajo que tienen las empresas. Es posible que el lunes el empleado no trabaje, pero que martes, miércoles y jueves compense las horas sin afectar su salario. Esta sería una opción que debe contar con la aprobación del empleado.
Para calcular las horas extras se debe identificar el tipo de hora que se va a computar. Cada uno de estos tipos tiene un modo diferente de hacer el cálculo y pagar al trabajador el monto que le corresponde.
Modos diferentes de cálculos y pagos
De este modo el trabajador gana por su jornada suplementaria lo que le corresponde por ley, y no tendrá problemas con el empleador. El control de horas extras ayudado con un software hace más fluida la gestión.
Los tipos de horas que se conocen en Colombia son la hora extra diurna, estas corresponden a las laboradas luego de exceder la jornada diurna. Recordemos un poco cómo se establecen.
- La jornada extra nocturna corresponde al trabajo realizado después de exceder la jornada nocturna, que va de las 9:00 p.m. hasta las 6:00 a.m.
- La hora extra dominical y/o festiva diurna, este tipo de hora es el tiempo laborado en domingo o día festivo dentro de una jornada diurna.
- Hora extra dominical y/o festiva nocturna, estas horas extras corresponden a las trabajadas en domingo o día festivo después de las 9 de la noche.
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Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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