22 de enero, 2024

Las horas extraordinarias, también conocidas como horas extra, son la cantidad de tiempo adicional que se trabaja. Es decir, cuando un colaborador dedica a sus actividades más allá de su horario habitual.

La legislación laboral colombiana establece que un trabajador puede laborar un máximo de 8 horas diarias, o de 48 horas semanales.

Sin embargo, esta misma ley permite a los empleados realizar actividades adicionales durante un tiempo suplementario.

Por tanto, toda actividad laboral realizada después de la jornada legal permitida es conocida como trabajo de horas extra. Todo esto, siempre y cuando el empleador gestione un permiso especial ante el Ministerio de Trabajo.

Estas deben ser remuneradas de acuerdo con ciertos parámetros. Cabe resaltar que el trabajo suplementario, solo puede ser de 2 horas extras diarias. O 12 horas extra semanales.

¿Cómo se gestiona el permiso de las horas extraordinarias?

Como hemos mencionado, las empresas que requieren de tiempos suplementarios deben solicitar la autorización ante el Ministerio de Trabajo.

En caso de ser aceptada, el empleador debe llevar un registro de trabajo obligatorio de horas extras. Este deberá plasmar las especificaciones de la norma. También deberá entregar al colaborador un informe detallado con las horas extras laboradas.

Tipos de horas extraordinarias

A continuación, te presentamos los diferentes tipos de horas suplementarias y sus respectivas condiciones. Esto lo recoge el artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo.

Hora extra diurna

Consiste en el trabajo comprendido entre las 6 de la mañana (6:00 am) y las 9 de la noche (9:00 pm). Una vez finalizada la jornada habitual.

En 2023, las horas extra diurnas tendrán el valor de $6.042.

Hora extra nocturna

Cuando realizan actividades entre las 9 de la noche (9:00 pm) y las 6 de la mañana (6:00 am). Este tipo de hora extra suele suceder entre trabajadores que laboran hasta las 10:00 pm. Por tanto, la hora extra nocturna iría entre 11:00 pm y 12 de la medianoche.

Esta se paga con un recargo que alcanza los $8.458.

Hora extra dominical

Hora extra dominical y festiva diurna: hacen referencia al trabajo ejercido los domingos o festivos, en caso de sobrepasar la jornada ordinaria. Este trabajo suplementario será remunerado con un recargo del 100% por corresponder a días de descanso remunerado.
Hora extra dominical y festiva nocturna: el colaborador, además de trabajar un domingo o feriado, debe prolongar su jornada habitual en horas de la noche. Para estos casos, el recargo es del 150% sobre el valor de la hora ordinaria.

Ejemplo de liquidación de horas extraordinarias

A continuación, aportamos toda la información sobre el pago de horas extra. ¿La mejor manera de entenderlo? Con un ejemplo.

Pongámonos en situación. Una empresa requiere que su colaborador, cuya jornada finalizó a las 5:00 pm, trabaje en las instalaciones dos horas extra. Al trabajador, tras haber cumplido con su trabajo y hora suplementaria, se le realizará la liquidación de la hora adicional laborada:

Salario del colaborador: $ 1.000.000 COP

Para conocer el valor de la hora ordinaria realizamos la siguiente operación:

$ 1.000.000 (el salario) / 30 días / 8 (horas laborales diarias) = $4.167

$ 4.167 COP es el valor de la hora ordinaria

A continuación se suma el valor de la hora ordinaria, más el porcentaje equivalente a la hora extra, en nuestro caso hora extra diurna (25%):

$ 1.000.000 + 25% hora extra diurna: $ 5.208 COP

$ 5.208 COP es el valor de la hora extra diurna.

De acuerdo con lo anterior, el empleado, al trabajar dos horas extra, tendrá un recargo de $ 10.416 COP ($ 5.208 * 2 horas extra).

Llevar el control de horas extras de manera correcta

Ya sabes cómo se calculan las horas extra y su precio. Pero, ahora vamos a explicarte cómo hacer un control de horas extra de forma adecuada.

Es muy común que la mayoría de los trabajadores colombianos hayan hecho alguna vez en su vida horas extras de trabajo. Por tal razón, el control de horas extras es indispensable en una organización, para hacer el pago que corresponde.

Las horas extras para los patrones han sido la salvación en muchos procesos. Esto, debido a que las tareas que quedaron inconclusas pueden finalizarse con las horas suplementarias. Así se logra la continuidad de la operación y la finalización de las tareas.

Horas extras y salario

Bajo estos casos, el empleador debe recordar que la hora extra hace parte del salario. Es decir, que se deben tener en cuenta al momento de pagar la seguridad social.

Por lo tanto, su cálculo entonces dependerá del momento en que se realice la hora extra sea en la mañana o en la noche o en un día festivo o dominical.

Antes, te explicamos cuáles eran los tipos de horas extraordinarias. Ahora, te recordamos otros puntos a tener en cuenta, según la ley.

Por ejemplo, el artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) señala que el pago de las horas extras debe causar con el pago del salario ordinario del mes en el que ocurrieron. O, a más tardar, en el siguiente periodo.

Conciliar siempre con el trabajador

Dicho lo anterior, quiere decir que si las horas suplementarias ocurren en febrero, deben ser pagas con el sueldo de ese mes. Eso sí, se deben consolidar y liquidar aparte, pues tienen un valor o porcentaje de cálculo diferente a la hora ordinaria.

Esto está estipulado en la ley colombiana, pero algunos empleadores omiten el pago por este concepto. Algunos alegan que hacía parte de la jornada laboral, o incluso optan por ignorar el reclamo del trabajador por el pago de dicho trabajo adicional.

Ante esta situación, te vamos a contar bajo qué leyes se puede amparar el empleado en la legítima defensa de sus derechos. Pero también, cuándo se puede amparar el empleador si está siendo vulnerado su interés legítimo.

Por último, veremos a qué sanciones puede enfrentar quien no cumple con la obligatoriedad del pago de horas extras.

Sanciones por no llevar un buen control de horas extras

No pagar las horas extraordinarias a tus empleados podría conllevar a que la empresa sea sancionada.

El empleado puede alegar sus derechos al pago amparado por los siguientes artículos del CST.

Artículo 158: que se refiere a lo que constituye la jornada ordinaria.
Artículo 159: el trabajo suplementario que excede la jornada ordinaria. Recuerda que esta última ha tenido variaciones con la implementación del cambio de jornada laboral en Colombia.
Artículo 168: donde se señalan los incrementos por el trabajo suplementario.
Artículo 179: el cual determina el recargo que tiene el trabajo un domingo o festivo.

Control de horas extras por el empleador

Por su parte, el empleador debe llevar un riguroso sistema de control de las horas trabajadas por su personal. Así, podrá sustentar ante un juez o autoridad si es correcto o no hacer el pago por la pretensión que se le requiera

Esto lo determina el Artículo 162 del CST el cual le exige al patrón un registro de las horas extras laboradas por sus trabajadores. Lo que se recomienda es que el control sea de conocimiento de todas las partes, para que haya claridad del tiempo laborado.

Si no fuere así y no se cumple con la responsabilidad se expone a multas. Estas las impone un inspector de trabajo, como representante legítimo del Estado.

Además de las sanciones, se obliga al pago de las horas extras adeudadas y una sanción moratoria, que consiste en un día de salario por cada día de retraso a favor del trabajador.

Como ves, lo mejor es siempre llevar siempre un control de horas extras de manera correcta. Así, tanto la empresa como el trabajador tienen claridad y alcanzan los objetivos.

¿Son obligatorias las horas extra estructurales o de fuerza mayor?

Durante la jornada de trabajo pueden surgir inconvenientes que hacen necesario extender dicha jornada. Dependiendo de la naturaleza de las actividades a realizar esta extensión se puede denominar horas extra estructurales o no estructurales.

Estas últimas también son llamadas de fuerza mayor y a diferencia de las anteriores los trabajadores están obligados a realizarlas. Las horas extra cotizan a la seguridad social pero solo para los casos de contingencias profesionales, no para cobro de prestación por desempleo.

A las horas extra estructurales se le aplica una cotización del 28%, mientras que las de fuerza mayor se le aplican el 14%.

Cómo pagar o compensar las horas extra estructurales

Las horas extra estructurales son todas las que se derivan de la necesidad de cubrir periodos de más trabajo, ausencias o cualquier otra situación.

Estas horas se pueden prever y de esta forma pueden ser incluidas en el contrato o convenio colectivo.

Pero, para que tenga esta característica se debe cumplir que se comunique a la administración, que lo autorice el comité o delegado de personal. Además, debe tener el cálculo de los trabajadores afectados.

Las horas extra por fuerza mayor se derivan de la necesidad de reparar o prevenir siniestros o daños urgentes que representen riesgos para la empresa.

Tanto las horas extra estructurales como las de fuerza mayor se pueden retribuir mediante compensación económica o con horas de descanso. En este caso será determinado mediante los contratos colectivos o individuales la manera a proceder.

En caso de no quedar establecido en contrato se entenderá que se cambiarán por horas de descanso.

Dichas horas de descanso tendrán lugar durante los 4 primeros meses siguientes, en caso de no haberse podido disfrutar, el empleado podrá reclamar su pago.

Para hacer esto se debe demostrar que, en efecto, las horas fueron trabajadas. Estos periodos de descanso, en ningún caso, podrán ser equivalentes a los que constan como retribuidos.

¿Cómo funcionan las horas extras estructurales?

Cuando la empresa acceda a remunerar económicamente las horas extra estructurales o las de fuerza mayor, el valor nunca será menor que la hora ordinaria.

El incremento de dichas horas no podrá ser menor del 75% sobre el salario correspondiente. Existe también la posibilidad de pactar una retribución mensual para el exceso de horas de trabajo.

En este caso la empresa y el trabajador acuerdan el pago de una cantidad igual o similar. A pesar de haber firmado el finiquito, se pueden reclamar todas las horas extraordinarias que haya realizado el trabajador. Para ello se debe estar muy pendiente de lo que contemple la ley.

La regulación de las horas extra estructurales

Para el caso de España existe la regulación a través del Estatuto de los trabajadores. En él se establece que las horas extra estructurales son de carácter voluntario, mientras que las de fuerza mayor son de carácter obligatorio.

Según este estatuto, no pueden realizar horas extra ni los menores de edad ni los empleados con jornadas de trabajo nocturnas.

El máximo anual de horas extraordinarias es de 80, pudiendo reducir la cifra por el contrato colectivo.

Las horas de trabajo extra estructurales pactadas en contrato de trabajo o convenio colectivo, pasan a ser obligatorias. En caso contrario, dichas horas son voluntarias.

Para el caso de Colombia todo lo referente a horas extra se define a través del Código Sustantivo del Trabajo.

Entendiendo que no se realizan horas extra de forma obligatoria, a menos que estas se pacten en contrato de trabajo o convención colectiva.

El límite máximo de trabajo de horas extra es de 2 horas diarias y 12 semanales. Estas horas son canceladas como primas, sobresueldo, valor del trabajo suplementario, pago por días de descanso obligatorio o bonificaciones habituales.

Lo importante es destacar que el único caso en que se puede obligar a trabajar horas extra en Colombia, es si se pactaron en el contrato.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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