Liquidador de horas extras: ¿Cómo se utiliza en la empresa?

17 de diciembre, 2024

En el área de RRHH, un liquidador de horas extras representa un aliado estratégico para facilitar la gestión efectiva del tiempo laboral. Pues, esta herramienta permite automatizar el cálculo preciso del trabajo suplementario

Lo cual ayuda a garantizar que los colaboradores reciban un pago justo y de acuerdo con los criterios de ley vigentes. Además, fortalece la relación laboral y la confianza entre los empleados y la organización.

Por eso, te mostraremos cómo usar un liquidador de trabajo suplementario y llevar la gestión del tiempo al próximo nivel. Entonces, comenzamos.

¿Qué es un liquidador de horas extras?

Es una herramienta digital o automatizada que permite calcular de forma precisa las horas extras que realizan los empleados. Tomando en cuenta tanto los criterios normativos vigentes como las necesidades de la empresa.

De hecho, el propósito principal de esta herramienta es garantizar una gestión efectiva del tiempo de trabajo. Así como también promover un pago justo para los colaboradores que reconozca de manera efectiva su esfuerzo.

Un liquidador de horas extras se encarga de registrar y analizar los datos de asistencia y el tiempo de trabajo de los empleados. Esto con la finalidad de comparar con la jornada laboral definida por la empresa y estimar las horas de trabajo suplementario.

Funciones de un procesador de horas extras

Además, de llevar a cabo el cálculo automático de las horas extras de los trabajadores, esta herramienta puede presentar otras funciones como:

Personalizar criterios: se trata del ajuste de parámetros conforme a la legislación laboral y las necesidades de la empresa. También se pueden considerar las políticas internas ya definidas por la organización.
Informes detallados: esta herramienta puede tener la opción de generar reportes del tiempo de trabajo de cada empleado. También puede incluir el total de horas laborales, el acumulado de horas extras, entre otros indicadores.
Integración con otros sistemas: permite el traspaso de los cálculos de horas extras para la gestión de pagos. Además, reduce la presencia de errores humanos y el lapso de procesamiento.
Avisos: permite configurar notificaciones o alertas automáticas vinculadas con el límite de horas de trabajo definido. Lo cual ayuda a evitar la sobrecarga y a tener mayor control sobre la gestión de horas extras.

Pasos para utilizar un liquidador de horas extras

Ahora, en 5 pasos te vamos a mostrar cómo usar un procesador de horas extras de forma sencilla y eficaz:

Paso 1: recopilar datos de la jornada laboral

Antes de poner en marcha esta herramienta, hay que tener a la mano los siguientes datos clave:

Datos personales de los empleados.
Salario mensual de los trabajadores.
Horarios de ingreso y salida.
Tiempos de descanso.
Horas de trabajo diarias.
Políticas de horas extras con base a la legislación laboral de Colombia.

Paso 2: configurar el liquidador de horas extras según las necesidades de la empresa

En este paso se toman en cuenta los criterios de ley vigentes y las políticas de la empresa para establecer los parámetros de cálculo. Por ejemplo:

Tipo de jornada laboral.
Horarios diurnos y nocturnos.
Límite de horas extras permitido.
Recargos.
Tipo de compensación.

Paso 3: realizar el proceso de validación de horas extras

Para garantizar la transparencia y evitar la sobrecarga laboral hay que implementar un flujo de trabajo de validación. Donde se establecen los siguientes criterios:

Aprobación de solicitud de horas extras.
Monitoreo de horas totales de trabajo.

Paso 4: efectuar el cálculo automático de horas extras con el liquidador

Ahora los datos clave se ingresan al liquidador y éste realiza el cálculo de manera digital y automática. Para ello, la herramienta considera estos 3 aspectos:

Total de horas trabajadas por cada colaborador.
Salario mensual de los empleados.
Valor correspondiente al tipo de recargo definido.

Paso 5: generar reportes de horas extras

Con el liquidador de horas extras tienes la opción de poder generar reportes automáticos de las horas extras. Lo cual te va a permitir tomar decisiones informadas y llevar a cabo las siguientes tareas:

Identificación de áreas o empleados con mayor carga de horas.
Ajuste de políticas internas por sobrecarga laboral.
Evaluar si la ejecución del trabajo suplementario impacta de forma positiva en la productividad de la empresa.
Tomar medidas para optimizar la gestión del tiempo laboral en la empresa.
Analizar si el cálculo de horas extras corresponde con la compensación.

Beneficios de un liquidador de trabajo suplementario

En una empresa, el uso de este tipo de herramientas digitales trae muchos beneficios en la gestión del tiempo laboral. Sin embargo, aquí tienes los 7 beneficios más importantes:

1. Reducción de los errores en el cálculo de horas extras de los empleados.

2. Automatización de tareas repetitivas para mejorar el tiempo del proceso.

3. Cumplimiento efectivo de las disposiciones de la legislación laboral vigente.

4. Mayor transparencia y equidad en la gestión de pagos de los trabajadores.

5. Toma de decisiones informadas del tiempo laboral y la gestión del personal.

6. Monitoreo continuo y digital del total de horas trabajadas por cada empleado.

7. Detección y control de horas extras para optimizar los costos involucrados.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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