15 de octubre, 2024

¿Alguna vez te has preguntado cómo su empresa calcula tu salario y te paga a tiempo cada mes? Detrás de escenas, hay un proceso llamado causación de nómina que garantiza que recibas tu cheque de pago.

En este artículo, exploraremos los conceptos básicos detrás de la causación de nómina para que puedas entender mejor cómo tu empresa calcula y registra tu paga cada mes.

¿Qué es la causación de nómina?

La causación de nómina es el proceso de registro contable de los gastos de nómina. Se trata de un procedimiento mediante el cual las empresas registran en su contabilidad los pagos realizados a los empleados por concepto de salarios, prestaciones sociales, horas extras, bonificaciones y demás erogaciones generadas por la relación laboral.

Componentes Clave de la Causación de Nómina

En la causación de nómina se incluyen varios elementos, entre ellos:

Salarios: el pago base acordado con cada trabajador.
Prestaciones Sociales: como primas, cesantías e intereses sobre cesantías, vacaciones y demás derechos laborales.
Aportes a la Seguridad Social: contribuciones para pensión, salud y riesgos laborales que deben ser pagadas tanto por el empleado como por el empleador.
Parafiscales: aportes al Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, a cargo del empleador.
Deducciones: retenciones en la fuente, descuentos por préstamos o anticipos, y otros conceptos que afectan el valor final a recibir por el empleado.

¿Cómo funciona la causación de nómina?

La causación de nómina consiste en los siguientes pasos:

1. Identificación de los Componentes de la Nómina

Se identifican los elementos salariales y no salariales a incluir, como:

Sueldo base de cada empleado.
Horas extras, recargos nocturnos y dominicales, comisiones, entre otros conceptos variables.
Prestaciones sociales: prima, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.
Aportes a la seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales).
Parafiscales y otros beneficios o descuentos aplicables.

2. Cálculo de Devengados y Deducciones

Devengados: son todos los valores que el trabajador gana en el período (sueldo, horas extras, comisiones, etc.).
Deducciones: se incluyen los descuentos por seguridad social, retención en la fuente, anticipos, préstamos, entre otros. Estas deducciones afectan el valor final que recibirá el empleado.

3. Determinación de las Obligaciones Patronales

Los empleadores deben hacer aportes adicionales en seguridad social y parafiscales. Estos son gastos adicionales para la empresa y se calculan en función del salario del empleado y de las tarifas establecidas por la legislación.

4. Registro Contable de la Nómina

El proceso de causación implica registrar en la contabilidad el gasto y la obligación de pagar la nómina. Se hace un asiento contable en el que:

Se debitan las cuentas de gasto (sueldos, prestaciones, seguridad social, etc.).
Se acreditan las cuentas de pasivo, reflejando la obligación de pagar tanto al empleado como a las entidades de seguridad social y parafiscales.

5. Proceso de Pago

Aunque ya está registrada la obligación, el pago se realiza según las políticas de cada empresa (puede ser semanal, quincenal o mensual).

En este punto, se liquidan los valores netos a cada empleado y se realizan los pagos a la seguridad social y parafiscales.

6. Conciliación y Verificación

Se revisan los valores registrados y pagados para asegurarse de que coincidan con los registros contables y las obligaciones de la empresa.

Registro contable de la nómina

Para entender la causación de nómina en Colombia, primero debes comprender el proceso de liquidación de la nómina.

Este incluye el cálculo de las deducciones, los aportes de ley y la retención en la fuente que se deben aplicar a cada empleado según la normatividad vigente.

Una vez liquidadas las nóminas, el siguiente paso es registrar contablemente todas las operaciones. Esto significa debitar las cuentas de gastos de nómina y acreditar las obligaciones laborales, aportes de seguridad social y parafiscales, retenciones practicadas, etc.

Obligaciones laborales

Se debita la cuenta de sueldos y salarios y se acreditan las subcuentas de cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones, primas, etc. según corresponda.

Aportes de seguridad social

Se debita la cuenta de aportes a seguridad social y se acreditan las subcuentas de salud (EPS), pensión (AFP) y riesgos laborales (ARL) por los aportes del empleador.

Aportes parafiscales

Se debita la cuenta de parafiscales y se acreditan las subcuentas de caja de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) por los aportes del empleador.

Retenciones practicadas

Se debita la cuenta de retenciones practicadas y se acreditan las subcuentas de retención en la fuente e impuesto de renta, según corresponda.

Con este proceso de registro contable queda causada la nómina, lo que permite llevar un control detallado de las obligaciones laborales y el pago oportuno de las mismas.

Proceso de liquidación de la nómina

El proceso de liquidación de nómina implica calcular el pago neto que recibirá cada empleado después de aplicar las deducciones correspondientes a los pagos por seguridad social y parafiscales, retenciones de renta (si aplica), entre otros.

Calculando el salario neto

Para calcular el salario neto de tus empleados, primero debes determinar el salario base, todas las bonificaciones y horas extras.

Luego, restas todas las deducciones obligatorias como aportes a salud, pensión, ARL, cajas de compensación familiar, seguros de vida, etc. También debes tener en cuenta posibles retenciones como anticipo de renta.

Pagando las obligaciones

Una vez calculado el salario neto, el empleador debe consignar los aportes de nómina correspondientes para salud, pensión, ARL, cajas de compensación, etc.

Estos pagos se realizan por lo general los días 15 y 30 de cada mes. Es importante cumplir con estas fechas para evitar posibles sanciones.

Generando los comprobantes

Finalmente, el empleador debe generar los comprobantes de pago para cada empleado con la información de su salario bruto, deducciones y neto recibido.

Liquidar la nómina mensual de tu empresa puede parecer una tarea tediosa, pero si la abordas de forma organizada y siguiendo la normatividad vigente, el proceso puede agilizarse.

Es recomendable apoyarte en un software de nómina que automatice los cálculos y la generación de reportes. De esta forma, podrás enfocarte en otras áreas de tu negocio con la tranquilidad de saber que el pago de tus empleados está garantizado.

Importancia de la causación de nómina en las empresas

La causación de nómina es de gran importancia para las empresas en Colombia por varias razones. A continuación, te mostramos las más relevantes:

Cumplimiento Legal y Normativo:
La causación de nómina permite a las empresas cumplir con las leyes laborales de Colombia, las cuales exigen que se paguen salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social y parafiscales.
Control Financiero y Presupuestal:
Registrar la causación de la nómina permite a la empresa conocer con precisión los costos laborales generados en cada período, incluso antes de que se realice el pago. Este registro ayuda a planificar el flujo de caja y a prever el dinero necesario para cubrir los gastos.
Gestión Eficiente de Recursos Humanos:
La causación ayuda a gestionar el recurso humano de manera eficiente al garantizar que todos los beneficios y pagos al trabajador se realicen a tiempo y de manera correcta.
Transparencia y Control Interno:
Llevar un registro contable adecuado de la nómina asegura que los gastos laborales sean transparentes y auditable.
Planeación para el Pago de Prestaciones Sociales:
La causación de nómina facilita el cálculo y la planificación de las prestaciones sociales que deben pagarse a lo largo del año (cesantías, primas, vacaciones, etc.).
Facilitación de Auditorías y Reportes Financieros:
Al reflejar las obligaciones salariales en el balance contable de la empresa, la causación de nómina facilita la generación de reportes financieros precisos.
Construcción de la Reputación Corporativa:
Cumplir con la causación de nómina refuerza la reputación de la empresa ante empleados, autoridades y socios comerciales.
Evita Conflictos Laborales:
Un manejo correcto de la nómina evita malentendidos y disputas con los empleados sobre el pago de salarios, horas extras y prestaciones. La causación precisa y detallada permite que los empleados reciban sus beneficios en los tiempos y montos correctos, reduciendo el riesgo de conflictos laborales.

¿Cuál es la periodicidad de la causación de nómina?

La periodicidad de la causación de nómina depende de la frecuencia con la que cada empresa realiza los pagos a sus empleados y registra sus obligaciones laborales.

En Colombia, esta periodicidad puede ser:

1. Mensual

Es la más común en empresas con empleados de salario mensual, quienes reciben su pago una vez al mes.
En este caso, la causación de nómina se realiza cada mes y el asiento contable refleja las obligaciones generadas en ese período.
Es ideal para empresas que tienen costos laborales estables y empleados con contratos fijos.

2. Quincenal

En algunas empresas, la nómina se paga dos veces al mes, es decir, cada quincena.
La causación de nómina ocurre dos veces al mes, reflejando las obligaciones laborales en cada quincena.
Es común en sectores como el comercio o la manufactura, donde el personal suele trabajar con esta modalidad de pago.

3. Semanal

Es menos común, pero algunas empresas, especialmente en sectores como la construcción o actividades agrícolas, realizan pagos de nómina semanalmente.
En estos casos, la causación de nómina se realiza semanalmente, y el asiento contable correspondiente se hace al final de cada semana laboral.

4. Diaria (o por cada período trabajado)

Esta modalidad es poco común y suele aplicarse en empleos temporales o para trabajadores de jornada parcial en los que el pago se hace por día trabajado.
La causación de nómina se realiza cada día o al final de cada jornada, registrando las obligaciones generadas.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Qué es la causación de nómina y cuáles son sus componentes