13 de septiembre, 2022

La nómina electrónica es un documento digital que equivale a la nómina de empleado tradicional. Se presenta en un archivo digital en formato .XML, el cual puede ser enviado a los empleados por correo electrónico en formato PDF.

Para la DIAN, este es un comprobante que permite a las empresas presentar los pagos a los empleados como soporte de costos y deducciones.

La nómina electrónica se reglamentó a inicios del 2021, pero la pandemia y algunos procesos de adaptación tecnológica han retrasado su implementación. En la actualidad, muchas empresas se apoyan en algún gestor documental para elaborar su nómina.

En este artículo te vamos a contar cuál ha sido la evolución de la nómina electrónica y por qué tu empresa debe tenerla presente.

¿Qué ventajas ofrece la nómina electrónica?

La tecnología ha evolucionado al mundo actual. Sin duda, ha contribuido a mejorar la forma en la que se realizan las actividades cotidianas.

La nómina electrónica viene a ser uno de esos cambios innovadores que optimizan el proceso en las empresas. La resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), reglamenta la activación de la nómina electrónica.

Este nuevo sistema trae consigo las siguientes ventajas:

Automatización de los procesos

Se tiene acceso a actualizaciones de nóminas automáticas y, además, se tiene un mayor control del proceso. De este modo, se puede monitorear la operación cada vez que lo requiera, pudiendo completarla con otras soluciones como una firma electrónica.

Reducción de costos al implementar la nómina electrónica

Se puede llegar a reducir hasta un 50% de los costos de los procesos llevados dentro de la empresa. La reducción de costos puede reflejarse de varias maneras, la más obvia es la reducción del uso del papel para llevar a cabo la operación.

Fácil acceso a la información

La única condición es que debe tener acceso a internet. Con esto puede tener acceso a la información rápido y desde el lugar que se encuentre, siempre que esté autorizado.

Seguridad en los datos

Este es un aspecto fundamental. Con la nómina electrónica, la información guardada tendrá el respaldo del software.

Además, la validez del documento no se verá alterada, debido a que los documentos digitales tienen la misma autenticidad que los documentos físicos.

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Reducción de los errores en el pago de nómina

De esto depende la aprobación o rechazo al compartir la información con la DIAN.

Esos son los beneficios más resaltantes de la implementación del pago de nómina electrónica. Este documento equivale a la nómina física y tiene la misma validez.

¿Cómo se lleva el proceso de pago de nómina electrónica?

La nómina electrónica se genera a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa.

Esta se envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, según los requisitos técnicos y legales establecidos en la resolución 000037.

Cuando la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”.

Luego de la validación se integra el mensaje en la herramienta de gestión interna de la empresa, junto con la representación gráfica de las nóminas. Con esto, ya pueden ser remitidas a los empleados.

¿Cuánto tiempo se debe preservar esta información?

Esta información de las nóminas electrónicas se preserva por el tiempo que se establece, de forma legal, para garantizar su integridad y confidencialidad.

Es muy importante que se elija un proveedor de confianza que ayude a evitar sanciones. Esta nomina debe contener información general de la empresa y de los empleados, como nombre, razón social, NIT y gastos a pagar.

La diferencia entre la nómina electrónica y la tradicional es que esta es un reporte detallado a la DIAN sobre la generación de la nómina. Esto permite sustentar los gastos y deducciones en las declaraciones tributarias.

Por último, recuerda que, si no se implementa la nomina, se puede incurrir en una multa del 5% de la misma.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Cómo ha evolucionado la nómina electrónica tras la pandemia?