App de turnos de trabajo en la empresa: ¿Cómo se utiliza?

10 de diciembre, 2024

En un mundo donde cada minuto vale, una app de turnos se vuelve una herramienta poderosa para crear un ambiente laboral eficiente. Pues, este tipo de plataformas ayuda a optimizar la asignación y ajuste de los turnos de trabajo.

De hecho, con una gestión de turnos digital se puede monitorear la asistencia y el cumplimiento de la jornada laboral en tiempo real. Además, los trabajadores tienen la opción de consultar o solicitar cambios en sus horarios con tan solo un clic.

En vista de ello, te vamos a mostrar que es y como una aplicación de turnos favorece la dinámica laboral de hoy en día ¡Empecemos!

¿Qué es una app de turnos de trabajo?

Es una herramienta digital diseñada para gestionar los turnos laborales de los trabajadores de una empresa. La cual les permite a los responsables de RRHH o supervisores de área crear, asignar y ajustar los horarios de cada empleado.

Además, una app de turnos promueve una distribución efectiva del personal y ayuda a evitar el cruce de horarios. Mientras que para los colaboradores facilita los siguientes aspectos:

Consulta de horarios asignados.
Solicitud de cambio de turno laboral.
Registro de disponibilidad desde cualquier sitio.

Por lo tanto, esta aplicación mejora la gestión del tiempo de trabajo y la organización del personal. Lo que impulsa el desarrollo efectivo de los procesos operativos en todo momento y bajo cualquier circunstancia.

Elementos de una aplicación de turnos laborales

De manera general, una aplicación de turnos de trabajo presenta estos 5 elementos:

Interfaz de gestión: le permite a RRHH o a los encargados de área crear, asignar y modificar los turnos de los empleados de forma fácil y automática. Lo cual se establece en función de las necesidades y políticas de la empresa.
Calendario dinámico: una app de este tipo facilita una visión clara de los turnos y horarios de cada empleado. Esto con la intención de promover la planificación y el ajuste flexible del tiempo laboral.
Comunicación: se incluyen notificaciones y alertas para que el equipo esté atento a los cambios que se pueden generar. De esta forma se impulsa el intercambio ágil y oportuno de información.
Registro: este tipo de aplicaciones se integra con otras funciones para permitir el registro de la asistencia. Esto por medio de la geolocalización o la biometría va a depender de la estructura y necesidades de la empresa.
Informes: esta herramienta brinda la opción de obtener reportes con datos claves de los turnos laborales. Por ejemplo, total de horas de trabajo, cambios de turnos, ausencias, entre otros.

Pasos para utilizar una app de turnos de trabajo

Ahora, en 4 pasos claves te enseñaremos, cómo usar una aplicación de turnos laborales:

Paso 1: adaptar la app de turnos a la empresa

Se trata de configurar la herramienta en función de las necesidades y políticas de la empresa. Lo cual va a permitir llevar una gestión eficiente del tiempo de trabajo.

Por ello, en esta configuración de la app se deben considerar estos 3 aspectos:

Definición de perfiles de usuario.
Personalización de criterios laborales y disposiciones de ley.
Integración con otras funciones de RRHH.

Paso 2: diseñar los turnos de trabajo

De acuerdo con las políticas de la empresa y los criterios normativos vigentes se establecen los turnos para cada empleado. Lo que en este caso va a facilitar la distribución eficiente del personal para la ejecución de tareas.

En esta planificación de turnos digital, debemos tomar en cuenta 3 consideraciones:

Definición de roles específicos.
Asignación automática de turnos.
Equilibrio de la carga laboral.

Paso 3: comunicar de manera ágil

A través de las notificaciones o alertas que da la app de turnos, se debe mantener informado al equipo sobre la gestión de los horarios. Pues esto va a permitir que todos los empleados estén al tanto de cómo se van a distribuir las horas de trabajo.

De hecho, una buena comunicación digital favorece la adaptación de la herramienta y la toma de decisiones en tiempo real. La gestión del tiempo de trabajo está al alcance de todos los miembros del equipo.

Paso 4: analizar los datos y gestionar los cambios

La dinámica laboral es cambiante, por ello, hay que usar la app para gestionar de manera práctica esas modificaciones. Por ejemplo, las solicitudes de cambio de turno, ajuste de horario, ausencias, entre otros.

Además, hay que aprovechar los datos que brinda la herramienta para analizar si la gestión del tiempo laboral ha sido eficiente. Esto por medio de la revisión de parámetros clave e informes personalizados.

Beneficios de tener una app de turnos de trabajo en la empresa

En el entorno empresarial de hoy en día, el uso de una app turnos ofrece muchos beneficios, entre los que podemos resaltar:

Planificación práctica y eficiente de los turnos de trabajo de cada empleado.
Ajuste en tiempo real por los cambios que se puedan dar en el entorno laboral.
Incremento de la productividad con la asignación automática de turnos.
Acceso rápido y oportuno a la información vinculada con la gestión del tiempo.
Reducción de los costos operativos al optimizar la distribución del personal.
Flexibilidad a los empleados al permitir solicitar cambios o ajustar horarios de forma sencilla y en tiempo real.
Promoción de un ambiente de trabajo organizado y eficiente para todos.
Generación de reportes con datos claves para tomar decisiones.

Con todos estos beneficios, podemos decir que una aplicación no solo mejora la administración del tiempo, sino que lleva la dinámica laboral al siguiente nivel.

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Cristina Martín

People and Talent Director en Sesame CO | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal).

Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

Qué es una app de turnos de trabajo y paso a paso de su utilización