Cuadro de turnos: ¿Qué es y cómo se crea en la empresa?

7 de octubre, 2024

Un cuadro de turnos representa una pieza vital para la planificación eficaz del capital humano. De hecho, esta herramienta permite organizar el personal y optimizar el tiempo de trabajo en la empresa.

Por lo tanto, establecer un marco claro para la asignación de turnos, favorece la productividad y la mejora continua. Es por ello, que en este artículo te vamos a mostrar qué es un esquema de turnos y cómo se puede efectuar ¡Comencemos!

¿Qué es un cuadro de turnos de trabajo?

Es una herramienta gráfica utilizada para organizar y gestionar la asignación de horarios de trabajo. Donde se determina que empleados van a cubrir ciertos turnos a lo largo de un periodo de tiempo específico.

Además, muestra de forma visual y clara qué trabajador está asignado a cada turno de trabajo definido. Lo cual le permite a la empresa y al equipo saber quién está a cargo en cada momento de la jornada.

Un cuadro de horarios facilita la planificación de las tareas y el tiempo de trabajo en la organización. Por ello, optimiza la distribución del personal para cumplir las demandas de la empresa sin contratiempos.

Elementos clave de un esquema de turnos

Para gestionar de manera efectiva el tiempo, un esquema de turnos laborales debe presentar los siguientes 3 elementos:

Nombre y cargo de los empleados: permite identificar a cada trabajador de la empresa y la función que lleva a cabo. Se trata de una lista de los trabajadores que van a cubrir los turnos laborales.
Turnos asignados: los turnos de trabajo pueden ser divididos en distintos segmentos del día. Esta clasificación va a depender del tipo de turno y las necesidades que tenga la empresa.
Duración del turno laboral: cantidad de horas de trabajo que cada trabajador debe cumplir durante su turno. Con este elemento se monitoreo las horas máximas permitidas de trabajo.

¿Cómo se crea un cuadro de turnos?

Para elaborar un cuadro que permita organizar los horarios de los trabajadores y cubrir las necesidades operativas, hay que seguir estos 3 pasos:

1. Recopilar información de la empresa y el personal

El primer paso es identificar las necesidades y políticas que maneja la empresa para la gestión del tiempo de trabajo. Por lo tanto, al crear un cuadro de turnos hay que considerar los siguientes aspectos:

Número de empleados que están disponibles por turnos.
Cantidad de trabajadores que se requieren para las tareas operativas.
Horarios de operación de la empresa.
Requerimientos legales vinculados con la jornada laboral.

2. Establecer los turnos de trabajo

Con las necesidades operativas ya definidas, es momento de definir los tipos de turnos que se van a manejar. Por ejemplo, continuos, discontinuos, rotativos, entre otros.

Además, hay que tomar en cuenta la naturaleza del negocio, los criterios legales y los procesos que lleva a cabo la empresa. De esta forma, es posible organizar el tiempo de forma eficiente y garantizar una cobertura adecuada.

Según disposiciones de la Ley 2101 de 2021, en este 2024 el máximo de horas de trabajo es de 46 semanales. Lo que para este caso equivale a 230 horas laboradas al mes.

3. Diseñar el cuadro o esquema visual

Para realizar este paso, es necesario elegir herramientas que permitan llevar a cabo una planificación de turnos ágil. Como, por ejemplo, las hojas de cálculo y los software de gestión de turnos.

Pues, estos sistemas permiten automatizar el proceso de asignación de turnos y personalizar el esquema. Lo que favorece una distribución equitativa de los horarios de trabajo conforme las necesidades de la empresa.

De hecho, Sesame HR te permite crear plantillas digitales personalizadas y guárdalas. Una manera práctica de planificar los turnos de trabajo de la empresa.

Tipos de cuadro de turnos

Las empresas conforme a su sector, operaciones, horarios y necesidades aplican diversos tipos de tablas de turnos. Sin embargo, los esquemas más utilizados son los siguientes:

Cuadro de turnos continuos

Este esquema es el más aplicado, pues el empleado trabaja de forma consecutiva las horas asignadas. Donde, la empresa debe considerar el tiempo de descanso y horas de comida.

Por lo general, se organiza el esquema en turnos de 8 horas cada día para cada trabajador de la empresa. En vista de ello, hay que tomar en cuenta criterios legales como el máximo de horas de trabajo y la gestión de horas extras.

Esquema de turnos rotativos

Para este caso, los horarios de los trabajadores cambian según el ciclo de rotación definido. Los cuales, se establecen en semanas o periodos, y el trabajador rota entre turnos de mañana, tarde o noche.

La representación visual de este tipo de cuadro muestra los empleados asignados, el tipo de rotación y el turno a cubrir. Además, de los días previstos de descanso y las horas de trabajo.

Cuadro de turnos discontinuos

En este caso, se establece un esquema gráfico donde el empleado labora en horarios divididos. Por ejemplo, de mañana y noche según las operaciones y el sector de la empresa.

Además, el formato visual de este cuadro presenta bloques diarios partidos con las horas de trabajo. También se consideran los días de descanso de cada uno de los trabajadores para evaluar su disponibilidad.

¿Por qué usar la tecnología para crear un esquema de turnos?

El uso de herramientas digitales en este proceso de RRHH permite mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción del personal.

Por otro lado, automatizar el proceso con un gestor de cuadrantes de turnos como el de Sesame HR reduce el esfuerzo manual. Lo cual se complementa con la posibilidad de ajustar los horarios según las necesidades de la organización.

En un entorno laboral cada vez más dinámico la tecnología simplifica y potencia muchos procesos vinculados con el talento humano. Por ello, si buscas elevar la eficiencia de RRHH, no dejes de revisar este y otros temas en nuestro blog.

Si quieres saber más sobre cómo realizar una buena gestión de turnos en la empresa, solicita una demo gratuita.

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame CO | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Qué es un cuadro de turnos y cómo se lleva a cabo en la empresa