Registro de horario laboral: ¿Cuáles son los beneficios?

21 de octubre, 2024

¿Sabías qué llevar un registro de horario laboral claro y eficiente representa una práctica clave en la gestión del capital humano? Pues sí, esta herramienta permite una distribución efectiva del personal y un monitoreo continuo del tiempo laboral.

Asimismo, un control preciso de horarios ayuda a evitar errores o conflictos al momento de evaluar la cantidad de horas de trabajo.

De modo que te explicaremos qué es un registro de horario de trabajo y cuáles son ventajas que ofrece ¡Arrancamos!

¿Qué es un registro de horario laboral?

Es una herramienta que permite documentar y controlar el tiempo laboral de cada colaborador de una empresa. Donde considera el análisis detallado de 3 aspectos clave, los cuales son:

Hora de entrada y salida.
Descansos.
Horas extras.

Por lo tanto, el objetivo principal de este registro es cumplir con los criterios normativos laborales vigentes. Además de facilitar la gestión de nóminas y otros procesos de recursos humanos.

Según las disposiciones de la Ley 2101 de 2021, a partir de julio 2024 la jornada pasará de 47 horas a 46 horas semanales. Estas deberán ser distribuidas de común acuerdo entre los empleadores y los trabajadores, asegurando el descanso respectivo.

Componentes de un registro de horario laboral

Un registro de horario laboral en su estructura presenta los siguientes componentes:

Datos del empleado: datos e información vinculada con el trabajador de la empresa. Por ejemplo, nombre completo, documento de identidad, puesto laboral, entre otros.
Fecha y hora de ingreso: se toma un registro exacto del día y la hora en la cual el empleado inicia su jornada laboral. Este componente permite llevar un control de las horas de trabajo.
Fecha y hora de salida: se realiza un registro del momento en que el colaborador culmina su jornada de trabajo. Con este dato se puede monitorear que el empleado no exceda las horas requeridas.
Descansos: tiempos dedicados a pausas definidas durante la jornada de trabajo en la empresa. Un ejemplo sería la hora de almuerzo o descansos cortos pautados.
Total de horas de trabajo: es la cantidad total de horas que cumple un trabajador en un día. Este dato resulta del cálculo entre la hora de entrada y la hora de salida, restando los descansos previstos.

Método para llevar un registro de horarios de trabajo

Existen diversos métodos para realizar un registro de horario de trabajo en una empresa. A continuación, te vamos a mostrar los 3 más utilizados hoy en día:

1. Registro manual

¡Todo un clásico! Se refiere a los libros o planillas en las que los trabajadores anotan sus horas de ingreso y salida. Con este método, estamos propensos a errores humanos, como anotaciones incorrectas o faltantes.

Además, el registro de forma manual, que quizás se presente con estructura simple, es difícil de auditar. Por lo tanto, implica mayores esfuerzos y tiempo del equipo de RRHH.

2. Reloj de fichar para el registro de horario laboral

Son dispositivos electrónicos que permiten a los trabajadores marcar las horas de entrada y salida. Este tipo de método aplica el uso de tarjetas o códigos para tomar la captura de datos.

En este caso, un reloj de fichar permite llevar un registro automatizado y reduce la probabilidad de errores humanos. Sin embargo, requiere un control detallado de un gran volumen de datos.

3. Software de gestión del tiempo

Se trata de herramientas digitales que facilitan el registro de asistencia de los empleados de forma práctica y segura. No solo permiten documentar las horas de entrada, horas de salida, sino que también incluyen funciones como:

Cálculo preciso de horas totales de trabajo.
Informes detallados para la toma de decisiones.
Revisión automática de horas extras.

De hecho, software como Sesame HR favorecen una gestión del tiempo laboral automatizada y personalizada. Es decir, que podrás registrar o modificar horarios según las necesidades de la empresa en tiempo real y con un clic.

Criterios legales que se deben considerar al registrar horarios

Un registro de horario laboral efectivo y preciso debe considerar las disposiciones legales vigentes. El Código Sustantivo del Trabajo, en su artículo 41 sostiene lo siguiente:

Los empleadores que tengan 5 o más trabajadores, y que no presenten contrato escrito o carnet, deben llevar un registro de ingreso. Por lo tanto, se establece la necesidad de documentar la asistencia de cada trabajador.

Además, la Ley 2101 de 2021 dispone que la jornada laboral para este 2024 es de 46 horas semanales. Lo cual se debe tomar en cuenta al momento de reestructurar los horarios de trabajo del personal.

Beneficios de un buen registro de horario laboral

Un buen registro de horarios de trabajo trae consigo muchas ventajas al momento de gestionar el talento humano. Sin embargo, hay 3 beneficios claves que debes conocer:

1. Optimización de la gestión del tiempo de trabajo

Con un registro exacto de los horarios, es posible identificar qué cantidad de horas se invierten en cada tarea. Por ello, es más fácil llevar a cabo la planificación y distribución del tiempo laboral.

En otras palabras, permite ajustar la carga de trabajo y distribuir las tareas de forma más equilibrada. Donde se consideran las necesidades operativas y el bienestar de los empleados.

2. Cumplimiento legal eficaz

Un registro efectivo ayuda a la empresa a cumplir con la legislación laboral vigente. Lo cual ayuda a evitar sanciones o multas vinculadas con una falta control de las horas trabajadas.

Además, para RRHH los registros precisos son documentos clave al momento de las auditorías. Pues, favorecen una revisión detallada de las horas laboradas por cada empleado.

3. Transparencia en los procesos

Un registro claro de los horarios promueve la transparencia entre trabajadores y empleadores. Dado que los empleados pueden sentir mayor confianza al saber que se respetan sus horas de labor y las compensaciones respectivas.

Por otro lado, la transparencia en la gestión del tiempo de trabajo puede mejorar la motivación de los colaboradores. Así como también favorece la reducción de la rotación del personal.

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