Código Sustantivo del Trabajo en Colombia: guía práctica para RRHH

15 de mayo, 2023

El Código Sustantivo del Trabajo en Colombia busca establecer una justa armonía en las relaciones laborales que surgen entre empleadores y trabajadores aportando un espíritu de coordinación económica y equilibrio social.

Si hay un factor fundamental en el que un departamento de Recursos Humanos deba estar atento a dar cumplimiento oportuno y estricto es al Código Sustantivo del Trabajo (CST), pues en él se contienen todos los lineamientos legales para la gestión del personal.

En este artículo te hablaremos de las obligaciones que una empresa tiene para con sus empleados las cuales se enmarcan en el Código Sustantivo del Trabajo y te indicaremos cómo cumplir de manera estricta y oportuna cada uno de los artículos del código.

Interesante ¿verdad? Sigamos.

Sabemos que el Código Sustantivo del Trabajo es de obligatorio cumplimiento, sin embargo existen herramientas tecnológicas como Sesame HR que pueden prestar un apoyo valioso para dar cumplimiento a dichas leyes.

¿Qué es el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia?

La finalidad primordial del Código Sustantivo del Trabajo en Colombia es la de proteger las partes que se involucran en un contrato de trabajo, esto es, entre el trabajador y el empleador que es quien contrata sus servicios.

El código sustantivo del trabajo en Colombia, También regula las relaciones de trabajo de derecho colectivo tanto oficiales como privadas o particulares.

Otra finalidad muy importante establecida en el CST es la de protección del derecho al trabajo, por lo tanto el artículo 11 precisa que

«Toda persona tiene derecho al trabajo y goza de libertad para escoger profesión u oficio, dentro de las normas prescritas por la Constitución y la Ley.»

Artículo 11 del Código Sustantivo de Trabajo

Características del Código Sustantivo de Trabajo en Colombia

A continuación, te vamos a detallar las características más generales del CST:

• Remuneración mínima vital y movilidad proporcional a la cantidad y calidad de trabajo.
• Igualdad de oportunidades para los trabajadores
• Estabilidad en el empleo.
• Garantía a la seguridad social, la capacitación, el adiestramiento y el descanso necesario.
• Protección especial a la mujer, a la maternidad y al trabajador menor de edad.
• Derecho al pago oportuno y al reajuste periódico de las pensiones legales.
• Todo extranjero que se encuentre laborando en este país goza del amparo del Código Sustantivo del trabajo en Colombia.

Importancia de la tecnología para cumplir con el CST

Son tantas las funciones y actividades que un departamento de Recursos Humanos tiene por cumplir y es tan estricta la normatividad que rige los procesos de contratación y administración de personal, que la ayuda tecnológica se convierte en una imperiosa necesidad.

Sesame HR es un software de Recursos Humanos que hace que tu preocupación por aplicar el Código Sustantivo del Trabajo en tu empresa sea mitigada. Gracias a sus diferentes funcionalidades, cubrirás la necesidad de administrar y optimizar la gestión de tu personal, más la seguridad de estar cumpliendo con la ley.

Sin duda esta experiencia tecnológica lleva a la vanguardia a cualquier empresa y lo más importante asegura credibilidad y confiabilidad en los estrictos procesos de Recursos Humanos.

Qué es un contrato a término fijo según el Código Sustantivo del Trabajo

Según el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo, el contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable de forma indefinida.

Sin embargo cuando se celebra contrato a término fijo inferior a un año, las tres primeras prórrogas pueden ser iguales o inferiores al término inicialmente pactado y a partir de la cuarta prórroga, la renovación debe ser mínimo de un año y así sucesivamente.

Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia sobre las prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante contrato de trabajo por sus servicios prestados. Es el reconocimiento a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la empresa.

Las prestaciones sociales no se incluyen dentro de la base sobre la cual se calculan los aportes al sistema de Seguridad Social en pensiones, salud y riesgos profesionales.

Es necesario aclarar que las prestaciones sociales son un beneficio exclusivo para las personas que están vinculadas a una empresa mediante un contrato de trabajo. Esto quiere decir que los trabajadores vinculados mediante un contrato por prestación de servicios no tienen derecho a ellas.

Las prestaciones sociales están catalogadas como:

• Prima de Servicios.
• Auxilio de Cesantías.
• Intereses sobre Cesantías
• Vacaciones.

Imagina tener una empresa, de más de 1000 funcionarios, para tu equipo de recursos humanos sería una gran tarea tener el reporte de cada uno de estos pagos por cada uno de los empleados, algo que legalmente debe estar al día… Para mitigar la fatiga que puede generar el cúmulo de data existen herramientas como Sesame HR.

Veamos por qué…

Software de base de datos de empleados

Sesame HR ofrece una excelente herramienta digital para un adecuado y real control de las prestaciones sociales de tus empleados ofreciendo la funcionalidad de Base de Datos de Empleados. La cual te permitirá cumplir de manera oportuna con el pago de estas obligaciones establecidas por el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia.

Con esta funcionalidad el patrón puede sentirse seguro, pues, logra ofrecer la centralización de toda la información de manera gráfica en un cuadro de mando de recursos humanos.

Adicionalmente, esta función te permite diseñar tu sistema de gestión de recursos humanos y seleccionar qué campos de información quieres ver en cada ficha de empleado, sin complicaciones ni atajos confusos.

También, Filtra y organiza fácilmente la información de los empleados en la base de datos, lo que simplifica las búsquedas al ordenar la información por departamento y oficina.

Además, ofrece la capacidad de exportar solo la información que necesitas, en formatos como PDF, CSV y Excel. De este modo, conservas toda la información relevante en el área recursos humanos y puedes hacer el seguimiento y minimizar los errores en la gestión de cada pago de los empleados.

¡Entonces en pocos clics obtienes la información necesaria para la gestión de recursos humanos en un abrir y cerrar de ojos!

Software de gestión documental de RRHH

El gestor documental de RRHH de Sesame HR organiza y almacena todos los documentos y papeles importantes de tus empleados en un solo lugar seguro y de fácil acceso para quienes tienen credencial.

Además, ofrece una documentación laboral precisa y completa. Optimiza tu gestión documental con este software ahora mismo y verás:

• Toda la documentación laboral almacenada en un mismo lugar.
• Cada documento organizado por su tipología y por empleado.
• Acceso a la gestión de cualquier documento desde cualquier parte del mundo. Incluso accediendo desde cualquier dispositivo.
• Notificaciones en tiempo real sobre cuando se sube un nuevo archivo al portal de cada empleado.

Cesantías según el CST en Colombia

Conforme a lo estipulado en el artículo 249 del código sustantivo del trabajo, las cesantías son una prestación social la cual está obligado a pagar el empleador a sus trabajadores. Equivale a un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracción de año.

La finalidad de las cesantías es que se conviertan en un ahorro para el trabajador, las cuales servirán de soporte económico cuando este se quede sin trabajo. En este sentido las cesantías servirán de apoyo monetario mientras la persona consigue emplearse nuevamente.

¿Por qué es importante hacer informes de registro salarial?

Los informes permiten ver estadísticas laborales en tiempo real. Con el software de Sesame HR y su funcionalidad de creación de informes, puedes obtener de manera sencilla los indicadores de gestión de recursos humanos más importantes de cada empleado. Y así tomar sabias decisiones.

Imagina sus alcances. Puedes acceder al cuadro de mando integral de cada uno de tus empleados y hacer incluso comparaciones sobre carga laboral por géneros. Y de paso hacer ajustes salariales si así lo amerita cada caso.

Esto sin duda te dejaría lejos de la competencia, sería un diferencial de gestión empresarial.

También podrás encontrar el salario base, complementos y percepciones salariales de tus trabajadores.

Finalmente, desde esta app puedes consultar los informes laborales, calcular los costos fijos y determinar los costos de cada proyecto incluso desde la comodidad de tu sala, tu hogar… Accediendo desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

Qué indica el Código Sustantivo del Trabajo sobre el reglamento interno de trabajo

El artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo define el reglamento interno de trabajo como el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio.

Esto significa que el reglamento interno debe contener las condiciones particulares de cada empresa. Por ejemplo, una empresa que produce cascos para motocicletas no puede tener el mismo reglamento interno de trabajo que una empresa que comercializa electrodomésticos.

El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo indica que cuando el empleador tenga a su cargo más de 5 trabajadores permanentes en empresas comerciales, 10 en empresas industriales o 20 en empresas agrícolas o ganaderas, deberá redactar el reglamento de trabajo.

Entonces, ¿Qué debe contener el reglamento interno de trabajo? Según lo establece el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo en Colombia, el reglamento interno de trabajo debe contener las condiciones específicas para el cumplimiento de las funciones de acuerdo con la actividad de la empresa.

Además los pactos exigidos por la ley. Por ejemplo, definir:

• Periodo de vacaciones.
• Jornada laboral.
• Pago de cesantías.
• Salario mínimo mensual vigente.
• Día de descanso obligatorio.
• Obligaciones y prohibiciones del empleador y el trabajador.

Comunicación interna y Encuesta de clima laboral

Puede parecer complicado redactar un reglamento si consideras son muchos los frentes que debe contemplar tu empresa.

Por fortuna, existen herramientas como el Software de Sesame HR y sus funcionalidades de comunicación interna y encuesta de clima laboral.

Estas pueden cumplir de manera fácil y satisfactoria con la socialización del reglamento interno de una empresa. Y con la indagación de la percepción del mismo en la compañía.

Por medio de este software se puede generar empoderamiento de los trabajadores, ya que no solo brindan información sino que también miden el grado de satisfacción de los trabajadores con su empresa.

Adicional a ello, es una herramienta que mantiene actualizados a tus empleados. Haciéndolos partícipes de la información y las decisiones de la empresa, logrando de esta manera la consolidación de la relación laboral.

Esto fomenta la transparencia y la confianza con un equipo de trabajo. Además, el software aporta:

• Mensajes atractivos y en una sola plataforma. Comunicación ágil y que llegue a todos los miembros de la organización.
• Finalmente, mejoras el clima laboral. Ya que, ofrece un ambiente de trabajo en el que los trabajadores estén a gusto.

Por si fuera poco, mejora la experiencia laboral de tu equipo con Encuesta de Clima Laboral.

Aquí se le concede voz y voto a tus trabajadores, el software detecta tendencias y te ayuda a prevenir conflictos antes de que ocurran. Y no hay nada más satisfactorio para un trabajador que sentirse valorado y escuchado desde su primer día de trabajo.

Cambio de ley sobre la jornada laboral en Colombia

Hasta el 2021, la ley establecía una jornada de trabajo de 48 horas semanales y 8 horas diarias en todo el territorio colombiano. Estas podrían ser distribuidas durante la semana, teniendo en cuenta un día de descanso a la semana. Cuando la jornada de trabajo diaria era excedida, se convierten en horas extras, pero esto lo explicaremos más adelante.

Ese mismo año, el gobierno del presidente Iván Duque decretó una nueva reforma laboral, llamada «Ley 2101 de 2021«. Esta fundamentó la reducción de la jornada laboral ordinaria, pasando de 48 horas semanales a 42.

Se debe tener en cuenta que esta reducción horaria se está realizando de forma gradual, durante los próximos años. Y la cantidad de horas laboradas podrán distribuirse de común acuerdo entre empleado y empleador.

La ley 2101 del año 2021 estableció entonces que la reducción de la jornada laboral debe ocurrir de manera gradual en las empresas. Es decir, de 48 a 42 horas semanales entre los años 2023 y 2026.

En sus 2 primeros años, estas se reducirán una hora. Y en los siguientes, 2 horas por año hasta llegar a las 6 horas semanales.

Software para controlar las horas de trabajo de los empleados

En el marco del cambio de ley y la famosa reducción de jornada laboral, el software de Sesame HR te ayuda a cumplirla ya que cuenta con una funcionalidad de control de asistencia.

Desde ahí, podrás llevar el control de los registros de entrada y salida del personal. Así, se podrá reducir el absentismo y garantizar un seguimiento real de la puntualidad.

El software permite realizar registros desde diferentes dispositivos como computadora, tablet o celular, contando con un GPS para no olvidar a los empleados en teletrabajo o que deban laborar fuera de las oficinas centrales.

Por último, podrás automatizar la gestión de turnos, si la empresa necesita llevar turnos 7×7 y cumplir con lo que ordena la ley 2101 del 2021, es decir, no exceder las horas a la semana que ya se deben ir reduciendo.

Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre las vacaciones

Al respecto el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia, en su artículo 187 señala que La época de vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar dentro del año subsiguiente, y ellas deben ser concedidas oficiosamente a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.

Adicional a esto el artículo del código también señala que todo empleador debe llevar un registro especial de vacaciones en el que se anotará la fecha en que ha ingresado a la empresa cada trabajador, la fecha en que toma sus vacaciones anuales y en la que las termina así como la remuneración recibida por las mismas.

¿Cómo le hacen las mejores y más grandes empresas para llevar al pie de la letra esta información? Pues se proveen de software con funcionalidades como la de gestión de vacaciones y ausencias como te contaremos a continuación.

Gestor de Vacaciones y Ausencias de Sesame HR

Ahora, para cumplir con los requisitos establecidos sobre vacaciones en el Código Sustantivo del Trabajo Sesame HR ha diseñado la aplicación Gestor de Vacaciones y Ausencias con la cual podrás ejercer un control óptimo y sencillo de las vacaciones y ausencias registradas por tus trabajadores.

Este software de control de vacaciones de empleados evitará incidencias y sobrecargas en tu equipo de trabajo, puesto que contará con las siguientes características:

• Recibe notificaciones inmediatas para las solicitudes de vacaciones. Con la APP de vacaciones, RR.HH. se mantiene informado al instante sobre cualquier solicitud o problema.
• Administra fácilmente las vacaciones de tus empleados. Con nuestro software de control de vacaciones, puedes validar las solicitudes de vacaciones y ausencias de forma rápida y sencilla.
• Visualiza los calendarios de vacaciones de tus empleados. Accede a los cuadrantes visuales de vacaciones para facilitar la organización y evitar conflictos y solapamientos de fechas, inconvenientes con los turnos.
• Asigna roles de aprobación de solicitudes a responsables de equipo y asegura una doble validación. ¡No hay escape!

Cómo funciona el periodo de prueba según el Código Sustantivo del Trabajo

Continuando con las disposiciones de la ley de trabajo en Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo establece en su artículo 78 que el período de prueba no puede exceder de dos (2) meses.

Pero, en el caso de los contratos de trabajo a término fijo cuya duración sea inferior a un (1) año. El período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el respectivo contrato. Sin que pueda exceder de dos meses.

Para cumplir con este requisito, Sesame HR te ofrece 3 funcionalidades que van a mejorar de manera grata la experiencia de ingreso de los trabajadores a tu empresa. Estas son…

Software de reclutamiento y onboarding

El software de reclutamiento de personal te ofrece una transformación en la manera de encontrar talento. Dado que optimiza los procesos de selección de personal y agiliza las contrataciones.

Con nuestro ATS de reclutamiento, puedes crear un portal de empleo para publicar tus vacantes y transferir la información de los candidatos directamente a Sesame.

Además, las automatizaciones y asignaciones mantendrán informado a todo el equipo durante el proceso de contratación. No tendrás falla en encontrar a los mejores trabajadores para cada puesto.

Con el software de onboarding o incorporación, podrás proporcionar a tus nuevos empleados toda la información necesaria sobre la empresa, su:

• Cultura.
• Valores.
• Políticas y procedimientos.
• Análisis de puesto de trabajo.
• Responsabilidades y herramientas como nuevo empleado.

Así mismo, podrás compartir documentos y formularios importantes como:

1. Contrato laboral.
2. Manuales de bienvenida
3. Formularios de seguridad y salud
4. Permisos y autorizaciones necesarios

Además, se puede asignar tareas y plazos a los nuevos empleados, y hacerles seguimiento para asegurarte de que están cumpliendo correctamente con su plan de acogida.

Una forma idónea para garantizar una integración exitosa de los nuevos miembros del equipo, y mejorar su productividad y satisfacción laboral.

Las horas extras en el Código Sustantivo del Trabajo

Las horas extras hacen parte del salario en Colombia, es decir que, se deben tener en cuenta al momento de pagar la seguridad social. Por lo tanto, su cálculo dependerá del momento en que se realice la hora extra sea en la mañana o en la noche o en un día festivo o dominical.

El artículo 168 del Código Sustantivo del Trabajo en Colombia establece que si el horario de trabajo es diurno o nocturno las horas extras tienen un recargo adicional del 25 % para el primero, o del 75 % para el segundo.

En caso de que las horas extras se laboren en domingos o festivos el recargo propio es del 75 % y los recargos se acumulan. Por eso, es importante saber cómo calcularlas y evitar problemas o desencuentros por un pago incorrecto de las mismas a los empleados.

Bolsa de horas extras

Por ejemplo, el gestor de horas extras te permitirá realizar un estricto control de las horas complementarias y extraordinarias de tus empleados.

• Tendrás el control de horas extraordinarias en el panel del empleado y obtendrás informes sobre sus horas extras.
• Podrás hacer cálculo de horas extras junto a las horas compensadas y las pendientes. ¡Ninguna hora se le escapará a tu equipo!

Cumple con el CST y evita sanciones laborales

Entonces, como podemos observar la aplicación del Código Sustantivo del Trabajo en el departamento de Recursos Humanos es bastante fundamental en todo el territorio colombiano.

Lo positivo es que tareas ordinarias, administrativas e incluso aburridas, pueden optimizarse en la actualidad gracias a un software integrado de RR.HH. como Sesame HR.

Este te permite facilitar su cumplimiento y no solo aplicar la ley de forma correcta, sino centrarse en el talento, clima laboral y plan de carrera de los empleados.

Así, contando con un equipo de trabajo satisfecho, te asegurarás de que las estadísticas de productividad y ROI se cumplan de acuerdo al plan estratégico de la empresa.