Comunicación interna en las empresas: guía completa

17 de marzo, 2023

El proceso de comunicación interna es muy importante para las empresas. Que, saben que requieren empleados comprometidos con los objetivos. Es un segmento de la comunicación que enfoca sus acciones en los empleados de la empresa.

El objetivo principal es la transmisión y distribución de información estratégica en un ambiente corporativo. El intercambio se puede dar de forma vertical, cuando es entre jefes y empleados.

También puede ser horizontal, cuando dicha comunicación se produce entre empleados del mismo nivel jerárquico. Es muy importante elaborar estrategias especializadas en mejorar la comunicación interna. Dicha comunicación interna de las empresas, es decisivo para aumentar la rentabilidad.

¿En que consiste la comunicación interna?

La comunicación interna está dirigida al trabajador, esta nace en respuesta a las nuevas necesidades de las empresas. Estas necesidades consisten en motivar a los equipos. También en retener el talento en un entorno laboral que cambia muy rápidamente.

Dentro de la comunicación se distingue la comunicación externa que va desde la empresa hacia el mundo externo. La comunicación interna, por su parte, establece vínculos informativos entre sus propias partes.

Esta comunicación se puede dar desde los directivos hacia los empleados o viceversa. También se puede dar entre compañeros de un mismo departamento.

Su nombre lo indica perfectamente, se da en el interior de las empresas y pocas veces se conoce fuera de ella. Suele guiarse por lineamientos internos de la empresa. Y, dentro de cierto margen de confidencialidad con los ajenos a la empresa.  

Esta comunicación se clasifica según el lugar en la jerarquía de la empresa. De este modo podemos hablar de comunicación interna ascendente, descendente y horizontal.

Comunicación descendente

La comunicación descendente proviene de las cúpulas empresariales, es decir, de los niveles de jerarquía altos hacia los niveles bajos. Se dice, entonces, que va de jefes a subalternos. O también, de gerentes a trabajadores.

En consecuencia este tipo de comunicación interna suele ser unidireccional. La cual cumple con notificar, dar instrucciones, participar decisiones, etc.

Comunicación horizontal

La comunicación horizontal se da entre pares, puede ser entre colegas, coordinadores a la misma altura o jefes de distintos departamentos. En esta comunicación no existe una relación jerárquica. Se da entre iguales, comparten información, responden solicitudes, etc.

Comunicación ascendente

Este tipo de comunicación va desde los niveles bajos de jerarquía a los niveles altos. Por lo general se da un feedback de los subalternos hacia los directores, gerentes o jefes.

Genera un espacio para dar ideas y sugerencias. O, proposiciones para quienes toman decisiones estratégicas o hacen solicitudes formales.

Objetivos de la comunicación interna

La comunicación interna busca alcanzar los siguientes objetivos o metas.

1. Organizar y mejorar el intercambio de información entre áreas. Para ello debe emplear todos sus recursos para evitar que los departamentos. O también, gerencias operen como burbujas. Esto se refiere a que trabajen aislados del resto de la empresa.
2. Promover el conocimiento de la gerencia y de los trabajadores. Debe fomentar un ambiente de trabajo informado. Es necesario que todos los empleados conozcan quien los dirige y como lo hace. Por otra parte; la gerencia debe también poder conectarse con su equipo y saber de quienes se trata. Debe saber cuáles son las fortalezas, debilidades y aspiraciones de cada trabajador.
3. Generar una identidad corporativa. Se requiere que la comunicación interna fomente la idea de pertenencia entre los trabajadores. Además, que impulse el trabajo en equipo. Esto para tener un ambiente laboral más cálido y comprometido.
4. Promover la participación interna. Para ello es importante que se establezcan espacios para el intercambio de ideas. Debe permitir el contacto social, el dialogo y el debate.

Se debe abrir la posibilidad de compartir éxitos y retos, brindar información importante e innovar en estos campos

Herramientas de comunicación interna

Son muchas las herramientas que se pueden utilizar para establecer dinámicas saludables de comunicación interna. Entre ellas están:

• Boletines internos.
• Manual del empleado.
• Carteleras informativas o circulares.
• Redes sociales internas o intranet.
• Correo electrónico.

La productividad de una empresa se relaciona muy íntimamente con la motivación de los empleados. Por tal razón invertir en una buena comunicación interna resulta fundamental para el buen funcionamiento de cualquiera de ellas.

Si empleamos una mala comunicación se puede generar hasta un 15% de pérdidas en cualquier empresa. Si se considera la opinión de los empleados y se facilitan los canales de comunicación interna. Esto facilita el incremento de la rentabilidad.

Utilidad de la comunicación interna en las empresas

Son muchos los objetivos que se puede plantear un encargado de mantener la comunicación interna. Van de acuerdo al contexto y las necesidades de la empresa.

La comunicación interna busca entre otras cosas tener una buena identidad desde dentro para construir una buena imagen hacia afuera. Un proyecto empresarial sin identidad es algo muy malo. La misma debe ser conocida, aceptada e interiorizada por el equipo.

De esta forma, podrá ser proyectada hacia afuera y permitirá construir la imagen corporativa deseada por la empresa. Por otra parte, la comunicación permite trabajar la estrategia empresarial del equipo.

Comunicación interna bidireccional

Si la comunicación interna es bidireccional se puede compartir y transformar las estrategias necesarias para alcanzar objetivos. Para ello se debe implicar a los empleados en la estrategia. Compartir las decisiones y trasladar el papel que cada persona tiene.

Con la comunicación se puede también gestionar el talento. Las personas que conforman un equipo definen el capital humano y el talento de la empresa. Este potencial es infinito, así como las habilidades, visiones, conocimientos, experiencias, competencias valores y actitudes.  

En este caso, las acciones de comunicación interna ayudan a identificar, potenciar y aprovechar este potencial al máximo. La comunicación en todos los niveles de la empresa y la transparencia son factores que ayudan a generar un buen clima laboral.

Mediante un plan de comunicación interna se construyen niveles de confianza que necesitan los líderes de equipos para dirigir y tomar decisiones. En esta estrategia son clave la cercanía y la transparencia.

La motivación del empleado es un logro muy importante de la comunicación interna. Si te sientes parte importante de algo, sientes orgullo por lo que haces y recibes reconocimiento, tu motivación es muy grande.

Para ello se debe dar con transparencia toda la información al empleado y que existan canales bidireccionales con quien influir.           

¿Cómo se optimiza la comunicación interna?

Para optimizar la comunicación interna se debe prestar atención a algunas claves importantes que permiten mejorarla. La primera que encontramos es escuchar a los empleados, esto significa tener en cuenta la información proporcionada por los trabajadores.

Esta información podría explicar:

• ¿Qué aspectos se pueden mejorar o con que procesos no se sienten cómodos?
• ¿Cómo mejorar el clima laboral?
• ¿Qué requieren para recuperar la motivación?

Al tener esto y analizar la in formación se puede elaborar un plan de acción que responda a lo planteado.

Otra clave es la planificación, se deben crear estrategias concretas para los empleados, seleccionando muy bien los mensajes y los tiempos. Así se pone en práctica cada punto del plan estratégico, cada área de la empresa requerirá necesidades diferentes, por lo tanto, una estrategia distinta.

Esta estrategia debe estar integrada en las acciones de la empresa, si esta y la planificación de los puntos clave están claros. Se deben reflejar con acciones reales que demuestren que se están ejecutando y que no son acciones teóricas.

Estas acciones innovadoras de la estrategia de comunicación interna se deben plasmar en casos concretos.

También es importante el compromiso entre trabajadores y la dirección de la empresa y viceversa

En este sentido, para que la relación funcione se necesita que todos pongan de su parte. La comunicación descendente queda lejos de esta política. La humildad de los directivos y potenciar acciones que motiven a los empleados es básico para formar equipos productivos y competitivos.

Otra forma de optimizar la comunicación interna es aprovechar las oportunidades tecnológicas para hacerlo. Para ello pueden crear contenidos audiovisuales y multimedia nutriéndose de los canales internos y estrategias digitales.

Esto provoca que los contenidos sean más atractivos para los trabajadores y llegan mejor a ellos. Así mejorar significativamente la forma en la que llega la información.

Evaluación de la comunicación interna

El papel desempeñado por la comunicación interna es muy evidente. Debe implicar y retener a los empleados, ayudar en el buen funcionamiento de la empresa, entre otras funciones. Pero se necesita saber cuáles acciones son realmente eficaces, por eso deben medirse.

Evaluar el éxito de la comunicación interna implica detectar lo que funciona y lo que se debe corregir. Entonces, para que la comunicación interna sea eficaz se requiere fijar objetivos, determinar los medios necesarios para alcanzarlos y analizar los resultados.

El análisis profundo permite ajustar los objetivos y determinar las áreas de mejora de los medios y canales utilizados.

Una vez que se definen los objetivos y las acciones, se debe hacer un balance y determinar qué se puede medir y por qué razón. Además, hay que analizar qué información es directamente accesible y cuál requiere investigación interna.

Los indicadores que permiten evaluar la evolución de la empresa son:

• La rotación de empleados.
• El NPS interno.
• El índice de absentismo.
• El nivel de productividad.
• Los resultado económicos.
• La satisfacción de clientes y empleados.

Indicadores de comunicación interna

En todos estos indicadores juega un papel muy importante la comunicación interna

Para alcanzar una visión global de los efectos de la comunicación hay que considerar elementos como datos tangibles, numéricos y en forma de sentimientos.

La información recuperada abarca campos como la eficacia en la difusión de los comunicados de la empresa. También está la satisfacción de los empleados con la información recibida desde la central.

Por otra parte están los conocimientos de los empleados sobre temas específicos de la empresa que pueden ser de interés. Utilizando varios métodos combinados entre sí, se puede conocer el alcance de la comunicación interna.

Para medir los resultados de la comunicación interna con un enfoque cuantitativo hay utilizar los datos disponibles en función de los canales de comunicación utilizados.

Canales de la comunicación interna

Los canales de comunicación interna son los que permiten que una empresa fluya. Una de las principales formas de mejorar la comunicación de la empresa es adoptar nuevos canales y mejorar los existentes.

A medida que aparecen nuevas tecnologías, los canales de comunicación van cambiando. Entre ellos uno de los más habituales sigue siendo el correo electrónico. Se utiliza tanto en comunicación ascendente, descendente y horizontal.

Con él se pueden hacer notificaciones o gestionar tareas, aunque muchas deben llevarse con un gestor o un CRM. Otro canal importante son las reuniones. Son buenas para una comunicación descendente y horizontal, pero no mucho para la ascendente.

El CRM o gestión de relación con el cliente, es uno de los canales más importantes de la comunicación interna

Es la sustitución y evolución de las intranet. un lugar adecuado para centralizar las comunicaciones de la empresa.

En consecuencia, se puede centralizar desde la información de clientes y sacios, hasta la gestión y organización de proyectos. Pasando por las agendas de equipos y otras tareas. Para que este canal sea eficaz se debe adaptar a las necesidades concretas de la empresa.

Otro canal son los eventos sociales, especialmente en el teletrabajo, es importante mantener estos eventos para sustituir la charla del café. Para que estos funcionen deben ser de asistencia opcional y en horario de trabajo. Además, deben ser entretenidos y con un objetivo claro.  

Los chats internos también son un canal excelente de comunicación interna. Son muy importantes para la gestión de los equipos y las tareas, además, para mantener el contacto durante el día a día.

Los buzones de sugerencias son un buen canal para hacer feedback a la dirección sin tener miedo a represalias. Para que funcione debe ser de fácil acceso, anónimo y que la dirección realmente considere las sugerencias.

¿Hacia dónde va la tendencia de la comunicación interna?

Apostar por una política de comunicación interna eficiente es uno de los factores claves para el buen funcionamiento de la empresa. Luego de la pandemia, muchas empresas han tenido que enfrentar cambios en su estrategia de comunicación interna.

Dentro de las claves de comunicación interna luego del covid-19 encontramos tendencias como la preferencia por el modelo híbrido. Es considerado la mejor opción para conciliar trabajo y vida privada.

Se trata de un modelo en el que los empleados trabajan unos días desde casa y otros en la oficina. Otra tendencia es apostar por la comunicación bidireccional y el empoderamiento de los trabajadores.

Ante la situación que se vivió, era importante encontrar una forma de que los empleados pudieran comunicarse con los altos mandos. A su vez que estos escucharan sus necesidades.

También se requería que los altos mandos encontraran una canal transparente para transmitir un mensaje claro sobre los cambios que se iban dando.

Otra tendencia ha sido dar flexibilidad a los empleados.

Si la empresa entiende que los empleados están trabajando desde casa, motivan más a los trabajadores. Estos pueden conciliar su vida familiar, responden de forma positiva y dan lo mejor de ellos.

También podemos mencionar el acompañamiento de los empleados. Esto surge cuando se entiende la brecha generacional que puede surgir en tiempos en lo que está de moda lo digital.

En este caso, ayudar al empleado más vulnerable para que se sientan lo más fuertes y cómodos posible es una buena política de comunicación interna.

Por otra parte dar apoyo a los mandos intermedios es muy importante. Ellos son la cadena de transmisión y tienen una actuación especial en la comunicación. Otra tendencia es dar importancia a los canales de comunicación y el mensaje, estos se deben adaptar a las diferentes generaciones y públicos.

Mejora la comunicación interna de tu empresa con Sesame HR

Con el software de comunicación interna de Sesame HR garantizas una comunicación interna fluida y mantienes a los empleados al día. Cuenta con herramientas para construir el plan de comunicación que requieres.

Con él garantizas un comunicación transparente en la empresa. Esta herramienta permite agilizar el envío de comunicados. También de información a los trabajadores. Los empleados estarán más comprometidos y serán más productivos.

Si se consiguen optimizar los canales de comunicación interna y se involucran a los empleados en la empresa se logra este resultado. Por otra parte mejora la comunicación en el teletrabajo. Esto al optimizar los canales de comunicación.

Comunicados internos masivos y personalizados

El software permite enviar comunicados internos al instante de forma masiva y personalizada.

Se pueden enviar mensajes, novedades e información importante a los empleados.

Los envíos se harán masivos o se filtrarán de acuerdo con las necesidades. De este modo, se pueden enviar a toda la empresa o filtrar por centro, departamento o empleado.

Además, se puede crear un comunicado interno de manera sencilla. Desde el panel interno en Sesame HR se puede redactar el mensaje y enviarlo al instante.

Se pueden también re enviar comunicados internos de la empresa. Una vez enviados, estos quedan guardados con fecha y hora de envió. Así lo puedes reutilizar para re enviarlo en el momento que lo requieras.  

Otra opción que tienes es la notificación a los empleados de manera inmediata. Esto se puede hacer con una notificación en la app de comunicación interna. O también en el apartado de alertas del panel.

Sesame HR permite ampliar la comunicación de la empresa con un blog interno. Con él puedes tener información de interés que puedes consultar en cualquier momento. Así mejora la comunicación y ayuda al equipo a estar siempre actualizado. Además, mantiene al equipo al día con las últimas novedades.